boxの備忘録。
boxとは？
boxはクラウドストレージツールの一つ。オンラインでのファイル共有サービスですね。
boxはシンプルな操作感でありながら多くの機能を兼ね備えたツールです。
登録・プラン
boxは無料で登録、利用することができます。
大まかに個人・チーム向けプランとビジネスプランの二つあります。
有料プランになると利用できる機能が増えます。
ストレージ容量の上限、アップロードするファイルサイズの上限が変わってきます。
詳細な金額については、boxのページを参照してください。
boxでどんなことができるの？
boxではクラウド上のストレージにファイル、フォルダを格納することができます。
さらに文書ファイルのみならず、写真や動画、スライド、PDFなどさまざまなデータのアップロードが可能です。
管理者アカウントにてファイルやフォルダへのアクセス権限をユーザー単位で設定できるため、セキュリティ面の心配もありません。
MS Office 365やGoogle Workspace、salesforceなど、さまざまなアプリと連携しているので、業務の効率化が期待できます。
アクセス権は７段階まで付与が可能です。
| アクセス権 | ファイルの編集 | ダウンロード | アップロード | プレビュー | ユーザの招待 |
| 共同所有者 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| 編集者 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| ビューアー/アップローダー | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ✕ |
| プレビューアー/アップローダー | ✕ | ✕ | ◯ | ◯ | ✕ |
| ビューアー | ✕ | ◯ | ✕ | ◯ | ✕ |
| プレビュアー | ✕ | ✕ | ✕ | ◯ | ✕ |
| アップローダー | ✕ | ✕ | ◯ | ✕ | ✕ |
このように細かく権限を分けることができ、ユーザー自身に権限のないファイルやフォルダは画面に表示されない仕様なので、ここでもセキュリティ面での利点があります。
boxの機能
ファイルやフォルダのアップロード・ダウンロード機能
Boxにはファイルやフォルダのアップロード・ダウンロード機能があります。
アップロード方法
・対象を選択して「アップロード」または、「開く」を押すだ。データを複数選択すれば、一括アップロードも可能。
ダウンロード方法
ダウンロードしたいファイルやフォルダを選択し、メニューから「ダウンロード」を選択。
アップロード操作と同様に、複数のファイルやフォルダーを選択すれば一括ダウンロードも可能。
ダウンロードしたファイルはzipファイルとして圧縮され、でダウンロードされるので、解凍して展開すると対象データを閲覧できます。
ユーザー間のファイル共有(方法は２つ)
Boxではユーザー間でのファイル共有が可能。ファイル共有の方法には次の2つ。
1.ユーザーの招待
2.共有リンクの発行
ユーザーの招待によって共有する場合は、アクセス権限などを細かく設定できます。権限の付与内容によっては、コメントやメンションなどを利用した共同作業も可能です。
共有リンクは対象ファイルのリンクを発行し、そのURLを相手に教えることで共有できます。リンクの共有方法は２つあります。
BoxDriveによる自動アップロード
「BoxDrive」とはBoxを高速に利用できるアプリ。
ブラウザを利用することなくBoxファイルへのアクセスを可能。アプリ上でのデータの編集や追加、削除も可能です。
同期していればファイル更新した際に自動的にアップロードしてくれるため、更新を忘れて更新データを喪失するといった状況も回避できます。
メールによるアクション通知
メールによるアクション通知を設定可能
Box内のファイルやフォルダに変更があった場合に、変更内容を自動でメールしてくれる機能。
フォルダごとに詳細に通知設定することも可能です。
編集や削除の履歴がリアルタイムで通知されるので、セキュリティ対策にもなります。
複数ユーザーとデータを共有している場合は設定しておくべき機能。
まとめ
PJが大きくなる程、ファイルの最新化やセキュリティが重要になるので、PJの円滑な推進のためのツールがbox
個人・チーム、ビジネスでのプランが豊富なので、用途に応じたプランの選択が可能
事前知識を必要としない(ツール機能の理解はさておき)ので、導入が容易にできる。