※この記事はKANGENの梅ぼしとにらめっこがお送りします。
※この記事は、5分程度で読めます。
はじめに
今回は、自身が長年悩んだこと。 「伝える技術」 にフォーカスしたポエムです。
できるだけ明日から実施できそうな内容にできればいいな。。
こんな方法もおススメだよってコメントもお待ちしております！
この記事は、以下のような方を想定して書いております。
- なかなか聞きたいことが相手に伝わらない
- 伝えたつもりなのにそんなこと言っていないと言われた
- 報告に苦手意識がある
ある日現場の上長に言われた一言
皆さん、こんなことを言われたご経験はありますでしょうか？
わからない箇所を質問した際
「結局何が言いたいの？」
「申し訳ないけど、私の工数の単価は高いから時間をかけないでほしい」
納品ぎりぎりでの
「そこの仕様はこう変えよう。え？前決めた？そんなこと言っていないよ」
はい。すべて私の経験です。
そんな梅干しでしたが、その際の悔しさや絶望を糧に、色々なコミュニケーション本を読んでは実践の繰り返し。。。etc
あれから7年！まだまだ未熟な面は多いものの
「梅干しさんの説明は分かりやすい！」 と言って頂いたり、
大事なエンドユーザー(IT業界でいうお客様のこと)会議でも
「○○については、梅干しさんに説明してもらいます。」 と話を振って頂けるようになりました。
なので、少しでも過去の私に似ている方々へ方法を共有するべく（ためになれたら嬉しい）この記事を書いていきます。 なるべく簡潔に！
（目次）伝える際に気を付けていること
1. 忙しい人を捕まえる方法（乱用注意）
2. 結論よりも先に伝えていること
3. 自分を守るための証拠を作ろう
4. 相手に合わせた言葉を使おう
5. 人によって印象に残る方法は違う。色々試してみよう！
6. 話す前の準備／練習方法
1. 忙しい人を捕まえる方法（乱用注意）
「1分だけよろしいですか？」 と言ってみましょう。
1分だけで、嫌がる人はあまりいません。
※簡潔に話せるレベルが上がってきたら、実際にかかりそうな時間を予測して提案すると◎
ただし、この方法で毎回長話を繰り出すと信用が落ちてしまう可能性ございます。
2. 結論よりも先に伝えていること
色んな記事で見かける結論ファースト。
実際、本当に大事なことだと思います。
ただその前に、この会話が
「相談」なのか
「報告」なのか
「雑談」なのか
相手に伝えてから話を始めると、色々スムーズです。
相手も
・「報告」とわかっていれば、脳のリソースもそんなに割かなくて済む。
・「相談」とわかっていれば、一緒に解決する方法を考えながら話を聴いてくれる。
・「雑談」とわかっていれば、時間がない時は断ってもらえる。
3. 自分を守るための証拠を作ろう
相手と話したことは、必ずメモを取りましょう。
そして、とったメモは相手に送りましょう。これがあなたを守る証拠になります。
例えば、
納品ぎりぎりでの
「そこの仕様はこう変えよう。え？前決めた？そんなこと言っていないよ」と言われた際
自：「先日お話しした際に議事録として○○/○○にメールをお送りしております。そちらに記載ございます。」
等証拠があれば自分自身を守れます。
また、メモを相手に送ることで認識のずれも起こりにくくなりますので、おススメです。
（認識ずれていれば、相手からご指摘がもらえ、なければ指摘されなかったことを理由にできる）
4. 相手に合わせた言葉を使おう
IT業界に長くいると、カタカナを多く使用する機会が増えてきます。
また、仲間内でその用語を多く使用するためすぐ口から出てくるようになりますが、、
エンドユーザーや新人の方にそのまま伝えると、相手の負担が大きくなります。伝わらないこともしばしば。。
例えば、
お店を「問屋」でおぼえているおばあ様に、「Amazonでセールがあってさ～」と言っているようなもの。
（
「海外まで買い物に行くのかい？」）
相手に伝わるように、補足説明を加えて話したり相手に合わせた言葉を使うようにすると、喜ばれます。
5. 人によって印象に残る方法は違う。色々試してみよう！
人によって、
・視覚の情報が優位な人
・聴覚の情報が優位な人
・体感覚の情報が優位なひと
がいるようです（詳しく知りたい方は、ＮＬＰ心理学を勉強してみてください）。
例えば、こんな経験はありませんか？
・参考の本をいくら読んでも覚えられないＡさん。
→本を朗読してくれるサービスを利用するとどんどん内容が入ってくる。
・先輩にいくら教えてもらってもなかなか覚えられないＢさん。
→実際に作業を体験したら、すぐ理解できた。
それも、優位な情報の受け取り方があるからだそうです。
もし、話してもなかなか伝わらない方には実際に図を作成したり
図で伝わらない人には電話で会話したり
それでも伝わらない人には実際に体験してもらったりと伝える方法を工夫してみることをおすすめします。
6. 話す前の準備／練習方法
今までにやってきた練習方法
・話す内容を一度箇条書き→伝えたい優先順位で並び替え
・箇条書きしたメモを見せながら話す
・自分の話し方を録音や録画で確認する。
・「あー」「えっと」と頻発する前に出そうなら沈黙する。
・話し始めて「まず結論ですが」といい、自分を追い詰める(この話の結論が何かも考えておく)。
等
最後に
最後まで読んで頂き、ありがとうございました！
冒頭でも記載しましたが、おススメの伝え方がありましたらご教示頂けると喜びます
皆さん毎日お疲れ様です！生きてるだけで偉い！ということで、梅干しとにらめっこがお送りしました！