この記事は デジタルキューブ ＆ ヘプタゴン Advent Calendar 2023 の 12月22日分の記事として執筆しています。
はじめに
普段インフラエンジニアとして働いてる自分がイベント運営をすることになった。今まで企画やマネジメントなんてしたこともないし、サーバーいじってただけの自分が頑張った記録を残す。
参加することになった経緯
「若手メンバーで会社のイベント企画してよ」と言われ、始まった右も左も分からないイベント企画。若手メンバーだけということもあり、他のメンバーも何をすればいいか分からない状態。とりあえず、集まって話し合ってみることになった。
企画してみよう
とりあえず、はじめは顔合わせて自己紹介から始めた。その後、上司の方にいろいろ企画について教えてもらいながら、自分たちで当日のスケジュールや実施する内容を企画をしてみる。自分たちは一生懸命考えたつもりだけど、「他の人から見るとどうだろうか？」、「みんなが楽しめるような企画なってるだろうか？」いろいろ悩んだ。正直、「これ本当に面白いんか？」っていう不安はあった。
ちなみに、当日やったイベント内容は以下の通り
- アイスブレイク
- LT会
- トークセッション
- 懇親会
次々出てくる問題点
やることは決まった後は、登壇者への依頼・会場の予約・資料の準備などなどタスクが大量に発生する。自分たちではちゃんとやってるつもりでも、若手メンバーたちは詰めが甘い。あとから問題点が出てくる。
例えば、
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トークセッションの依頼をして登壇OKの依頼をもらった！→当日の流れも進行も伝えたし、バッチリだ！（でも、登壇者ってどんな人か普段どんなことやってるのか調査してないよね？モデレーターとしての仕事内容調べた？）
→数日前に調べ始めて辛い・当日の進行グダグダ -
会場は⚪︎⚪︎駅から近くで収容人数・機材もこれだけあれば大丈夫だ！（現地行ってみないとどのぐらい広くて、どんな環境にあるのか分からないよね？）
→当日行ってみたら思ってたよりも狭くて地下にあったのでスマホの電波が入らない・備え付けの機材との相性が悪くて映像がブツブツ切れる・映らない -
各企画の時間配分したし、これぐらいあれば大丈夫だろう（時間の見間違ってない？タイトに予定組すぎてない？）
→スケジュール見直したら時間見間違えて時間配分していた（登壇の依頼してた人たちが参加できなくなって何とかなった）・きっちり時間配分し過ぎて盛り上がった時などドンドン時間が押していく
他にもいろいろあって大変だった。準備はやり過ぎて悪いことはないので、イベント企画・運営する人は100%以上の準備をした方がいい。また、上手くいくことの方が少ないので常に悪い状況を想定して対応策まで考えておくと吉。
感想
めちゃくちゃ大変だった。普段の業務とは違うから何をするにしても調べながらで進捗が悪いし、人とのやりとりが発生するから思うように進まないこともある。でも、イベント当日に楽しそうにしてる人たちを見るとやって良かったという達成感もあった。またやる機会があった時には、今回の経験を活かして頑張りたい。
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上記で今回の経験を活かしたいと語ったけど、2024年1月20日に仙台でJAWS-UGのイベントで司会をすることになったので頑張ろうと思います。内容としては、re:Inventの感想を話してもらったり、新サービスの話をしてもらうイベントです。よかったら、きてください。