業務の自動化ってどうすればいいの？ってか自動化ってなに？自動化するといいことあるの？を考えるヒント

はじめに

この記事は弥生 Advent Calendar 2023の8日目の記事です。

弥生株式会社のふぁです。情報システム部のインフラとCXチームのテクニカルリーダー (兼務) として弥生のシステム基盤を支えるプロジェクトであったり、新しい仕組みの導入推進を担当しています。

CXチーム (当時はCRMという名称でした) では「オンプレミス データ ゲートウェイでPower Automateの課題を解消した話」のようにデータ連携の自動化を進めていたり、インフラチームでは自動化を見据えた基盤設計や運用保守の自動化などにも取り組んでいます。

この記事では「業務の自動化ってどうすればいいの？ってか自動化ってなに？自動化するといいことあるの？」を考えるヒントになるような基礎的な内容を記載したいと思います。

業務自動化の目的

まずパッと思いつく目的は以下のようなものでしょうか。

1. 属人制排除 (工数安定、品質維持、負担軽減)
   1. 工数が安定し、見積もりしやすくなる → 「XX分で処理できそう！」
   2. 品質を維持しやすくなる → 「安定して結果が得られる！」
   3. 「XXXXさんしかできない」を回避しやすくなる → 「YYYYさんが代わりに対応します！」
2. 手間削減 (時間短縮)
   1. 単純に人間の手間を削減できる → 「捻出できた時間で新しいチャレンジ！」
3. ミス防止 (品質向上)
   1. コピペミス、判断ミスを削減して品質を向上させる → 「私、失敗しないので」

どれも解決できたらうれしいですね。
これらは自動化の仕組みを上手く利用することで、実現できます。

業務自動化するためには？

まずは業務を自動化する前に今どんな状態なのか把握することが重要だと思います。
自動化の状態にはいつかの段階があります。

1. 手動
2. 一部自動化
3. プロセス自動化
4. AI自動化

1. 手動 (非自動化)

言わずもがな。職人がゴリゴリ手作業で頑張っている状態です。
これはこれで職人のお仕事は大変ありがたいのですが、職人の方が万が一病気に・・・とかなったら心配な状態ではあります。

2. 一部自動化

職人が手作業で実施していたプロセスの一部分を自動化できた状態です。
例えば、下図①と③は自動化できています。(まだ②と③は職人が頑張っています)

3. プロセス自動化

職人が消えました。
プロセスが一連として自動化されています。
ここまで実施できれば業務は自動化できたといっていいでしょう。

4. AI自動化

さらに発展させて、AI※を組み入れて状況に応じて柔軟な自動化が可能な状態を目指します。

※そもそもAIの定義については別議論として、ここでは機械学習を想定します

このように、いまの業務プロセスがどのような状態なのかが分かれば、どの状態を目指したいのかが見えてきます。
あとは、Automation Platform と AI Platform の選択になってきますが・・・

最後に

次回は、実際にプロセスを自動化するために、Automation Platform部分の例をご紹介できればと思います。