はじめに

本シリーズでは、GASの始め方や便利な使い方、ビジネス活用まで幅広く解説します。シリーズをひと通り読んでいただければ、あなたもきっとGASマスターになれるはずです。

シリーズの対象者

そもそもGASってなんだかわからない方
GASを学びたいけど何から始めればいいかわからない方
GASはわかり始めたけど、もっと活用ができないかと模索している方
とにかくGoogleが好き！ という方

前回記事

Googleフォームと連携する

では早速始めていきましょう。【0からGASを学ぶ】シリーズの第12回は「GASを用いてGoogleフォーム+ドキュメント+メール送信の自動化をしよう」です。盛りだくさんのように見えますが、これまで学んできたことの組み合わせです。第7回にてスプレッドシート内のデータをもとに、注文書をドキュメントでつくり、PDF変換し、メール送信するということをしました。今回はそのトリガーをGoogleフォームにするというものです。ひとつひとつのサービスをつなぎ合わせるイメージです、楽しんでいきましょう。イメージはこんな感じ！

今回は、私が以前受注しました出席管理システムの欠席届フォーム（簡略版） をベースに解説いたします。

今回やること

Googleフォームのフォーム項目をGASで取得する。
Googleドキュメントで作成したテンプレートに1 で取得した値を設定する。
GoogleドキュメントをPDF変換する。
変換したPDFを添付ファイルとして相手先にメールを送信する。

やることのイメージ

事前準備

Googleフォームを作成

今回の起動元となるフォームを作成していきましょう。どのようなフォームでもよいのですが欠席届フォームっぽく以下のようなフォームを作成しました。

項目名	タイプ	必須
氏名を選択してください。	プルダウン	〇
欠席日を入力してください。	日付	〇
連日にまたがって欠席する場合は、欠席期間の終了日を入力してください。	日付
届出理由を選択してください。	ラジオボタン	〇

参考に私が作成したフォームは以下となります。

欠席届テンプレートの準備

Googleドキュメントで欠席届テンプレートを適当に作成しましょう。どんな様式でも構いませんが上記フォームの値をマッピングさせるため、それを意識して作成してみて下さい。

第7回でもご説明しましたが、この枠で囲った可変文字部がポイントです。

PDF出力場所の作成

「今回やること」にも記載しましたが、途中でGoogleドキュメントをPDF変換するため、その出力先を作成しておきましょう。

IDの取得

欠席届テンプレートとPDF出力場所のIDは事前に取得しておきましょう。

試しに一度回答

Googleフォームを作成したら、右上の「プレビュー」ボタンを押下して、一度回答してみましょう。のちほど回答データを取得するためだけなので、どのような回答でも構いません。

プログラム開始

GASエディタを開く

準備したGoogleフォームからコンテナバインド型でGASプログラムを記述していきましょう。Googleフォームからコンテナバインド型のGASを開く場合は、こちらを参考にしてください。では、どんどんいきますよ、ついてきてください。

STEP.1　Googleフォームのフォーム項目をGASで取得する

Qiita012.gs

function Qiita012_formSubmit(e) {
  let itemResponses;
  // フォームの回答をイベントオブジェクトまたはフォーム自身から取得する。
  if (e !== undefined) {
    itemResponses = e.response.getItemResponses();
  } else {
    const wFormRes = FormApp.getActiveForm().getResponses();
    itemResponses =  wFormRes[wFormRes.length-1].getItemResponses();
  }
  console.log(itemResponses);
}

実行結果

18:50:29	お知らせ	実行開始
18:50:31	情報	[ { toString: [Function],
    getItem: [Function],
    setFeedback: [Function],
    setScore: [Function],
    getScore: [Function],
    getFeedback: [Function],
    getResponse: [Function] },
…
  { toString: [Function],
    getItem: [Function],
    setFeedback: [Function],
    setScore: [Function],
    getScore: [Function],
    getFeedback: [Function],
    getResponse: [Function] } ]
18:50:30	お知らせ	実行完了

