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セールスフォース(salesforce)認定アドミニストレーター資格取得までの道のりと学んだこと

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セールスフォース(salesforce)認定アドミニストレーター試験を合格するためのコツと、必要な情報をまとめました。

目次

  1. 試験概要
  2. 基本用語
  3. 標準オブジェクトとカスタムオブジェクト(出題割合15%)
  4. 営業とマーケティング(15%)
  5. セキュリティとアクセス(14%)
  6. ワークフローとプロセスの自動化(12%)
  7. サービスとサポート(12%)
  8. 分析 (10%)
  9. データ管理(8%)
  10. ユーザー設定(6%)

1. 試験概要

  • 試験形態: 選択肢を選ぶだけです。セールスフォース(salesforce)の画面を操作したり、ソースコードを打ったりはしません。出題はライトニングにではなくクラシックベースです。
  • 受験方法: 試験会場で受験
  • 出題数/制限時間: 60 問、90分
  • 合格ライン: 65% 以上

資格取得の道のりとコツ

セールスフォース(salesforce)のポイントスタディを受講するのが、資格取得の早道です。研修費用が7万円程度と高額なところがネックですが、全体像をつかむ、試験に出そうなポイントを教えてくれるなど、価格相応のメリットはあります。
1問1分で解くことを目安にすると良いです。そうすることで、回答を見直すことができます。前の問題に戻ることができます。

2. セールスフォース(salesforce)の基本用語

オブジェクト:テーブル全体のこと。
テーブル:表のこと。
項目:列のこと。
レコード:行のこと。
タブ:オブジェクトをひらくボタンのこと。

3. 標準オブジェクトとカスタムオブジェクト

オブジェクトは、「標準オブジェクト」「カスタムオブジェクト」の2種類あります。

標準オブジェクト

セールスフォース(salesforce)が事前に定義しているオブジェクトのことです。

カスタムオブジェクト

あとでユーザーや開発者が追加したオブジェクトのことです。

主な標準オブジェクト

キャンペーン:イベントなど、販売促進活動のオブジェクト。
リード:見込み客のオブジェクトのこと
取引先:お客様の会社情報オブジェクト。
取引先責任者:お客様の担当者のオブジェクト。
商談:商談情報のオブジェクト。
契約:契約情報のオブジェクト。
ケース:問い合わせや苦情などオブジェクト。

各オブジェクトの使い方の例

  • 「キャンペーン」オブジェクトにイベント計画を登録します。
  • 「リード」オブジェクトにイベントで受け取った名刺を登録します。
  • 「取引先」、「取引先責任者」、「商談」オブジェクトに商談内容を登録します。
  • 「ケース」オブジェクトに問い合わせや苦情を登録します。

ルックアップ

子オブジェクトから、親オブジェクトの情報を見られる機能のことです。虫眼鏡のアイコンをクリックすることで情報を表示できます。
例)「商談」レコード上でルックアップ機能を使うと「取引先」レコードが見られる。

ページレイアウト(登録画面)の項目の変更

登録画面は、「項目ラベル」「ヘルプテキスト」「選択リスト」の3つを変更できます。

項目ラベル

データの項目名のことです。
例)「商談」オブジェクトの項目ラベルのひとつである「フェーズ」という項目名を「進捗状況」に変更するなど。

ヘルプテキスト

項目名の横にあるハテナマークをクリックしたときに表示されるテキストを編集できます。

選択リスト

選択肢の中身のことです。
例)「フェーズ」項目のリスト(選択肢)のひとつである「ロスト」という選択肢の名前を「失注」に変更する。

ページレイアウトの割り当て

「プロファイル」「レコードタイプ」で設定します。

連動選択リスト

2つの項目が連動したリストのことです。
例)都道府県の選択リストで東京都を選ぶと、東京都のみの市区町村が選べるような選択リストのこと。

制御項目

制御の親となる項目のことです。

連動項目

親項目に影響されて変化する子の項目のことです。
例)都道府県が「制御項目」、連動項目が「市町村」にあたる。
例)商談の進捗登録画面の制御項目である「フェーズ」を選択すると、連動項目の「成立」などが選択肢として現れる。

