はじめに
box(https://www.box.com/ja-jp/home)の権限付与の方法を記載いたします。
boxの権限の種類
boxにはフォルダやファイルに付与できる権限は以下の３つがあります。
a) このフォルダ内のユーザ
b) 会社のユーザ
c) リンクを知っている全員
「a) このフォルダ内のユーザ」は、フォルダに参照権限があるユーザしか参照できません
「b) 会社のユーザ」は、企業でboxを契約している場合、その会社のユーザは全て参照することができます
「c) リンクを知っている全員」は、そこのフォルダやファイルのリンクを知っていれば、boxにログインしなくても（boxのユーザがなくても）アクセスすることができます
共有用のリンク
フォルダやファイルをシェアするリンクは、以下の画面の赤四角の箇所をクリックすることで参照できます。
I)フォルダの場合
II)ファイルの場合
上記のボタンを押すと、下の画面が出てきて、共有用のリンクが確認できます。
以下が共有用のリンクになります。
https://XXX.box.com/s/XXXXXXXXX
なお、注意する点として、
ブラウザで表示されているリンクを使っても、他の人は参照することができないケースがありますのでご注意ください。
権限の付与
先ほどの共有用のリンクの画面上で、「このフォルダ内のユーザー」ボタンをクリックすると、
アクセスの種類を選択することができます。
ここで「会社のユーザ」や「リンクを知っている全員」など他の権限方式に変更することができます。
「リンクを知っている全員」権限について
「リンクを知っている全員」に設定した場合、その共有用のリンクを知っていれば誰でもアクセスできてしまい、機密データの場合セキュリティ上問題になるケースがございます。boxユーザを持たないメンバーと機密データをやり取りする場合は、セキュリティの観点でzipファイルなど暗号化ファイルを利用してファイルを共有し、パスワードは別途メールで送るなど工夫したほうがいいかもしれません。
さいごに
boxは大容量のファイルを共有する際とか、ファイルのバージョン管理とかいった観点で非常に有益ですので、ぜひ権限付与方法をマスターして、チーム内のドキュメント管理を効率化しましょう。
参考になりましたら、幸いです。