こんにちは！クラウドワークスのプロダクト開発部デザイナーののま（🕊＠haribooooom） です！
クラウドワークスへの正社員入社は2022年の7月ですが、以前1年ほどUXデザイナーのインターンをしていたこともありました。自己紹介については以下のnoteでも紹介していただいているのでリンクをご参照ください。
今回私がご紹介するのはNotionでのタスク管理についてです。
複数のチームに所属しタスクの種類も増える中で、自分が持っているタスクをどう管理すると良いのか？についての一つの解を紹介します。
はじめに
この記事では以下をお伝えしていきます。
- Notionとは？他ツールも踏まえた推しポイント
- CrowdWorksではどのようにNotionを活用しているか
- CrowdWorksで起こるタスク管理問題とその解決方法
以下のようなことは書いていません。
- Notionのはじめ方・詳しい使い方
- Notionと他ツールの詳しい比較
- 他ツールからNotionへの移管方法
Notionを現在使っている方・使っていない方にも、あらゆるタスク管理が分散して困っている方にも参考になれば幸いです。
Notionとは
Notion（ノーション）とはタスクも、メモも、ナレッジも、すべてをひとつにする All-in-one workspace です。
できることは以下の通り。
- リッチなドキュメント・階層ページの作成
- データベースの作成
他のドキュメントツールと違い、推せるポイントは３つ
- 自由度が高いドキュメント・データベースの作成
- 階層ページの作成
- 同期ブロックを作ることで、別ページでもブロックを同期表示・編集が可能
上記のことができることで以下のことなどができるようになります。（あくまでもごく一部）
- スケジュール・タスク管理
- ナレッジ共有のドキュメント・素材置き場
- 議事録
- 個人メモ
（↑活用方法はたくさん！調べてみてください or 私とNotionの使い方をお話ししましょう！）
CrowdWorksでの使い方
株式会社クラウドワークスにはマッチング事業の国内No.1のクラウドソーシングサービスを行う「CrowdWorks」のほかに、「Crowdtech」「ビズアシ」「CrowdLinks」「みんなのカレッジ」「PARK」「CODEAL」「CrowdLog」などがあります。
これだけ事業があり、かつ事業部のなかでさらにチームが分かれているためタスク管理の方法は様々ですが、CrowdWorksでは最近になってQiita、Trelloなどでのドキュメント・タスク管理から使い分け・移行してNotionも使うようになりました。
私が所属する「CrowdWorks」（の一部）でのNotionの使い方は、基本的に前述したドキュメント作成やタスク管理です。
チームスペースのホーム＞チーム横断ページ、各チーム別にページが存在しており、各チームで運用方法は異なります。自由度が高いところもNotionの良いところです。
私が所属するチームは全てNotionでタスク管理し、議事録を書いたり、チーム目標や運営運用についてもページを作って記載しています。
新規だったり、デザイナーが多めのチームはNotionで管理するモチベーションは高いかもしれません。（UIがシンプルなのに実現できることが多く、デザイナーとしてハックのしがいがあるから？）
既存の長くあるチームは他ツールでタスク管理してたり、そのチームにあったツールで管理しています。
タスク管理の課題
前述したように事業会社の一つの事業部でも様々なチームに所属しツールが複数に分かれたり、所属するすべてのチームでNotionでタスク管理していたとしてもチーム別でタスク管理のデータベースが分かれていることで、自分が持つタスクの把握・管理が難しい現状がありました。
私は幸いにもすべてのチームでNotionを使っていたため、ツールを横断してタスクを管理する必要はありませんでしたが、それでもデータベースが異なるタスクたちの把握に困っていました。
そこで仮説として、また新しくどこかにページを作りそこにリンクドデータベースを使用して複数チームのタスクデータベースを表示できるようにすれば一括管理でき、タスク迷子にならずブックマークをいちいち開く手間も省けるのではないか？と考えました。
そこで実行したものが次のとおりです。
タスク管理の解決策：一括１ページ管理
仮説を実行するために、まず自分のプライベートページを作成しました。
それらの下にタスクデータベースをリンクドデータベースを使用し、表示させます
ポイントは、「別のページに分けないこと」「自分の関わるものだけ表示する」ことです。
①別のページに分けない
基本的に仕事をする際、私たちはデスクトップPCで仕事をしていると思います。
そのためクリック遷移をするより、スクロールで確認する方が手間が少ないです。（よほど上部が長くなければ）
タスクのデータベースだけ他のページに分け一括で見られるようにするというのも良いですが、クリックよりスクロールの方がアクセシブルな場合もあります。
②自分の関わるものだけ表示する
ここで管理したいのは自分のタスクであり、他の人の動きを見るためのものではありません。
データベースの上部にある「フィルター」や「並び替え」また、「ビュー」の作成切り替えを自由にして自分が管理しやすい表示にしましょう。上記の変更はデータベースの中身を変えているわけではないので他のデータベースに影響しません。
結果とまだある課題
結果、前述した自分のHome画面を作成し、各チームのデータベースを表示させることで自分の持っているチームタスクの進行を１ページで確認できるようになりました！
この工程を経ていく中で、突発のレビュー依頼、読んでおきたい記事などもブックマークであとで見返して返信対応するのではなく新たに自分のデータベースを作成して優先順位をつけ管理するのが良いのではないかとなり、自分の「こまごまタスク」データベースも作成しました。
もっと各チームと相談して良い運用方法があると思うので、私たちにできることはもっとあるなと感じています。
また、今回の自分の場合はNotionで一括管理できていましたがNotionではないツール複数またがっていたり、Notionとその他のツールでまたがっている場合もあるかと思います。
そのチームのやり方によって最適解は違うと思うので、一概にNotion管理が良いとはいえないですがアップデートの頻度も高く他ツールとの連携も増えてきています。
Notionを基盤としてタスク管理は他ツール、永続的で全社全チームに見てもらいたいものはNotion、と分けてみるのも良いかもしれません。
まとめ・さいごに言いたいこと
言いたいことは、
- Notionは便利！仕事で使う検討をする前にプライベートでも使ってハックしてみよう！
- ステークホルダーやリスクはチームなどで確認検討しつつ、自分（たち）にとって良いタスク管理をしていこう！
- ただし、タスク管理ができているからといって全てのタスクを捌けるわけでもないことは覚えておこう
クラウドワークス（会社の方）のCrowdWorks以外の事業部でも、徐々にNotionを活用していっています。
事業部間でもナレッジシェアをし、外部からの知見を得て日々タスク管理などの改善をしてより生産性を上げていきます！
クラウドワークスでは一緒にはたらく仲間を募集しています（特にデザイナー！）
クラウドワークスでは一緒にはたらく・デザインしていく仲間を募集しています。
デザイン組織としても、プロダクトデザインとしても、これからのクラウドワークスをより一層成長するフェーズになりました。
自身の「できる」を増やしていき、一緒に成長していきましょう！