数式項目

計算式に基づいて、自動的に値が設定される項目のことです。

  • 数式項目は、同オブジェクトや子オブジェクトの項目を参照できますが、親オブジェクトの項目は参照できません。
  • ユーザーは、数式項目の内容の入力、編集はできません。自動で算出されるため、表示のみです。

例)フェーズ成立時に、売上金額の10%を手数料として請求するという「コミッション」項目を作成する場合、コミッションの金額は自動計算され、ユーザーは変更できない。

クロスオブジェクト数式

親のレコード(列)の情報を、子の画面に表示する項目のことです。
例)子である「商談」オブジェクトの画面に、親の「取引先」オブジェクトの「地域」名の「日本/東京」を表示する。

積み上げ集計項目

子オブジェクトのレコード(行)の合計を親の画面に表示する項目のことです。
例)取引先レコードに、受注商談の金額合計を表示する。

関連リスト

親レコードから子レコードにアクセスするための機能のことです。標準オブジェクト同士はデフォルトの状態で、親子関係で関連づけられています。
例えば、取引先オブジェクト(親)は、取引先責任者オブジェクト(子)、商談オブジェクト(子)、ケースオブジェクト(子)が紐付いています。親は1に対し、子は複数紐付いています。

オブジェクト同士の関連付け

複数のオブジェクトの関連付けは「主従関係」「参照関係」の種類あります。

主従関係

2つのオブジェクトが強く結びつく関係のことです。主のレコード(列)を削除すると、従のレコードは自動で削除されます。
注意点)主従関係において、カスタムオブジェクトを主、標準オブジェクトを従にすることはできません。
例)標準オブジェクトである「取引先責任者」を主、カスタムオブジェクトである「取引先責任者の外見」を従とすることはできますが、逆はできません。

参照関係

2つのオブジェクトがゆるく結びつく関係のことです。主のレコード(列)を削除しても、従のレコードは削除されません。

「関連リスト」「参照関係項目」「クロスオブジェクト数式項目」の違い

  • 関連リスト:親に子の情報を表示
  • 参照関係項目:子に親の情報を表示する
  • クロスオブジェクト数式項目:子に他の子の情報を表示

レコードタイプ

取引先に応じて、選択リストやページレイアウトを変えられる機能のことです。レコードタイプは、取引先や商品、地域によって登録する内容が異なるケースに対応するための機能です。
例)A株式会社の「商談」のレコードタイプを「BtoB」の場合、「フェーズ」は4項目で、「BtoC」の場合、「フェーズ」は3項目にするなど。
注意点)「商談」「リード」「ケース」「ソリューション」オブジェクトで、レコードタイプを作成するには、必ず事前に「ビジネスプロセス」を登録しなければなりません。これら4つオブジェクトは、進捗管理が必要なためです。

レコードタイプを使用するには

  • レコードタイプの有効化する
  • 誰に表示するかユーザーのプロファイルに設定する

ビジネスプロセス

進捗状況の値のことです。
ビジネスプロセスは、「セールスプロセス」「サポートプロセス」「リードプロセス」「ソリューションプロセス」の4種類あります。

商談フェーズ

フェーズごとに「確度」「売上予測」「種別」「グラフの色」などを設定できます。

カスタム項目を削除するときの注意点

  1. カスタム項目を削除すると、その項目で保存していたデータは削除されます。
  2. カスタム項目を削除した後でも、15日間は復元できます。
  3. ワークフローなどロジックに組み込まれているカスタム項目は削除できません。
  4. カスタム項目を削除すると、自動的に登録画面のページレイアウトから削除されます。
  5. カスタム項目を削除する前にバックアップを取ることをおすすめします。

4.営業とマーケティング

リード

見込客のことです。リードオブジェクトは「取引先」「取引先責任者」「商談(任意)」のレコード(列)があります。「リード」から「商談」に移行すると、リードから該当項目は削除されます。リードの取引を開始した場合、「取引先レコード」「取引先責任者レコード」が更新される可能性があります。
例)リードで「Aさん」を選択して、「商談」を登録すると、Aさんは「すべての進行中リード」のリストからいなくなり、商談に移動される。

