#お客様は意外と見ている
※本記事は文章校正ではなく、単語や一文に特化した文章レビュー記事となっております。
お客様に提出する書類は、言ってみれば「会社の顔」です。
内容が伴っていても、誤字脱字や表現が適切でないと、大なり小なり印象を悪くします。
最悪の場合は会社間の信頼関係の損失につながります。
※「あいつだからな……」で済まされる「無敵の人」と理解されれば話は別かもしれませんが。
レビューをしない文章というものは、フォーマルな場にジャージで出てくるようなものとお考え下さい。
ルーズな人という印象を受けるメリットはないので、時間の許す限り文章はレビューしてもらいましょう。
もちろん、見てもらう前に自己レビューは忘れずに。
#私が気を付けていること
以下は、私が文章作成と文章レビューの時に気を付けていることです。
特定業界向けのものになっているかもしれませんが、ご参考までに。
1.業界の専門用語など、閲覧者になじみのある言葉を積極的に使用しましょう
商習慣を理解している=相手のことを理解している、という印象を与えます。
常習的に理解している単語は積極的に使っていきましょう。
例えば、「値下げ」と「値引き」は同じ意味ですが、某社では片方しか使わないなんてことがあります。
分からない場合は、先輩技術者や営業の方などに聞くとよいでしょう。
2.ネガティブワードを使わないようにしましょう
ネガティブワードはポジティブワードに変換するようにしましょう。
よくありがちなのが、たとえ事実であっても
「できません」「できなかった」などの表現を使うことです。
お客様の要望を考える力がないとか、仕事ができない等の印象を与えかねません。
例えばですが、
「ここまでならできます」
といった表現に変えるだけでも印象は大きく違います。
実は、実際に「できない」を連呼して顧客から出禁を言い渡された人を見たことがあります。
コワイコワイ。
その後担当変更により関係が良好になったのですが、その理由の一つもまたネガティブワードを
使わないことであったかなと思います。
3.文章の表現を統一しましょう。
例えばですが、
サーバ
サーバー
Server
どれも同じ意味ですが、単語の表現は統一していたほうが混乱を避けることができます。
※固有名詞は表記そのままに書いてください。
英字よりはカタカナ・漢字・平仮名のほうが日本人にはなじみがあるので、
対日本人であれば英字をなるべく避けることを推奨します。
4.一文をなるべく短くしましょう。
一文に読点は最大２個までにすると、一文内の意味がとっちらからなくて読みやすくなります。
理想は１個だけ。
但し、改行を読点代わりに使うことで疑似的に読みやすくすることは可能です。
#自己レビューしてもミスが出る
上記の観点でレビューしても誤字脱字や修正漏れはほぼ必ず発生します。
人間だもの。
だけど、発生を減らすことはできます。
次の方法を紹介します。
1.指でなぞりながらチェックしましょう。
人間の目は動くものに対しての認知に優れるが、反面静止したものの認知が不得手だそうです。
これ、指でなぞりながらチェックすることである程度回避できます。
指の動きが加わることで静止画が動画になるんですね。
####2.可能であれば、翌日見返しましょう。
書きたての文章をレビューすると、文章を書いている観点でレビューしがち。
文章のことを忘れてから、改めてレビューしましょう。
文章を忘れることで、他人になれます。