Microsoft 365 Teamsでゲスト追加が必要になった理由
名市大では、Microsoft365のオンライン版が教育用に提供されていて、学生や教員等が使うことが出来ます。多くの日本の大学が同様と思われますが、名市大のMicrosoft365の契約プランは無料の「Office 365 A1」です。無料ではありますが、Word, Excel, PowerPointなどの定番ソフトに加えてTeams, Power Automate, Power Apps等のDXツールが幾つか提供されています。特に、大学の活動でも利用頻度が高いアプリとしてビジネスチャットツール「Microsoft Teams」があります。Teamsはチャットツールとしての機能、またオンラインビデオ会議機能があり、Microsoft365の中では頻繁に使うツールの１つです。今期のTeamsを使う大学講義にリスキリングの社会人学生が数名参加する事になり、種々の困難に直面しました。今回は情報共有として「Microsoft Teamsにゲストを追加する方法」を紹介します。
ホスト側Teamsへのゲスト追加後、反映に約4日
Teamsのヘルプサイトには「Teams でチームにゲストを追加する」という解説記事があります。ここに「ゲストには、Office 365 の職場または学校アカウント が必要です。 」とその後にハイライト欄に「注: チームにゲストを追加した後、アクセスできるようになるまでに数時間かかる場合があります。」と注意書きがあります。この2点について、実際のところを記載します。
1. ゲスト側Microsoft365環境の準備が必要
ゲストはリスキリングの参加する企業人材なので、会社のmicrosoft365のユーザアカウントを持っています。または、会社がこれを機にMicrosoft365環境を使用開始したケースもありました。この場合、ゲスト会社側のMicrosoft365の利用開始手続きは、大学側のゲスト登録処理日の最低でも1週間前に完了する事をお勧めします。
2. ホスト側Teamsのチームでゲストのメールアドレスを追加
Teamsのゲストを登録したいチームの名前の右にある「・・・」をクリックします。すると図のようにポップアップメニュが出てくるので「メンバを追加」を選択します。両方とも、赤い丸で囲っている箇所です。
選択すると、下図の様に画面全体にポップアップでメールアドレスの登録画面が出てきます。ここにゲストが保有する会社側Microsoft365のメールアドレスを記入して下さい。右の追加ボタンを押せばゲストの追加操作は完了です。
3. ホスト側Teamsのチームメンバにゲストが反映されるのを待つ[～4日]
ゲスト側会社Microsoft365は有料版でしょうが、ホスト側大学Microsoft365 A1は無料版です。無料のためにゲスト登録の反映は遅くなる可能性があります。とはいえ、サポートサイトのヘルプにはゲストの登録反映は数時間で完了と記載されています。実際はゲスト反映までどれ位の時間がかかるのでしょうか。数名分のゲストのメールアドレスを登録したのは、木曜日朝でした。しかし、木曜日午後には何も反映されずでした。また翌日の金曜日夜にTeamsを確認しても、何も変化を確認できませんでした(1.5日経過)。
月曜日朝にTeamsを確認したところ、数名のゲスト登録はTeamsの該当チームのメンバ欄に全て反映されていました。土日に確認をしていなかったので、確実な反映日数は不明です。しかしTeamsへのゲスト追加の反映には、ヘルプ記載の数時間ではなく、1.5日経過しても反映されないこと、今回の場合の様に数日待たないといけない事が判りました。
4. ゲスト側Microsoft365にログイン[職場Office, 大学Office]
ホスト側Teamsのチームメンバにゲストが反映されれば、正規のMicrosoft365[職場Office]と, ゲストのMicrosoft365[大学Office]の2種類をゲストが利用可能になります。ゲスト側のMicrosoft365 Web Browserで職場Officeにログインすると、右上で職場Officeとゲスト登録をした大学Officeの切り替えができるようになっています。大学Officeの方に切り替えをして、Teamsアプリを起動すればゲストとしての作業が可能になります。
ゲスト追加の作業時間見積
まとめると、Teamsへのゲスト追加の作業処理は数時間では終わりません。ゲストからメールアドレスを教えてもらい、Teamsにメールアドレスを登録するだけと考えていましたが、両方のSTEPに時間がかかる事は、説明した通りです。余裕を持った作業時間は下記になるでしょう。
- ゲスト側Microsoft365環境の準備＋ゲストのメールアドレスを取得 ： 1週間
- ホスト側Teamsへのゲスト追加 ： 1週間(4日反映待ち含む)
このように合計2週間がゲスト追加作業に必要と考えています。今回の記事が、同様の作業が必要となる方の参考になれば幸いです。