リードの項目対応付け

カスタム項目の内容を、どのオブジェクトの、どの項目に移行するかを決めることです。「マッピング」ともいいます。
「リード」でオリジナル項目を作ったならば、「商談」でオリジナル項目を作り、項目対応付けしなければなりません。後工程で、関連付け項目がないと、前工程で登録したデータの行き場がなくなってしまうからです。
例)「リード」に「外見」項目があり、「黒髪、メガネ」などを入力した場合、「取引先責任者」オブジェクトに「外見」項目を作成、関連付けし、データを引継ぐ。

割り当てルール

リードが登録されたときに、指定した条件にもとづいて、リードの担当者(所有者)を自動で設定する機能のことです。割り当てルールには、「Web-to-リード」「自動レスポンスルール」があります。リードは、「担当者(ユーザー)」か、「キュー」に割り当てられます。
例)日本の見込み客であれば、日本の取引先責任者に割り当てるなど。

キュー

待機所のことです。リード客をいったん待機所に保存し、あとで手の空いた担当者が担当するときに使います。
例)銀行で待機番号を受け取って、待機所で待つイメージ。手の空いた担当者が番号順に担当するイメージ。

Web-to-リード

お客様がWEBで登録した際に、自動で「担当者(ユーザー)」か「キュー」に割り当てる機能のことです。全てのリードに所有者を割り当てるには、デフォルトのリード所有者を指定します。そうすると、割り当てルールに満たさない場合、デフォルトのリード所有者に割り当てられます。
※リード「作成者」ではなく「所有者」です。

自動レスポンスルール

お客様に自動でメールを送る機能のことです。
例)資料請求したお客様に自動でお礼メールを送る。

リードの割り当てと自動化のイメージ

  • Webの資料請求ページでお客様が情報を登録します。
  • Web-to-リード機能で、自動でリードに登録されます。
  • 割り当てルールで担当者を自動で割り当てます。
  • 自動レスポンスメールでお礼メールを送ります。

商品オブジェクト

商品に関する情報を登録する標準オブジェクトです。商品を商談に追加できます。商品を選択すると、「価格表」をもとに金額が自動で計算されます。商品選択したことにより自動で計算された金額は編集できません。
商談商品とは、商談で使われる商品のことです。

価格表

商品の価格表のことです。例えば、取引先によって金額を変えることできます。1つの商品を複数の価格表で、複数の価格を設定できます。マルチ通貨を有効にしている場合、通貨ごとに価格を設定できます。
例)法人向け8万円、個人向け9万円、学生向け5万円

キャンペーンオブジェクト

キャンペーンに関する情報を登録する標準オブジェクトです。
注意点)通常、オブジェクトは、ユーザーの「プロファイル」の権限の項目で、レコードの追加や削除の可否を設定します。
キャンペーンオブジェクトなどのマーケティング関連のオブジェクトのレコードは、「プロファイル」での権限編集に加え、ユーザー設定で「マーケティングユーザーのチェックボックスにチェック」を入れないと、編集することができません。

キャンペーンインフルエンス

「商談」と「キャンペーン」を関連付けて、登録する機能のことです。

主キャンペーンソース

商談成立にもっとも寄与したキャンペーンのことです。商談登録画面で決め手となったキャンペーンとして、「主キャンペーンソース」を選択します。

キャンペーン階層

「キャンペーン」と「キャンペーン」を関連付けて親子関係をつくる機能のことです。
例)親キャンペーンを「モーターショー」、子キャンペーンを「東京モーターショー」として登録する。

キャンペーンメンバー

キャンペーンに参加する「リード」や「取引先責任者」を登録するオブジェクトのことです。

マーケティングユーザー

「リードとマーケティングの関連付け」、「取引先とマーケティングの関連付け」ができます。

5.セキュリティとアクセス

セールスフォース(salesforce)は、組織、ユーザー、時間帯、IPアドレス単位でアクセスを制限することができます。

アクセス制限の方法

セールスフォース(salesforce)へのログイン:プロファイルで設定
オブジェクトへのアクセス:プロファイルで設定
レコードへのアクセス:共有レベルで設定
項目へのアクセス:プロファイルで設定
例)他の営業チームの商談を見せたくない場合、「共有レベル」でレコードのアクセス権限を設定する。
例)マイナンバーの項目を営業担当者に見せたくない場合、「プロファイル」でレコードのアクセス権限を設定する
注意点)デフォルトの設定では、アクセスを18:00までとした場合、17:55で入力開始したとしても、18:00になるとセッションが切れ、保存できません。

