報告は紙かパソコン処理があたりまえ？
店舗が毎月の報告するものは結構多くあります。
後方業務で１か月に報告するものはいくつあるのでしょうか？
それらを簡素化できるものがあるのでは？と思いついた一つが
”店舗がマテハン什器を数えて報告する”ことでした。
現在の状況は下記の通り
この2.3.5をFormsとPADを使って簡素化することにしてみました。
Forms機能で報告内容を作り、スマホを使って数量報告。
PADでエクセルデータ取得、保存、メール送信機能を作成し、作業を簡素化してみました。
使用したもの
Microsoft Forms
Power Automate Desktop
Microsoft Excel
全体の完成イメージ
・店舗
スマホでQRコードを読み取って画面を表示し報告。
・本社スタッフ
Formsで集計されたExcelファイルをセンターにメール送信（自動）
Microsoft Formsで作成
作成のポイント
・エリア、店舗は選択制にして入力しなくてよいようにします。
・エリア入力後は指定エリアの入力された店舗選択画面が表示されるように分岐設定をします。
・実際数量カウントしたいマテハン什器は写真付きで表示できるようにします。
また入力は数字のみ入力する制限をかけます。（集計時に楽になるため）
・QRコード作成ボタンを押し、ダウンロードすることで画像を取得できます。
この作成できたQRコードを店舗へ連絡し読み取ることでスマホでの報告が可能になります。
Power Automate Desktopで作成
PADを利用した流れ
Fomsからエクセルデータを取得・保存し、名前を付けて保存。Outlookメールで送信します。
フロー①
chromeを立ち上げFormsを表示。Excelデータをクリックしダウンロードまで。
フロー②
保存したファイルを確認し、名前を付けて保存、エクセルを閉じるまで。
フロー確認③
メール内容を保存したExcelを起動し、Outlookのメールへ読み取り（コピー）ファイル添付し送信するまで。
PADの最後にアクション「Outlookを閉じます」はあえて入れませんでした。
これは自分の目で送信されたかを確認したかった為でもあります。
PADでエクセルファイルを任意の名前を付けて保存（自動で）したかったのですが、
わからず一旦このままになりました。
完成後、部内に共有
作成した内容を部内で説明し「利用できないでしょうか？」と相談してみました。
「今時この報告方法もないよね」とのことで、早速センターに問い合わせをしていただきました。
数店舗でまずはトライアルをしてみたいと。使えるようであれば各社グループ展開はいかがですか？とまで伝えてくれました。（今は返答待ちです）
マテハン報告は3ケ月に1度ですが、次の報告に使えないかと考えています。
とにかくこれが簡素化の第一歩になれるようにと部内複数名を巻き込んでの改良を決意しました。