はじめに
こんにちは！
今回は、「求められている情報を的確に伝える方法」をまとめたので共有したいと思います！
仕事上のテキストコミュニケーションで、以下のような問題に直面しました。
1. 情報の詰め込みすぎで、文章量が膨大になってしまった
2. 最終的に伝えたいことが迷子になってしまった
これらの問題を解決するために実践している方法を共有させて頂きます！
他に皆様の意識していることがあれば、ぜひ教えてください！！
参考本
結論
1.読む相手を明確にする
2.主題は1つに限定する
3.主題に収束する全体像を練る
4.結論ファーストで書く
5.感想は含めず、事実と意見だけを書く
1.読み手を明確にする
読み手が誰であるのかを事前に明確にすることで、文章内容の精査を行うことができます！
- 読み手はだれなのか
- その読者は、どれくらいの予備知識があるのか
- その文書に何を期待し、何を要求しているのか
これらを明確にしておくことで、読み手にとって常識であることを長々と書くことを防ぐことができます。
また、結論ファーストを心がけて、全体的な文章量を減らすことも大切です！
【例】
-
「問題報告書」の場合
- 読み手の疑問：「問題の発生した原因は何か」
- 伝えるべきメッセージ：「問題発生の原因は〇〇です。なせかというと〇〇」
-
「販売企画書」の場合
- 読み手の疑問：「売り上げ拡大のための新しい企画はないだろうか」
- 伝えるべきメッセージ：「〇〇という企画が売り上げ拡大に繋がります。具体的には〇〇」
このように、読み手の関心や疑問を的確に理解することが、重要になります。
まとめ
読み手を明確にして、求められていることを適切に把握する！
2.主題は1つに限定する
複数の主題が混在すると、読む相手に与える印象が散漫になり、文章の説得力が低下します。
文章の主題は1つに限定して、他の主題に関しては、分離して伝えるようにするべきです。
【例】
⭕️良い例
効果的なテクニカルライティングについて
❌悪い例
効果的なテクニカルライティングとリモート勤務普及によるテキストコミュニケーションの重要性について
まとめ
主題を1つに限定し、読み手が理解しやすくなる！
3.主題に収束する全体像を練る
主題に紐づいた構成を意識することで、全体の一貫性を保つことができます！
本文を書く前に、何を目的にして文章を書くのか・何を主張したいのかを一つの文にします。
※ここでは、参考文書で使われている同じ「目標規定文」と呼ぶことにします。
本文を書いている途中で内容の取捨選択に迷った時も、目標規定文を軸に判断することができます!
【例】
⭕️良い例
この投稿では、状況の応じた効果的なテクニカルライティングを行うための方法を示す。
❌悪い例
この投稿では、リモート環境でより重視されてきたテクニカルライティングを効果的に行う方法を示す。
「リモート環境でより重視されてきた」の部分は、今回の主題に関係ないため、読者に与える印象が散漫になってしまいます。
目標規定文はなるべく主題に収束されるようにするべきです。
まとめ
主題に収束する全体像を練ることで、全体の一貫性を保つ！（何が伝えたかったかが読み手に伝わる）
4.結論ファーストで書く
結論を先に伝えることで、読み手の負担を減らすことができます！
結論を読めば全体の要点が掴めることが理想です。
文章の冒頭に短くまとめた結論で概観を掴むことができれば、細部の記述を理解・吸収することがとても容易になります。
また、忙しい人であればあるほど、文章に目を通すことのできる時間は減るので、結論を先に伝えることが大切になります。
【例】
「私の考えは⚪︎⚪︎です。根拠は2つあります。1つ目は、⚪︎⚪︎…」
ここでの注意点は根拠は2つ以上5つ以内にすることです。
1つの根拠だけでは、説得力がありません。
また、6つ以上だと情報が多くなり、読み手が混乱してしまいます。
まとめ
結論ファーストにより、読み手の負担を減らすことができる！
5.感想は含めず、事実と意見だけを書く
内容は事実と意見に絞り、適切な使い分けをすることで説得力が強まります！
事実や意見といった必要なことはもれなく記載する必要がありますが、感想のような不必要なことは記載する必要はありません。
また、事実と意見の取り扱いにも注意が必要です。
注意点は、2点あります。
①事実と意見の混同
文章に意見と事実が混合してしまうと、文章全体の構成がぐらついてしまい、説得力が損なわれてしまう場合があります。
【例】
意見：近年、高齢化が進んでいる。
事実：15～64歳人口は、平成7年（8726万人）をピークに減少し、30年（7545万人）はピーク時より1181万人少なくなっている。
（統計局ホームページより）
事実の記載は、一般的・抽象的ではなく特定的・具体的であるほど、情報としての価値が高く、読み手に与える説得力が強くなります。
②曖昧は表現は使わない
曖昧な表現は、考えをクリアにしていくうえで妨げになります。
特によく使われる曖昧は表現は、「～と考えられる」「～と思われる」「適切な」「見直し」です。
【例】
❌悪い例
〇〇組織の適切な見直しが必要だと考えられる
⭕️良い例
東京・大阪など大都市圏での〇〇（具体的な職種名）人員を増大させる
まとめ
事実と意見を適切に使い分けることで、説得力が強まる！
総まとめ
1.読む相手を明確にすることで、要求に対して適切な答えを伝える
2.主題は1つに限定することで、読み手が内容を理解しやすくする
3.主題に収束する全体像を練ることで、内容に一貫性を持たせる
4.結論ファーストで、読み手の負担を減らす
5.感想は含めず、事実と意見だけを書いて説得力を強める
最後に
ここまで記事を読んでいただき、ありがとうございました！
初めての社会人生活でまずぶつかった壁は、テクニカルライティングでした。
セルフチェックだけでは気付けない改善すべき点が多くあるので、都度先輩方などにフィードバックをもらいながら見直しをしていきたいです！
これからのエンジニア生活、超超最高のテンションで頑張ります！！