有効化

初めて使うブラウザでログインする際、ユーザーに自動でメールで5桁のパスワードを送り、ログイン時にパスワードを入力する機能のことです。ただし、「信頼済みIPアドレス」に登録すると、メールで5桁の数値を入力しなくてもログインできます。

アクセス制限の優先順位

組織よりも、ユーザープロファイルのIP範囲が優先されるます。
例)営業部のログイン範囲内IPは東京営業所と大阪営業所で、ユーザーAのログイン範囲内IPは大阪営業所だとする。ユーザーAは東京営業所ではログインできない。

レコードレベルのアクセス権

「オブジェクト」の「レコード(列)」レベルでアクセスを制限する機能のことです。セールスフォース(salesforce)にログインできて、「オブジェクト」にアクセスができて、自分が所有していない「レコード」にアクセスするケースで使用します。

アクセス制限の種類

基本的には、「公開(参照/更新)」「公開(参照のみ)」「非公開」の3つあります。
「リード」と「ケース」のアクセス制限は上記に加え、「所有権の移行」を追加した4つです。
「リード」と「ケース」では、お客様発信でレコードが生成される場合があることから、これらの所有権(担当者)を移行するケースがあるためです。
例)お客様はWebも申込画面で住んでいる地域を「アメリカ」で選択していたが、本当は「日本」だった場合、アメリカの担当者に振りなおさなければならない。

共有設定

共有設定の種類は「ロール階層」「共有ルール」「チーム」「手動」の4つあります。

ロール階層

組織の階層による共有設定のことです。ロールとは名簿のことです。ロール階層とは、縦の階層ラインの共有です。上位の階層者は、下位のメンバーが所有している「レコード」にアクセスできます。ただし、「カスタムオブジェト」では、「階層を使用したアクセス許可」のチェックを外すことで、上司が見えないオブジェクトを作ることができます。

共有ルール

ルールにもとづいた共有設定のことです。階層でいうと、横のラインの共有です。「ロール」と「公開グループ」に「レコード」のアクセス権を与える設定のことです。
「営業グループが所有するすべての商談を他のグループに公開したいとき」や、「商談レコードすべてにアクセス権を付与したいとき」などに使用します。
例)1000万円以上の商談を、システムエンジニアに、公開(参照のみ)する。
例)Aさんが保有する「レコード」を、下位の階層者に、公開(参照/更新)する。

チーム

チームを設定し、チーム単位で共有する設定のことです。
例)営業Aチームの営業担当者の全員に公開する。

手動共有

ある特定の人に手動で共有設定することです。
例)Aさんには商談の「レコード」を共有する。

6.ワークフロー、プロセス自動化

ワークフロー、プロセスの自動化とは、事前に動作の起動条件を設定することで、アクションを自動化する機能のことです。「評価条件」「ルール条件」でワークフローやプロセスの起動の条件を設定し、「タイムトリガ」で起動のタイムラグを設定し、「アクション」が起こります。
例)1000万円以上の商談が成立したとき、営業メンバーにメールを送るなど。

評価条件

ワークフローや、プロセスの自動化における起動タイミング設定のことです。評価条件は、「作成されたとき」「作成・編集されたときに毎回」「作成されたとき、または、基準を満たすように編集されたとき」の3種類あります。

作成・編集されたとき

条件を満たした場合に何度もアクションが起動します。
例)1,000万円の商談が成立すると、マネージャーにメールを送信するという設定をしていたとする。その商談が増額になり、1,200万円になったとする。マネージャーは、1,000万円の商談成立時に1件、1,200万円に変更になったときに1件アラートを受信する。

作成されたとき、または、基準を満たすように編集されたとき

条件を満たしていない状況から、条件を満たすように編集された場合にアクションが起動します。
例)マネージャーは、1,000万円の商談成立時に1件アラートを受信するが、1,200万円に変更になったときはアラートを受信しない。

