はじめに
Microsoft365のサービスの中で「Vivaインサイト」という業務時間の分析等を行なってくれるサービスがあります。
今回は、以前常駐していた現場で仕様についてMicrosoftサポートに色々聞いていたので、聞いた内容を覚えている範囲でアウトプットしたいと思います。
Vivaインサイトとは？
Vivaインサイトとは、Microsoft365内のサービスの中の一つになります。
従業員一人一人の生産性とウェルビーイングの向上を支援するモジュールになります。
※ウェルビーイングとは？
幸福で肉体的、精神的、社会的すべてにおいて満たされた状態のことを指します。
過去の記事でもVivaインサイトに関して記事を書いています。
良かったらご覧下さい。
Vivaインサイトの仕様
以下の仕様についてご紹介します。
- メール(OutLook)
- チャット/通話(Teams)
- 会議時間
- フォーカス時間
メール(OutLook)
メール送信/受信時のVivaインサイトの時間取得の指標は以下になります。
| 送信/受信 | 時間 |
|---|---|
| メール作成&送信(1通ごと) | 5分 |
| メール受信&確認(1通ごと) | 2.5分 |
しかし、以下のように定義されている時間より短い時間が割り当てられる例外もあるようです。
・1 通のメールを送信し、5 分以内に別のメールを開封または送信した場合、この 2 つの動作の間の時間は最初のメールに割り当てられます。
・1 通のメールを開封し、2.5 分以内に別のメールを開封または送信した場合、この 2 つの動作の間の時間は最初のメールに割り当てられます。
以下の記事を引用しております。
分かりにくいので例外の部分を図にしてみます。
・1 通のメールを送信し、5 分以内に別のメールを開封または送信した場合、この 2 つの動作の間の時間は最初のメールに割り当てられます。
1 通のメールを開封し、2.5 分以内に別のメールを開封または送信した場合、この 2 つの動作の間の時間は最初のメールに割り当てられます。
以下についてもMicrosoftサポートに確認をしましたが、今回紹介した時間でカウントされる仕様とのことです。
・メールを作成している時間のカウント
・メールを受信して読んでいる時間のカウント
チャット/通話(Teams)
Teamsのチャットと通話は以下のようにカウントされます。
チャット
1チャットごとにかかる時間は以下になります。
| 送信/受信 | 時間 |
|---|---|
| 1チャット送信 | 30秒 |
| 1チャット受信 | 0秒 |
チャット送信については、以下のような事項もあります。
15 分以内の各チャットまたはインスタント メッセージは、1 チャットとしてカウントされます。
これも分かりにくいため、図にしてみました。
メールと同様にチャットを書いている時間も含めて「30秒」にカウントされる仕様とのことです。
通話
予定表でスケジューリングしているTeams会議以外で通話した時間がカウントされます。
以下のように予定表にスケジューリングしたものは省く仕様になっているとのことです。
会議時間
以下の条件全てに合致するものが会議時間としてカウントされます。
- 「必須出席者」 or 「任意出席者」、「リソース(会議室等)」が登録されているスケジュール
- 自分以外の参加者がいるスケジュール
Teams会議も会議時間としてカウントされます。
しかし、自分以外の出席者がいない会議はカウントされません。
以下の会議に関しては、会議時間のカウントから除外されます。
会議時間から除外されるもの
- 長さが 24 時間以上の会議
- プライベート としてマークされた会議
- 自分以外の参加者がいない会議 (たとえば、予定表でフォーカス時間をブロックしたり、リマインダーを設定したりする場合)
- 次のいずれかの値に設定されている会議。
〜〜〜〜〜〜〜
空き時間
別の場所で作業
仮の予定
外出中
〜〜〜〜〜〜〜
詳細については、以下の公式ドキュメントをご覧下さい。
フォーカス時間
フォーカス時間とは、作業に集中している時間になります。
以下のように算出されます。
フォーカス時間=作業時間-共同作業時間
作業時間と共同作業時間については、以下になります。
作業時間
Outlookの予定表に登録する会議以外のスケジュールになります。
MyAnalyticsからも以下のように稼働時間を登録することが可能です。
共同作業時間
以下で費やした時間が共同作業時間の対象になります。
- Teams(Skype for Business)での会議
- メール
- チャット
- 通話
上記の時間の算出方法は、本記事で紹介した通りになります。
Microsoftの記事を抜粋
Microsoftの関連する記事の内容についても抜粋しておきます。
生産性の分析情報
これらの分析情報は、Microsoft 365 での最近の作業に基づきます。 [候補の表示] を選択して、現在の作業パターンを変更または改善する方法 (予定表でのフォーカス時間の予約や集中しようする時の通知のミュートなど) についてアイデアを得ます。指標について
共同作業、Teams や Skype for Business での会議、メール、チャット、通話に費やした時間に基づいています。 これらのメトリックの計算方法の詳細については、「共同作業」を選択します。フォーカスが可能 作業時間から共同作業時間を引いた時間と同じになります。個々の作業について 各週の残った時間が表示されます。 他の出席者と一緒ではない、予定表に登録された時間は、フォーカス可能 メトリックにカウントされます。 コラボレーション メトリックには、カウントされません。 また、予定表で "外出" としてマークした日は、この計算から除外されます。
これらの指標は、Outlook の予定表によって決定される、自分の作業時間についてのみ計算されます。
たとえば、毎日午前 9 時から午後 5 時 (1 日 8 時間の作業時間) を作業時間に設定し、特定の週に会議、メール、チャット、通話に 30 時間を費やした場合、ダッシュボードにはその週の共同作業時間が 75% で、フォーカス可能時間が 25% と表示されます。
詳しくは、以下の記事をご確認下さい。
さいごに
今回は、Vivaインサイトに関して記事を書きました。
公式ドキュメントがわかりづらく、正直苦労しかしておりません。
ただ、この記事が誰かの参考になってくれたら嬉しいです。
Vivaインサイトを仕事で扱う場合は、Microsoftサポートを積極的に使用することをおすすめします。