プロローグ
Google「段取り八分（はちぶ）」とは、仕事に取りかかる下準備が完全にできていれば、仕事の8割は終わったようなものという意味です」
Blog A「目的を明確化して～～～ゆえに段取りは大切なのです」
Blog B「歌舞伎の世界で使われていた～段取り八分、仕事二分～WBSをしっかり作ることで～～」
Google「準備が8割、本番が2割」
Amazon「段取り八分の仕事術―頭のいいヤツは、段取りで差をつける! 好評発売中！」
Blog C「段取りを怠るな！」
※段取り八分については様々なBlogやサイトで書かれていることですので説明は省きます。
はじめに
段取り八分という言葉の意味は解った。
段取りが大事だということも良くわかった。
自分の慣れ親しんだ仕事ならば段取りはうまく出来る。いや出来ているはず。たぶん。
新規案件や新しいクライアント、知らない業務やジャンルだったり、
そういった不慣れな場でも上手に段取りを行うことが出来るようになれば、鬼に金棒ではないか。
じゃあ段取りが上手になるにはどうしたら良いの？
そんなあなたと私に向けた内容です。
※数回に分けて投稿してまいります。
段取りが上手な人の特徴
私が「この人は段取り上手だ」と感じる特徴（能力）をリストアップしました。
以下の5つの能力に加え、その仕事が早いというのも特徴です。
- 情報感度が高い
- 整理能力が高い
- 見通し能力が高い
- コミュニケーション能力が高い
- 柔軟性が高い
情報感度が高い
取り組む課題に役立つ情報をインプットする能力が高く、
またその中から必要な情報を適切に紐付けることができ、それをアウトプットする能力が高いということ。
整理能力が高い
手に入れた情報を、自分とそして他のメンバーが活用しやすい形に残す能力が高いということ。
わかりやすく整理された情報は、メンバーによる情報のアップデートを促すという効果もあります。
見通し能力が高い
早い段階でクリティカルパスを特定し、それを踏まえた最適な工程計画を立てる能力が高いということ。
また、ボトルネックとなりそうな箇所を見出し、それを回避・解消できる工程を描ける能力が高いのも特徴です。成功と失敗を分析し、経験を活かした適切な対策を打つことができる。
コミュニケーション能力が高い
クライアントやメンバー、まわりの人と良好な関係を築ける能力が高いということ。
口頭・文章・表情で状況をうまく伝えられるので、仕事を円滑に進めることができます。
柔軟性が高い
変更やトラブルへ対応でき、調整能力が高いということ。
ひとつずつ着実に鍛える
つまり前述したこれらの能力を高めることが出来れば、
段取り上手とまではいかなくても、なりたい自分に近づけるのは確かだ。
一気に鍛えることは難しそうだが、
ひとつひとつ着実に鍛えて行くことはできるだろう。
※各能力の鍛え方については、別の記事で深堀りしながら具体的に書いていきます。
まずは段取りの基礎を作る
日々行っている私なりの基礎作り、それは日報です。
今日の業務時間でなにをどこまで進めるのか、今日何をするのか、期限は間に合うのか。
課題の依頼主に確認や質問を行うタイミングはあるか。その人物がMTGに入ってしまう時間はいつなのか。
今日は金曜日、突発的に鳴るSlack電話はいつも夕方だなとか。
その日をイメージし、日報を書き起こします。
慣れてきたら1週間、1ヵ月のスケジュールを意識しながら、その日のスケジュールを立ててみてください。
15分という決められた時間の中で、どれだけイメージしそしてアウトプットできるのか。
また終業時には、日報に沿って課題を遂行できたのかという答え合わせもしてみましょう。
こうやって毎朝日報を起こすだけで、自然と段取りの基礎を鍛えることができます。
追伸
日報ってその日の終わりに書くものでしょう？という疑問の声や、
じゃあ具体的にはどんな日報を書くのよといった声が聞こえてきましたが、
それについては、また別の機会に。
おわりに
段取り上手になれば、目的をスムーズに成し遂げられるようになり、更にコミュニケーションも円滑になります。
良いこと尽くしな段取りライフ、あなたも朝一の隙間時間にはじめてみませんか。
おまけ
あとがき
冒頭でも触れましたが、本題材は数回に分けて投稿してまいります。
最初からそのつもりだった。想定通り。
…と言いたいところですが、
本記事を書いている途中で「これは1度で書ききれない題材だ」と気づいたというのが真実です。
内容が中途半端になっており、起承転結や文章の接続に違和感があるのもその為です。
記事を書く際もしっかり段取りしてから書き出す必要があるなと、
「段取り」の大切さを身をもって痛感しました。
エンドロール
この記事を書いている最中に降りてきたキーワード。
段取り八兵衛, タンドリーチキン, 段ドリング