はじめに

　会議中に取ったメモを整理して議事録するのって面倒ですよね。
録音して文字起こし→ChatGPTって流れで良いじゃんって思われるかもしれませんが、世の中なかなか録音できない業務形態だったりするんです。

ということで、メモから議事録を作る方法を考えてみます。

まずは雑に指示してみる

とりあえず、何も考えずにChatGPTにメモを渡して議事録を作らせてみましょう。
(いわゆるZero-Shot Prompt)

プロンプト

以下のメモから議事録を作ってください。

#メモ
2025/1/13 14時～15時、C会議室
相手は山本さん、渡辺さんが、当方は自分(池田)のみ参加した。
会議内容は「業務で活用できそうなLLMの調査結果」だった。

当社はオンプレミス環境を希望したが、調査してもらったところ希望に叶うLLMはなかった様子。
ChatGPTは漏洩しても問題ない情報については入力OK、性能も高い。
Claude3.5 Sonnetは他アプリケーションの操作もできるため、ワーキンググループを立ち上げて試行した方が良い
Gemini2.0は導入実績情報が少ないので未知数

今後の方針としてはまずはChatGPTを一部社員が試行してみる
当社のアクションはChatGPT、Claude3.5 Sonnetを導入し、ワーキンググループのメンバーをアサインする必要がある。(田中あたり？)


正直ワーキンググループには入りたくない←これは議事録には載せない

結果

結果はこちらです。

議事録
日時: 2025年1月13日 14:00～15:00
場所: C会議室
参加者: 山本さん、渡辺さん、池田

議題
「業務で活用できそうなLLMの調査結果について」

議事内容
調査結果の共有

オンプレミス環境への対応:
当社が希望するオンプレミス環境に対応したLLMは見つからなかった。
各LLMの特徴:
- ChatGPT:
  漏洩しても問題のない情報であれば入力可能。
  性能が高く、業務活用に適している。
- Claude3.5 Sonnet:
  他のアプリケーション操作が可能。
  ワーキンググループを立ち上げて試行する価値があると判断。
- Gemini2.0:
  導入実績に関する情報が少なく、現時点では未知数。

今後の方針
- 短期目標:
 ChatGPTを一部の社員で試行運用する。
- 中期目標:
 ChatGPTおよびClaude3.5 Sonnetの導入を検討。
 ワーキンググループを立ち上げる必要がある。
 ワーキンググループメンバーには田中さんが候補として挙げられた。

アクションアイテム
- ChatGPTの試行運用
  部社員を対象に試行を開始する。
- Claude3.5 Sonnetの試行
- ワーキンググループを設立し、導入の可能性を検証する。
- ワーキンググループのメンバーアサイン
  候補: 田中さん

以上

悪くないですね。たたき台としては十分です。

議事録のフォーマットを定義する

各職場には議事録のフォーマットというものが何となくあると思います。
次はフォーマットを指定するとどうなるかを見て見ましょう。
(いわゆるFew-Shot Prompt)

プロンプト

議事録を作るのを手伝ってください。
まずはフォーマットを指示します。その後にメモを渡すのでフォーマット通りの体裁に整えてください。


#議事録のフォーマット(記載内容はサンプル)
<日時>
2025年1月11日(土)　13:00～13:30

＜場所＞
A会議室

＜出席者＞
相手方：鈴木、山田
当方：佐藤

＜調整内容＞
生成AIの活用方法について協議した。
主な内容は以下のとおり。

・ドメイン知識のない領域では生成AIの出力の良し悪しが判断できないため、
　使わない方が良い。

・会社の機密情報は入力しない

・新規のアイディアを生成する場合は著作権等に気を付ける

・生成AIの活用に対するインフラの課題については
　IT部門に確認要

・どの生成AIを使うかは継続して調査要。
　まずは既存の生成AIについて調査を進める。

これでフォーマットの設定が完了しました。
この状態でChatGPTにメモを渡してみます。

メモ

#メモ
2025/1/13 14時～15時、C会議室
相手は山本さん、渡辺さんが、当方は自分(池田)のみ参加した。
会議内容は「業務で活用できそうなLLMの調査結果」だった。

当社はオンプレミス環境を希望したが、調査してもらったところ希望に叶うLLMはなかった様子。
ChatGPTは漏洩しても問題ない情報については入力OK、性能も高い。
Claude3.5 Sonnetは他アプリケーションの操作もできるため、
ワーキンググループを立ち上げて試行した方が良い
Gemini2.0は導入実績情報が少ないので未知数

今後の方針としてはまずはChatGPTを一部社員が試行してみる
当社のアクションはChatGPT、Claude3.5 Sonnetを導入し、
ワーキンググループのメンバーをアサインする必要がある。(田中あたり？)


正直ワーキンググループには入りたくない←これは議事録には載せない

結果

結果はこちらです。

<日時>
2025年1月13日(月) 　14:00〜15:00

<場所>
C会議室

<出席者>
相手方：山本さん、渡辺さん
当方：自分(池田)

<調整内容>
「業務で活用できそうなLLMの調査結果」について協議した。
主な内容は以下のとおり。

・当社はオンプレミス環境を希望したが、調査してもらったところ希望に匹適するLLMはなかった様子。

・ChatGPTは漏洩しても問題ない情報については入力OK、性能も高い。

・Claude3.5 Sonnetは他アプリケーションの操作もできるため、ワーキンググループを立ち上げて試行した方が良い。

・Gemini2.0は導入実績情報が少ないので未知数。

<今後の方針>
・まずはChatGPTを一部社員が試行してみる

・当社のアクション：ChatGPT、Claude3.5 Sonnetを導入し、
ワーキンググループのメンバーをアサインする必要がある。
(田中あたり？)

概ね、指定したフォーマットに直してくれました。
これをシステムプロンプトとして埋め込んだChatGPT(他LLMでも可)を職場ごとに用意すれば、所望のフォーマットで議事録のたたき台を作ってもらえそうですね。