はじめに
人からタスクを振られる時、そのタスクの内容が分かりやすい指示者とわかりにくい指示者がいる。もっとひどい指示者だと、こちらがわからないことすら認識できないような話し方をする人もいる。そういう人に限って、自分の話し方の下手さを棚にあげて、こちらを非難するのである。そんな時は「あなたは声に出したことが100%正確に伝わる話し方をしている自信があるの？」という言葉をグッと飲み込んで「じゃぁやり直しますね。」とタスクに戻る。そして数か月でその現場を去ることにしている。
そんな半面教師から学んだ、人にタスクを振る際に心がけるべき話し方を、ここに残しておく。もちろんこれらは状況によっては正しい方法ではないかもしれないし、もっとよい方法があるかもしれない。あくまで私がフリーランスのエンジニアとして様々な現場に赴き、そこで経験したことを元に考えたものなので、参考程度に読んでもらえるとうれしい。
注意がこちらに向いているかを確認する
複数の人に連絡事項を話す場合は、話し手からの物理的距離によっては「はい、みんな注目！」みたいな注意を引く言葉が聞こえていない場合がある。相手が仕事に集中していれば尚の事である。
話しを伝えたい人の顔がこちらを向いているかを確認し、向いていない場合は個別に声をかけて、自分の話を聞いてもらえる状況を作ることが必要。
箇条書きで話す
私は常日頃から箇条書きは最強、と感じている。何をなすべきかが非常に明解なのだ。話す場合も箇条書きならぬ箇条話しをすると、相手のタスクが明確になる。
まずはタスクの個数をを伝え、それを一つ一つ端的に話すのである。
(例)
今日は新着ニュース機能を作ってください。やることは3つ。
一つ目はスキーマの作成。
二つ目はプログラムの作成。
三つ目はパフォーマンスの確認。
じゃぁ詳しく説明しますね。......
相手の前提知識を考慮する
相手の前提知識を考えながら話すようにしましょう。同じことを話しても、AさんとBさんでは持っている前提知識が異なるので、吸収できる量が違います。これは年齢や性別などは関係ありません。その人固有の知識量を考慮する必要があります。
例えば、Aさんはベテランエンジニアだからこのくらいは知っているだろうと思って説明を端折ったりしてはいけない。一口にベテランエンジニアといってもいろいろなタイプがあり、広く浅くやってきた人、狭く深くやってきた人、一部深く一部浅い人など様々だ。
マネージメントする立場にある人は、チームメンバーの"人となり"に興味を持ち、その人を知り、その人にカスタマイズされた伝え方をすることがより良い伝達を生む。もちろん最近ではテレワークによって、面と向かって雑談する機会も少なくなってきているので、できる限りで構わないと思っている。
個人的には、他人に興味のない人間はマネージメントはできないと考えている。
俗に言われる「ダメ上司」は、メンバーに興味がないからダメなのだと思う。
「じゃぁそんな感じで」はNG
ミーティングをしていると時々、いやわりと頻繁に、一部の人間のみで会話が始まる瞬間がある。彼らは役職的に上級だったり、技術的に上級だったり、とにかく一般の参加者が持っていない情報を持っており、それを元に話を進めることがある。そして最後には「じゃぁそんな感じで」で締めくくる。これは危険極まりない。
中には話を聞いていないほうが悪い、と思う方もいるだろうが、ミーティングの目的はあくまで物事の決定や、事柄の周知である。責任の所在を明確にすることではない。どんな感じなのか、改めてきちっと言葉で説明するべきである。
最後にまとめる
一通り話し終わったら、最後に箇条書きでまとめるとよい。話を聞いているうちに、最初のほうに言われたことなどすっ飛んでいることがまあまあよくある。そんな記憶を呼び戻してもらうために、最後に話をまとめるのである。その際は箇条書きを使うとなお良い。
「わからなかったら聞いて」に頼らない
少々言葉が悪いが、無能なマネージャーほど手を抜いた説明をした後、「わからなかったら聞いて」と言う。「わからなかったら聞いて」自体は必要なセンテンスではあるが、手抜き説明をしていい免罪符にはなりえない。
きちっとした説明をしなければ、わからないことを認識できていない、という状況を生み出すことになる。わからないことを認識しているならば、質問してくれるのでまだよいが、わからないことが認識できていないという状況は最悪である。やり直しがきかないところまで行ってしまってから気が付くケースを、私は様々な現場で見てきた。
そういった状況は、話しを伝える側が気を付けることで、ある程度防ぐことが可能であるということは、心に留めておいたほうがよいだろう。