はじめに
前職ではネットワークをほぼ切断されていたため、エクセルでタスク管理してきました。今後転職したら便利なアプリケーションを使って効率よく仕事したいなあ…と考えていました。
その中で、Notion便利！という情報を耳にし、ニート期間中使用してみることにしました。実際便利だったので、この記事で紹介いたします。
「Notionを使ってみたいけど、使い方がいまいちわからない」「複雑そう」といった方がNotionを使うきっかけになれば幸いです
目次
1.基本的な機能
Notionとは
一言でまとめると 『多機能メモアプリ』 です。
ブラウザでもアプリでも無料で使用可能です。
個人で使う分には無料版で十分ですね^^
| 機能 | 無料版 | 有料版 |
|---|---|---|
| 1ファイルのアップロードサイズ | 5MBまで | 無制限 |
| 招待ゲスト | 5名まで | 無制限 |
| NotionAI | 20回まで | 無制限 |
Notionにできること
メモの作成 / タスクの管理 / チームWiki※ / ガンチャートの作成 / カレンダー表示 / NotionAI etc...
※Wiki…不特定のユーザーが共同してウェブブラウザから直接コンテンツを編集するシステム
Notionの基本知識
全て自動保存で使用できます！
①メールでログイン可能
アカウント複数持つことができるので、仕事とプライベートの使い分けなども用途別で使用することもできる。
②用途によってページを作成できる。下層ページも作成可能
③メモ機能など使い方色々
Notionの強み
Notionはデータベースを使用できます。種類は下記の6つ。
テーブル / ボード / タイムライン / カレンダー / リスト / ギャラリー
基本操作①
①ページを追加し、②タイトルを決め、③内容を入力する。
基本操作②
上記の『基本操作①の③-2にある』テンプレートを選ぶと、既存のテンプレートを読み込んで使用できます。時間がない方やめんどくさい方にオススメな機能です。
基本操作③
ページ作成後、各ページ内で使用できる機能の紹介です。
データベース（上記の強みで紹介済み）や画像を読み込んだり、フォントのスタイルなど自由度は高めです。
2.タスク管理
上記の強みで紹介した、データベースを用いたタスク管理方法を2種類紹介いたします。
| 機能 | テーブル | ボード |
|---|---|---|
| 作成難易度 | 難しい | 簡単 |
| カスタマイズ | できる | しずらい |
| 便利度 | ★★★ | ★☆☆ |
テーブルを使用したタスク管理
テーブルを使用したタスク管理は、2ページから構成されています（ここではTODOリストとやることの2ページ）。テーブルのページとテーブルを呼び出すページです。
・各ジャンルでタスクを自動洗い出し
・表示順を変更できる（優先度やステータスなど）
・追加したタスクをカレンダー表示にすることもできる
【呼び出しページ】
【呼び出し元ページ】
【作成手順】
【おまけ】
単純にメモしたり、リストビューを追加してメモの追加、カレンダー表示など、1ページにたくさんの要素を盛り込めます。
ボートを使用したタスク管理
ボードを使用したタスク管理は、1ページで完結します。ボードビューを呼び出して作成すればよいだけなので、簡単に作成が可能です。ただ、手動なので便利さには少し欠けるかもしれません。
・ドラッグで移動できるので簡単
・見やすい
【作成手順】
3.デザインストック
ここでもデータベースを使用すると、簡単にデザインをストックできます。デザインに限らず、サイトなどもストックできます。
ただ、データベースのギャラリーを使用すれば、ページを開いたときに画像が見えるので、デザインのストックに向いているということです。
ストックする方法は2通りあります。
1.PCなど自分のフォルダ画像をアップロードする方法
2.サイトの画像をそのままNotionに持ってくる方法
| 機能 | アップロード | サイト画像 |
|---|---|---|
| 難易度 | 簡単 | 少しむずかしい |
| 保存快適度 | ★★☆ | ★★★ |
| 保守性 | 消えない | サイトが削除されると画像は消える |
画像をアップロードするストック方法
サイトなどから画像を保存してアップロードする手間はあるものの、『消えない』『アップロードするだけなので簡単』といったメリットがあります。
【完成イメージ】表示されている画像が、アップロードしたものです。
【作成手順】
サイトから画像をストック方法
Google Chromeの拡張機能を使用するので、最初の手間と操作になれる必要はあるものの、1回画像をローカルに保存する手間なくNotionにストックできます。画像ファイルの大きさを気にしなくて済むのもいいですね。
ただ、ストックしているサイトが消えると画像も消えるので、デメリットも大きいです。
【完成イメージ】表示されている画像は、サイトのものです。拡張機能使用時に、サイト内のどの画像をストックするか選ぶことができます。
【作成手順】
【おまけ（Save to Notion）】Google Chromeの拡張機能です。
最後に
普段使用している機能を中心に紹介しました。
NotionAIなどチャットGPTのような便利な機能もまだまだあります。
知らない機能もたくさんあると思いますが、いじっていると便利な機能が結構あるので触ってみるだけでもいかがでしょうか