ルール条件

アクションが起動するルールのことです。
例)従業員が5000人以上の企業、かつ、金額が1000万円以上、かつ、フェーズが成立になったとき、など。

タイムトリガ

条件を満たしてから、実行までの期間を設定する機能のことです。「作成」や「編集」から、アクションを起動するまでのタイムラグを設定します。「時間ベースのワークフロー」と呼ばれます。
例)1,000万円の商談が成立した3日後に担当者にメールを送る。
例)サポートプランの有効期限が1か月前になると、サポート担当者にメールを自動で送付するなど。
例)1,000万円超えたがキャンセルが入り、900万円になった場合は、キューから削除される。

アクション

ワークフローで設定できるアクションは、主に「ToDo」「メールアラート」「項目自動更新」の3種類あります。

ToDo

「単一ユーザー」や「ロール」にタスクを割り当てることができる機能のことです。
例)商談成立した1週間後、事後分析を依頼する通知メールを送る。
※1つのToDoを複数のユーザーに割り当てることはできません。複数ユーザーに割り当たってしまっている場合は、「レコード」の所有者にToDoが割り当てられます。
※chatter FreeユーザーにToDoを割り当てることはできません。

メールアラート

メールで通知する機能のことです。複数のユーザーに割り当てができます。

項目自動更新

項目の値を任意の指定した値に自動的に変更する機能のことです。親の「レコード」の変更を検知して、子の「レコード」の項目を更新することはできません。
例)金額が1,000万円以上になった場合、評価項目を「高」にする。
例)サポートプランの有効期限が切れた場合、サポートプランを「無」にする。
例)親レコードである「取引先」オブジェクトの従業員数が5,000人以上になったとき、子レコードの「商談」の重要性を「高」に変更、ということはできない。

承認プロセス

承認ステップとは、承認者を設定することです。セールスフォース(salesforce)では、ワークフローと承認プロセスは別物という捉え方をします。

承認のステップ

1プロセスに複数のステップを持つことができます。

承認プロセスのアクション

承認プロセスのアクションが以下の4つです。
- 申請時
- 最終承認時
- 最終却下時
- 申請取消時
例)承認ステップ1は課長、承認ステップ2が部長。
例)割引率が15%以下は課長承認、15%超は部長承認。

プロセスビジュアライザー

プロセスの全体を視覚的に表示する機能のことです。「プロセスビジュアライザー」は、編集する機能ではありません。承認状況を見るだけの機能です。

承認者の設定

「ユーザーの詳細」の画面で承認者を設定します。承認者は、承認対象の「オブジェクトの参照以上の権限」があることが必須です。

  • マネージャ:自分の申請の承認を依頼する先(上司)のことです。
  • 代理承認者:自分の代わりに承認する人のことです。一般的に、「マネージャ」と「代理承認者」が同じ人物の場合が多いです。

7.サービスとサポート

問い合わせ対応やアフターサービス対応の機能です。ケース(問い合わせや苦情など)を、ユーザー(担当者)やキューに割り当て、お客様対応します。ケースは、チームに割り当てることはできません。

割り当てルール

ケース(サポート、問合せ)を「キュー」「ユーザー(担当者)」「パートナーポータルユーザー」へ自動で割り当てる機能のことです。
※「チーム」や「取引先の所有者」に割り当てることはできません。

Web-to ケース

お客様からのWebフォームでの問い合わせを、「キュー」や「ユーザー」に割り当てる機能のことです。

ケースフィード

「コンソール」の無料版の機能です。コンソールとは、お客様の様々な情報をみることができる画面のことです。コンソールは、「制御盤」という意味の英単語です。
「コンソール」「ケースフィード」はお客様と電話対応するサポート部門で使われることが多いです。通常画面では別の「レコード」を見るには、今開いている「レコード」を閉じなければなりません。しかし、「コンソール」ではタブ表示ができます。また、メモを取れる、ToDoを割り当てできるなどの機能があります。

コンソールを使用するには

「Service Cloudの契約」が必要です。

ケースフィードを利用するには

「Chatterを有効化」「ケースのフィード追跡を有効化」する必要があります。

エスカレーションルール

「ケース」の「所有者」を自動的に変更する機能のことです。
例)5時間たっても解決できていない場合、自動でTier2(二次受け担当者)に「ケース」の所有者を自動で変更する。