これだとどんな値がとれているかはわかりませんが、ばっちりとオブジェクトは取得できていますので準備万端です。

STEP.2　Googleドキュメントで作成したテンプレートにSTEP.1で取得した値を設定する。

次に、回答内容をGoogleドキュメントに設定していきましょう。

このSTEP以降の

Googleドキュメント上の可変文字部に値を設定する
GoogleドキュメントをPDF変換する
作成したPDFをメール送信する

については第7回も併せて参考にしていただけると幸いです。

Qiita012.gs

// Qiita012_欠席届テンプレートファイル
const DOC_TEMPLATE = DriveApp.getFileById('1CMhLZpBcQ9Y_v0X1YzFOyWuBsmOzqaTmG6uDceVsDz8');

function Qiita012_formSubmit(e) {
  let itemResponses;
  // フォームの回答をイベントオブジェクトまたはフォーム自身から取得する。
  if (e !== undefined) {
    itemResponses = e.response.getItemResponses();
  } else {
    const wFormRes = FormApp.getActiveForm().getResponses();
    itemResponses =  wFormRes[wFormRes.length-1].getItemResponses();
  }
  
  // 回答をもとに欠席届を作成する 
  let wFileRtn = createGDoc(itemResponses);
}

function createGDoc(itemResponses) {
  // テンプレートファイルをコピーする
  const wCopyFile = DOC_TEMPLATE.makeCopy()
        , wCopyFileId = wCopyFile.getId()
        , wCopyDoc = DocumentApp.openById(wCopyFileId); // コピーしたファイルをGoogleドキュメントとして開く
  let wCopyDocBody = wCopyDoc.getBody()                 // Googleドキュメント内の本文を取得する
      , today = dayjs.dayjs();
  // 本日の日付を設定する
  wCopyDocBody = wCopyDocBody.replaceText(`{{date}}`, today.format('YYYY年MM月DD日'));
  // 以降はGoogleフォームの回答をマッピングする
  itemResponses.forEach(function(itemResponse){
    switch (itemResponse.getItem().getTitle()) {
      case '氏名を選択してください。':
        wCopyDocBody = wCopyDocBody.replaceText(`{{name}}`, itemResponse.getResponse());
        break;

      case '欠席日を入力してください。':
        dateF = dayjs.dayjs(itemResponse.getResponse()).format('YYYY年MM月DD日');
        break;

      case '連日にまたがって欠席する場合は、欠席期間の終了日を入力してください。': // 欠席の場合のみ対応
        if ( itemResponse.getResponse()!='' ) {
          dateT = dayjs.dayjs(itemResponse.getResponse()).format('YYYY年MM月DD日');
        } else {
          dateT = dateF;
        }
        wCopyDocBody = wCopyDocBody.replaceText(`{{applydatefrom}}`, dateF);
        wCopyDocBody = wCopyDocBody.replaceText(`{{applydateto}}`, dateT);
        break;

      case '届出理由を選択してください。':
        wCopyDocBody = wCopyDocBody.replaceText(`{{reason}}`, itemResponse.getResponse());
        break;

      default:
        break;
    }
  });
  wCopyDoc.saveAndClose();
  // ファイル名を変更する
  let fileName = '欠席届_'+today.format('YYYYMMDD');
  wCopyFile.setName(fileName);
  // コピーしたファイルIDとファイル名を返却する（あとでこのIDをもとにPDFに変換するため）
  return [wCopyFileId, fileName];
}

これを実行すると、作成した欠席届テンプレートと同階層に値が設定された欠席届が作成されます。ゴールはもうすぐそこですね。

ここでのポイントは第7回ではスプレッドシートの値をループさせながら可変文字部を変更していきましたが、今回はGoogleフォームの値をもとにするため、以下のようにフォームの項目名を判断しながら、対象となる個所を変更することです。

  itemResponses.forEach(function(itemResponse){
    switch (itemResponse.getItem().getTitle()) {
      case '氏名を選択してください。':
        wCopyDocBody = wCopyDocBody.replaceText(`{{name}}`, itemResponse.getResponse());
        break;
//
    }
  });

