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【業務効率化】GASを使ってスプレットシートとSlack連携して、自動通知機能を作ってみた

Last updated at 2023-04-30Posted at 2023-04-30

こんな人に向けて書いています

Slackでの報告がいっぱい上がっているけど、メンションをつけても、記入シートを使ってもなかなか完全に抜け漏れを防げきれず、タスク管理に悩んでいる方

何の問題が起きた？

原因：　5、６人で回す週に一回HPにアップデートする案件があります。

行う作業：

収録
文字起こし
動画編集
校正校閲
動画アップロード
サムネイル作成 (ブログ&YouTube)
YouTubeセッティング(タイトル、概要欄、終了画面、カード、おすすめ動画など....)
など...

一つ一つの作業としてはハードではないのですが、ワークフローがあるので、
前の人が終わらないと進まない作業もあります。
そのため、スプレットシートで管理表を作って、
終わったらチェックを入れるタスクを一個足した。

今までの流れ：
シート記入→Slackで報告

問題：

チェックリストの記入漏れ
Slackの情報が確認できてない
次の人がタスクに進まず、毎回納期ギリギリになって一気に動き出してチーム全体の負担になっている

解決案

問題２：　Slackの情報が確認できてないがなぜ発生したかを考えてみた。
ヒアリングしたところ、
・　メンションされてないから見ない
・　スレッドが長くなると確認しづらい

そういう問題に解決策：

スプレットシートにチェックした時点で、何をチェックされたの自動的にSlackに通知がこれば解決。
アプリから来るので、細々な連絡を減らす

目指すゴール

・連絡漏れがなくなる
・「〇〇さん、〇〇が終わりました、ご確認お願いします」←これを打つ時間をなくす
・シートを開いて、チェックされてるかどうかの確認をある程度省ける

行ったこと

Googleスプレットシートのチェックボックスをトリガーにして、
クリックしたら、自動的に通知が来るように！！

手順

① スプレットシートのApps Scriptで下記のコード作成

// Slack Webhook URL
const SLACK_WEBHOOK_URL = 'YOUR_SLACK_WEBHOOK_URL';

// Spreadsheetのチェックボックスがチェックされたら実行
function onEdit(e) {
  onCheckboxChecked(e);
}

//チェックボックスの有効範囲を設定 (全部!!)
function onCheckboxChecked(e) {
  const range = e.range; 
  const sheet = range.getSheet();
  const row = range.getRow();
  const column = range.getColumn();
  const value = e.value; 

  // チェックボックスがチェックされたら
  if (value === 'TRUE') {
    const taskName = sheet.getRange(2, column).getValue(); //チェックした行の該当欄
    const customerName = sheet.getRange(row, 1).getValue(); //チェックした欄の該当行
    sendToSlack(taskName, customerName);
  }
}

// Slackに通知を送る
function sendToSlack(taskName,customerName) {
  const payload = {
    text: `${customerName}「${taskName}」が完了しました。` //通知内容
  };

  const options = {
    method: 'post',
    contentType: 'application/json',
    payload: JSON.stringify(payload)
  };

  UrlFetchApp.fetch(SLACK_WEBHOOK_URL, options);
}

// インストール可能なトリガーを作成 (=Apps Scriptで実行する部分)
function createInstalledTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger('onCheckboxChecked')
    .forSpreadsheet(SpreadsheetApp.getActive())
    .onEdit()
    .create();
}

webhookの取得はこちらの記事を参考しました。