ソリューション

よくある解決策を設定する機能のことです。

公開ソリューション

よくある問い合わせを公開する機能のことです。

コミュニティ

外部の人が、一部のオブジェクトにアクセスできる機能のことです。コミュニティは、「パートナーコミュニティ」「カスタマーコミュニティ」の2種類あります。コミュニティページは、カスタマイズ(自社イメージカラーを使用するなど)が可能です。

パートナーコミュニティ

営業系のオブジェクトを公開する機能です。再販パートナーに公開する場合が多いです。

カスタマーコミュニティ

主に「ケース」オブジェクトを公開する機能です。「ケース」の新規作成やクローズもできます。

8.分析

分析結果をレポートで表示する機能です。

レポートタイプ

レポートを表示するためにオブジェクトの項目を絞る機能のことです。「標準レポートタイプ」「カスタムレポートタイプ」があります。

標準レポートタイプ

標準で用意されたレポートタイプのことです。

カスタムレポートタイプ

標準では存在しないレポートタイプを作成するための機能です。カスタムレポートタイプでは、「オブジェクト」と「列」を定義します。
例)標準レポートタイプ:新規の「見積依頼」レコードがある「案件」レコードのみを抽出。
例)カスタムレコードタイプ:新規の「見積依頼」レコードの有無にかかわらず、すべての「案件」レコードを抽出できる。

レポート

レポートとは、レポートタイプからグラフや表などを作成する機能のことです。1つのレポートに1つのグラフや表しか載せられません。レポートの形式は主に「表形式」「サマリーレポート」「マトリックスレポート」の3種類あります。

表形式

小計行がなく、総計行だけがあるリストのレポートのことです。

サマリーレポート

小計行と総計行があるリストのレポートのことです。

マトリックスレポート

行と列でグルーピングして表示するリストのことです。エクセルでいうピボットテーブルのようなもので、行と列に総計があります。

結合レポート

1つのレポートに複数のオブジェクトを表示するレポートのことです。

ソースレポート

ダッシュボードのもとになるレポートのことです。

条件付き強調表示

レポートで集計した項目を色分けして表示する機能のことです。「マトリックスレポート」と「サマリーレポート」で使用できます。
例)100万円以上は背景色を青にするなど。

レポートのアクセス権

レポートはフォルダに保存します。レポートを利用するユーザーにはフォルダへのアクセス権を設定する機能のことです。フォルダには「参照と更新」「参照のみ」のアクセス権を設定できます。

ダッシュボード

コンポーネントをひとつの画面にまとめる機能のことです。ダッシュボードとは、計器盤という意味で、必要最低限の指標を画面上に整理して表示したものをいいます。

実行ユーザー

誰目線でそのダッシュボードを見るのかを決める設定のことです。実行ユーザーを指定したダッシュボードは、どの職位のユーザーが見ても、同じ画面を見ることが出来ます。
例)実行ユーザーを設定しない場合、Aさんが作ったダッシュボードを開くと、Aさんの商談しか見れない。実行ユーザーをマネージャーで設定したダッシュボードは、Aさんがアクセスしてもマネージャーが見れる他メンバーの情報を見れる。

凍結と無効

凍結:一時的にログインできなくなりますが、ライセンスは回収されず、IDは生きている状態のことです。
無効:IDが消され、ライセンスを回収される状態のことです。
例)組織の共有設定が非公開で、マネージャー以外は他人の商談は見れない状況で、全社の商談が見れるダッシュボードを作成したとします。マネージャが3か月有休なのでマネージャの権限を無効にしたいという要望があったとします。その場合、マネージャの権限を無効にすると、すべての権限を外され、誰もダッシュボードを見れなくなってしまいます。このようなケースでは、凍結を使います。

動的ダッシュボード

開いた人の職位で見れる範囲の情報しか見れないダッシュボードのことです。
例)Aさんが開いた場合、Aさんの商談だけ見れる。エンタープライズ契約で、動的ダッシュボードは最大で5個まで作成できる(動的ダッシュボードは負荷が高いため、作成数に制限があります)。

