働き方改革が流行り出してから、生産性向上への意識が高まっています。その中で、決まった時間の中でいかに効率的に業務を進めるか、すなわちタイムマネジメントのスキルが求められるようになりました。そこで、業務改善の一貫として、タイムマネジメントの方法とポイントを紹介します。

タイムマネジメントとは

・目標を達成するために時間を有効活用し、仕事を効率的・効果的に進めるための技術のこと。
・やるべき目標を達成するためにタスクを効率的に進め、時間を有効活用するためのビジネススキルのこと。
・仕事の効率性アップや生産力向上、モチベーションアップや精神の安定にもつながる革新的な時間管理術(タイムイノベーション)、時間管理のスキルのこと。

タイムマネジメントの必要性

日々の仕事は次のような特性があります。

タイムマネジメントのメリット

＜短期的なメリット＞
・仕事の効率化を通して、仕事の「処理能力」が向上する
・仕事の効率化により、新たなことに取り組む時間を捻出できるようなる
＜中長期的なメリット＞
・新たに捻出される時間を使って、独自性の高い仕事へ特化し、自分自身の仕事領域を確立することができる
・新たに捻出される時間を使って、自らの知識・スキルを磨き、より高い価値を発揮できるようになる
・上記を通じてより高いレベルで仕事を行えるようになる

自分自身の仕事の処理能力を上げるといった、短期的なメリットを享受することは非常に重要ですが、その観点だけではタイムマネジメントの最終的な目的である「成果を上げる」ことまではつながりません。

そこで重要になるのが、仕事の効率化によって得られる新たな時間の使い方です。仕事の効率化による「処理能力の向上」が実現できれば、以前よりも使うことのできる時間が増えるはず。その増えた時間を、「対処ではなく改善・改革へつながる仕事」「自分のキャリア上、今後必要となる仕事」「社内で自分自身が確立したい仕事」といった、「重要だが緊急ではない仕事」へ振り分けることで、中長期的なメリットが得やすくなります。

■ToDoリストについて

タイムマネジメント手法の一つとして、ToDoリストを作成してのタスク管理があります。そこで、ToDoリストについても以下紹介させていただきます。

ToDoとは

・自分が「行わなくてはならない事項」や「行う事項」を「To-Do」といいます。
・To-Doは期限が設定されていないのに対してタスク管理は期限が設定されています。

ToDoリストの作成手順

①漏れや重複のない「ToDoリスト」を作成するために、「ToDo一覧表」に記載すべき項目を洗い出す。(番号、種別、タイトル、内容、・・・)
②「ToDoリスト一覧表」に記載した「ToDo」を、月間(または週間)スケジュールに落とし込む。(優先順位、難易度、納期など)
③月間(または週間)スケジュールなどから、その日の行動予定を「日程表」に落とし込む。
④1日の終わりに作業の振り返りを行い、次のリスト作成に活かす。
⑤月間(または週間)スケジュールなどから、30分程度毎に管理した「1日の行動予定(日程表)」を作成する→作成する時間を要するという欠点もあるため、時間拘束されたイベント(会議や出張など)を書き込むことがベターな解決法。