はじめに
どうすれば相手の工数を使わず業務を進められるのかを
本やネットで調べ、実践してきました。
まだまだ足りないところもありますが、
現時点で気をつけていることを共有します。
相手の工数を奪わないために気をつけていること7つ
- 結論から書く
- 早めに質問・確認
- 聞きたい要点はいくつあるのか？を記載
- 質問が複数ある時は、番号をつける
- あらかじめ自分の考えを用意した上で提案
- できる限り、Yes or No で回答できるように。
- 改行/記号を用いて見やすく
1.結論から書く
お疲れ様です。
○○の件について、報告がございます。
結論として、〇〇でした。
詳細は以下に記載しておりますので、ご確認をお願いいたします。
・質問で、相手が回答する必要があるか
・報告で、確認だけすればいいのか
を明確にするよう心がけています。
また、報告の場合には結論を先に書くことで、
相手にとって重要な情報をすぐに把握できるようにしています。
2.早めに質問・確認
認識のずれがあると、後々工数がかかってしまうことがあります。
2年の実務経験を経てようやく
聞かないとわからないことが山ほどあることに気づきました。
忙しいかな、など考えず、
お互いのために早めに質問・確認をするようにしています。
3.報告や質問の要点はいくつあるのか？を記載
お疲れ様です。
○○の件について、3点質問があります。
質問が複数ある場合、上記のように要点がいくつあるかを明記しています。
こうすることで、パッとメッセージを見た時に
返信にどれくらいの工数がかかるかがわかるかなぁと思っています。
4.質問が複数ある時は、番号をつける
お疲れ様です。
○○の件について、3点質問があります。
1. 〇〇について
2. △△について
3. □□について
質問が複数ある場合、上記のように番号をつけています。
こうすることで、相手が回答する際に番号で回答してもらうことができ、
回答が返ってきた時も自身がどの質問に対して回答が返ってきたのかがわかりやすいです。
5.あらかじめ自分の考えを用意した上で提案
「とりあえず答えてねー」みたいな質問だと、
質問者はなんとなく考えがある状態ですが
質問された側は1から考えていく必要があります。
どんな提案があるのかを記載することで
相手はして欲しいことを選ぶだけとなりかなり楽になります。
6.できる限り、Yes or No で回答できるように。
「5.あらかじめ自分の考えを用意した上で提案」とも被る部分がありますが、
できる限りYes or Noで回答できるようにしています。
その上で、「問題があればお知らせください」
のように、相手の意見も聞き入れたい旨も記載するようにしています。
7.改行/記号を用いて見やすく
お疲れ様です。
○○の件について、3点質問があります。
1. 〇〇について
質問内容
▼メリット
▼デメリット
- まとまりごとで改行を入れる
- 「▼」などの記号を用いて見出しをつける
こうすることで、相手から見やすいのはもちろんのこと、
自身で後から何を報告/質問したのかを振り返りやすくなります。
まとめ
相手の工数を奪わないために気をつけていることを7つ共有しました。
参考になれば幸いです。
そして、私自身もまだまだ工夫を重ね、
周りの方々とスムーズに業務を進められるようにしていきたいと思います！