コンポーネント

レポートをひとまとめにする機能のことです。レポートの集計行を表示する「テーブル」「グラフ」と、レポートの総計を利用する「ゲージ」「総計値」の計4つあります。
例)担当別の合計を見たい→「テーブル」や「グラフ」
例)売上金額の合計が見たい→「ゲージ」や「総計値」

9.データの管理

インポートウィザード機能を使って、データのインポートができます。しかし、インポートウィザードはすべてのオブジェクトでインポートできるわけではありません。
「取引先」「取引先責任者」「リード」「ソリューション」、「カスタムオブジェクト」はインポートできますが、「ケース」「商談」はインポートできません。
インポートウィザードは、データローダと似た機能です。大きな違いは、データローダでは、重複チェックが一定のIDでないとできない点です。

例)「東京のお客様がリードに入った場合、東京の営業担当にメールを通知したい」。東京でイベントし、リードが300件集まった。データローダでインポートしたとすると、300件メール通知がされる。
インポートウィザードでは、インポートをトリガーとしないことができるため、通知はこない。

一括変更

リード、取引先は一括変更できます。取引先の担当者を変更する場合など、情報を転送するために使用します。取引先の所有者を一括で変更すると、「クローズしたケース」「オープンなケース」「オープンなアクティビティ(活動)」は移行しますが、「クローズしたアクティビティ(活動)」は移行しません。

バックアップ

バックアップを取れる機能は、「ウィークリーデータエクスポート」「データローダー」「レポート」の3種類あります。

ウィークリーデータエクスポート

スケジュールを作っておき、定期的に指定したオブジェクトのバックアップを取る機能のことです。バックアップ専用機能です。
ウィークリーとありますが、即座や、月1回などでもバックアップを取れます。しかし、週に1度しかバックアップは取れません。1回取ると、6日間使えないということです。

データローダ

特定のオブジェクトをエクスポートする機能のことです。

レポート

レポートのエクスポート機能で簡易的にバックアップを取れる機能です。バックアップを取れるデータが限られており、バックアップ機能としてはおすすめできません。

入力規則

無効なデータの入力をさせないための機能です。入力条件を登録しておくことで、ユーザーが無効な数値の保存を防ぐことができる機能のことです。
例)商談の割引が20%以上だった場合、エラーとする登録した場合、ユーザーが25%と入力し、保存したときに適用され、エラーが表示される。

入力規則は以下のアクションの際に適用されます。

  • 登録時
  • インポート時
  • 「Web-to-リード」を使用した登録時
  • 編集後の登録時

※「削除」では、入力規則は適用されません。
※入力規則は、入力を必須にする機能はありません。入力必須化は、「必須」、「ユニーク」の設定が必要です。

インポート時の入力規則

入力規則に適合するデータのみインポートされ、適合しないデータはエラーとしてインポートされません。
例)商談を300件インポートして、1件だけ25%が混じっていた場合、違反した1件のみがエラーになり、299件は正常に保存される。

ワークフロー時の入力規則

ワークフローなど数式によるレコードの更新では、入力規則は適用されません。
例)金額が1億円だった場合、自動で30%の割引率となる数式が組まれていたケースでは、エラーは表示されず、更新されます。ロジックが勝ちます。

入力規則の設定時の必須項目

入力規則で必ず設定するものは、「エラー条件」「エラーメッセージ」です。エラーメッセージがなぜ必須化というと、エラーメッセージがなかった場合、ユーザーは何が間違っているのか認識できず対処できないためです。

10.ユーザーの設定

ユーザーレコードの作成

ユーザーの登録と削除のことです。
例)新規ユーザーの設定、退職者のユーザーの削除。

ユーザープロファイル

ユーザープロファイルでは以下を設定できます。

  • レコードタイプの割当
  • 項目レベルセキュリティ
  • アプリケーションの割当
  • オブジェクトのアクセス権限
  • レポートの実行権限
  • 一括メール送信権限

※ユーザープロファイルでは、「機能ライセンス」「地域」「マーケティングユーザー権限」の設定はしません。

新規ユーザーの作成

新規ユーザーの作成方法は、「単一登録」「複数登録」の2種類あります。

単一登録

1人ずつユーザを登録する機能のことです。

複数登録

最低限の内容で複数人を登録することができる機能のことです。新卒入社など、白に多くのユーザを登録する必要があるときに使用します。
「パスワードをリセットしてユーザーに通知する」のチェックボックスにチェックを入れなければ、ユーザーに通知は届きません。ユーザーに知らせることなく、新規ユーザーを追加できます。
データローダを使用して、複数ユーザーを登録することができます。その際、無効の状態でインポートすれば、ユーザーに通知は届きません。