また何気なく使用しましたが、dayjs.dayjs()と記載している箇所があります。こちら、GASで使用できる日付操作ライブラリとなっており、非常に強力で柔軟なライブラリとなっています。日付操作を行う際は、ぜひお使いください。

dayjsライブラリを追加する場合は、GASエディタの左メニューよりライブラリ横の「＋」をクリックし、出てきたダイアログのスクリプトIDに以下のIDを入力してください。

1ShsRhHc8tgPy5wGOzUvgEhOedJUQD53m-gd8lG2MOgs-dXC_aCZn9lFB

そのまま「追加」をクリックすればGAS上で使用できるようになります。

STEP.3　GoogleドキュメントをPDF変換する。

こちらは、第7回とまるっきり一緒ですので、再掲だけしておきます。

createPdf

function createPdf(docId, fileName){
  // PDF変換するためのベースURLを作成する
  let wUrl = `https://docs.google.com/document/d/${docId}/export?exportFormat=pdf`;

  // headersにアクセストークンを格納する
  let wOtions = {
    headers: {
      'Authorization': `Bearer ${ScriptApp.getOAuthToken()}`
    }
  }; 
  // PDFを作成する
  let wBlob = UrlFetchApp.fetch(wUrl, wOtions).getBlob().setName(fileName + '.pdf');

  //PDFを指定したフォルダに保存する
  return PDF_OUTDIR.createFile(wBlob).getId();
}

STEP.4 変換したPDFを添付ファイルとして相手先にメールを送信する。

こちらは、神回で学んだ限界突破方式のメール送信を使いましょう。

sendEmailEx

function sendEmailEx(_recipient, _subject, _body, _option) {
  // 引数の内容でメールを下書き保存する
  const mailDraft = GmailApp.createDraft(_recipient, _subject, _body, _option);
  // 下書き保存したメールIDから下書きを取得し、メール送信を依頼する
  GmailApp.getDraft(mailDraft.getId()).send();
}

結論こんな感じのプログラムができました

Qiita012.gs

// Qiita012_欠席届テンプレートファイル
const DOC_TEMPLATE = DriveApp.getFileById('1CMhLZpBcQ9Y_v0X1YzFOyWuBsmOzqaTmG6uDceVsDz8');

// PDF出力先
const PDF_OUTDIR = DriveApp.getFolderById('1LSyUSpoHP8mMCyPIwgmy7QwKCQ_KQJkT');

function Qiita012_formSubmit(e) {
  let itemResponses;
  // フォームの回答をイベントオブジェクトまたはフォーム自身から取得する。
  if (e !== undefined) {
    itemResponses = e.response.getItemResponses();
  } else {
    const wFormRes = FormApp.getActiveForm().getResponses();
    itemResponses =  wFormRes[wFormRes.length-1].getItemResponses();
  }

  // 回答をもとに欠席届を作成する 
  let wFileRtn = createGDoc(itemResponses);
  // PDF変換してファイルIDを取得する
  let wPdfId = createPdf(wFileRtn[0], wFileRtn[1]);
  // PDF変換したあとは元ファイルを削除する
  DriveApp.getFileById(wFileRtn[0]).setTrashed(true);
  