新規ユーザー設定の注意点

新規ユーザー登録時、以下の条件の全てを満たしていなければなりません。

  • ユーザー名がメールアドレス形式
  • ユーザー名が全世界のセールスフォースユーザーと重複していない
  • 「プロファイル」が選択されている。

退職ユーザーの設定

データを完全に削除することはできません。、履歴を残すためにデータが必要なためです。辞めた担当が何をしていたのか残しておく必要があります。実質の削除にあたる機能として「無効化」があります。無効化すると、ライセンスも解放されます。

ログインできないときは

各ユーザーレコードのログイン履歴関連リストで状況を確認できます。
ログインできない原因は、主に「パスワードを忘れた」「IDを忘れた」「複数回ログインできずロックされた」の3種類あります。

ログインしようとしたがログインできない

ログインを試みた形跡がなければIDが間違っています。これは、IDをユーザーに教えることで解決できます。ユーザー自身がログイン画面でパスワードの再設定できます。

ロックアウトされログインできない

複数回ログインを試みて失敗した場合に、ログインをブロックする機能のことです。ロックアウトしている場合、自分でパスワードの再設定ができないケースがあります。
ロックアウトは、システム管理者が「ロック解除」または「パスワードのリセット」をする必要があります。管理者であっても、ユーザーのパスワードは見ることはできません。

無料ユーザー

セールスフォースを無料で使えるユーザー種類は「Chatter Free」、「Chatter External」の2種類です。

Chatter Free

ライセンスはないが、Chatterを使いたいという社内の人向けのIDのことです。Chatterだけが使えます。商談などレコードは見れません。

Chatter External

ライセンスはないが、Chatterを使いたいという社外の人のIDのことです。ユーザーが入っているグループ内のメンバーの情報のみ見れます。

機能ライセンス

ユーザーにオプションで権限を与えることができる機能のことです。

コミュニティ(ポータル)

アイデア、アンサー、コンテンツ、ナレッジは、コミュニティ(ポータル)で公開できます。

ナレッジ

ケースを解決するための記事を投稿する機能です。「データカテゴリ」「ロール」を使用して、特定のユーザーのみに表示することができます。
※ナレッジを投稿する際、データカテゴリは1つのみ選択可能です。

アイデア

アイデアは以下をすることができます。

  • アイデアを投稿する。
  • 他のユーザーのアイデアにコメントや投票する。
  • 顧客やパートナー社員もアクセスできる。

アンサー

顧客やパートナーが、質問や回答を表示することが出来る機能です。データカテゴリによって、記事のアクセスを制御できます。

その他

モバイルライト

スマートフォン向けのセールスフォースの機能です。ユーザーがスマートフォンから、標準オブジェクトとダッシュボードにアクセスできます。
ユーザーが使用するには、事前に以下の設定が必要です。
管理者が全組織にモバイルライトを有効化する
管理者がすべての標準オブジェクトアクセスを許可する

Salesforce AppExchange

セールスフォースのアプリを購入できるウェブページのことです。

システム管理者が設定できるもの

  • 拡張リストビューの有効化
  • 詳細のフロート表示の有効化
  • 全ユーザーのパスワードのリセット
  • ユーザーに特別なライセンスの割り当て
  • ユーザーのカスタムプロファイルの定義と割り当て

サービスクラウドポータル

「ナレッジ」を蓄積して、自分で解決できるようにするための機能です。カスタマーがログインすることもできます。カスタマーは、ケースの状況を確認できます。

chatter

ユーザーのプロフィールはすべてのユーザーか見られます。レコード上のchatterフィードの内容は、レコードのアクセス権限があるユーザーだけが見られます。

chatter フィード

フォローしているユーザーなどの情報を見れるページのことです。フィードは概要という意味です。該当レコードの参照権限を持つユーザーのみ見られます。

hayate5931
備忘録。記載が間違っていたら教えて下さい。
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