  // 今回はPDFファイルを添付してメールを送信する
  sendEmailEx(
    '***************@gmail.com'
    , '【自動送信メール】欠席届の送信'
    , `受講生より欠席届が送信されました。`
    , {attachments: DriveApp.getFileById(wPdfId).getBlob()}
  );
}

function createGDoc(itemResponses) {
  // テンプレートファイルをコピーする
  const wCopyFile = DOC_TEMPLATE.makeCopy()
        , wCopyFileId = wCopyFile.getId()
        , wCopyDoc = DocumentApp.openById(wCopyFileId); // コピーしたファイルをGoogleドキュメントとして開く
  let wCopyDocBody = wCopyDoc.getBody()                 // Googleドキュメント内の本文を取得する
      , today = dayjs.dayjs();
  // 本日の日付を設定する
  wCopyDocBody = wCopyDocBody.replaceText(`{{date}}`, today.format('YYYY年MM月DD日'));
  // 以降はGoogleフォームの回答をマッピングする
  itemResponses.forEach(function(itemResponse){
    switch (itemResponse.getItem().getTitle()) {
      case '氏名を選択してください。':
        wCopyDocBody = wCopyDocBody.replaceText(`{{name}}`, itemResponse.getResponse());
        break;

      case '欠席日を入力してください。':
        dateF = dayjs.dayjs(itemResponse.getResponse()).format('YYYY年MM月DD日');
        break;

      case '連日にまたがって欠席する場合は、欠席期間の終了日を入力してください。': // 欠席の場合のみ対応
        if ( itemResponse.getResponse()!='' ) {
          dateT = dayjs.dayjs(itemResponse.getResponse()).format('YYYY年MM月DD日');
        } else {
          dateT = dateF;
        }
        wCopyDocBody = wCopyDocBody.replaceText(`{{applydatefrom}}`, dateF);
        wCopyDocBody = wCopyDocBody.replaceText(`{{applydateto}}`, dateT);
        break;

      case '届出理由を選択してください。':
        wCopyDocBody = wCopyDocBody.replaceText(`{{reason}}`, itemResponse.getResponse());
        break;

      default:
        break;
    }
  });
  wCopyDoc.saveAndClose();
  // ファイル名を変更する
  let fileName = '欠席届_'+today.format('YYYYMMDD');
  wCopyFile.setName(fileName);
  // コピーしたファイルIDとファイル名を返却する（あとでこのIDをもとにPDFに変換するため）
  return [wCopyFileId, fileName];
}

function createPdf(docId, fileName){
  // PDF変換するためのベースURLを作成する
  let wUrl = `https://docs.google.com/document/d/${docId}/export?exportFormat=pdf`;

  // headersにアクセストークンを格納する
  let wOtions = {
    headers: {
      'Authorization': `Bearer ${ScriptApp.getOAuthToken()}`
    }
  }; 
  // PDFを作成する
  let wBlob = UrlFetchApp.fetch(wUrl, wOtions).getBlob().setName(fileName + '.pdf');

  //PDFを指定したフォルダに保存する
  return PDF_OUTDIR.createFile(wBlob).getId();
}

function sendEmailEx(_recipient, _subject, _body, _option) {
  // 引数の内容でメールを下書き保存する
  const mailDraft = GmailApp.createDraft(_recipient, _subject, _body, _option);
  // 下書き保存したメールIDから下書きを取得し、メール送信を依頼する
  GmailApp.getDraft(mailDraft.getId()).send();
}

おわりに

お疲れ様でした。
第12回は「GASを用いてGoogleフォーム+ドキュメント+メール送信を自動化しよう」ということで、Googleフォームを用いたドキュメント作成の自動化を行ってみました。これによって、実業務でも使えるのではと思った方も多いのではないでしょうか。GoogleフォームやGoogleドキュメントなど、単品で考えると「あぁ便利だな」というレベルに過ぎませんが、組み合わせると「とんでもなく便利！！！」 となります。ぜひ、皆さんも実業務での活用に取り組んでみてください。引き続き、GASを楽しんでいきましょう！！
記事を読んで、「良いな」や「今後に期待できる！」と感じて頂けたらいいねやフォロー、コメントいただけると幸いです。それではまた次回をお楽しみに！

ブログでより詳しく解説しています！

以下画像をクリックしてブログにアクセス！！