はじめに
コロナウィルスの影響でフルリモートワークが始まって約3ヶ月が経過しました。
日々の業務で気付いた良かったこと、課題など気づいたことを整理してKPTの形式でまとめてみようと思います。
KよりPTのほうが興味があると思うので、記載順はPT->Kの順にしました。
読んでみて、うちでは他のやり方で解決してるぞ！とかあれば教えてほしいです。
忙しい人向けのサマリー
- コミュニケーションが減少しがちなので、機会を設けよう
- ルーティーンを作って、公私を切り替えよう。
- オンラインの会議にトラブルは付き物。それも含めた時間配分をしよう。
- 途切れた音声などは遠慮せずに聞き直しましょう。無駄に時間を過ごすよりマシです。
- web会議では発言者が孤独になりがちです。リアクションを取ってあげましょう。
PROBLEM(課題) & TRY(解決策)
コミュニケーションの減少
普段の何気ない雑談から仕事にまつわる連絡や質問まで、全てにおいてハードルが上がりました。
相手の状況が見えないから声をかけづらいし、ちょっとした連絡をするにもチャットでの連絡やweb会議の設定の設定などオフラインより手間がかかります。
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TRY
・ランチミーティングやコーヒータイム(任意参加で休憩時間を揃えて雑談する)など、コミュニケーションを取りやすい環境を作る
仕事中に雑談をしようとするとハードルが高いので、それをするための場を設ける。そうすることで少しでも話しやすい空気を作れると思います。
・雑談をするためのチャットスペースをつくる。
オフラインでの雑談をこのスペースで再現できるようにする。社内twitterみたいな使い方ができると良さそう。
公私の切り替え
いままでは出勤/退勤を行うことで生活のON/OFFを切り替えていました。それがなくなったことで仕事を始めるときにだらだらとしてしまったり、仕事が終わった後もちらっとslack見たりと仕事とプライベートの境界線が希薄になってしまいました。
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TRY
・切り替えスイッチを作る
出勤/退勤に変わる切り替えるためのルーティンを作る。ex)着替え、散歩などなど。
会議がやりづらい
web会議だとどうしても発言が途切れたり、映像がとまったりで会議の進捗が遅くなりがちです。また、ホワイトボードや付箋などアナログなツールが使えなくなったので、図を書いたり付箋で話を整理したりすることが難しくなりました。
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TRY
・割り切る
映像や通話が途切れたりするのは避けられないです。進捗が遅れることも視野に入れた時間配分にしましょう。途切れて聞き取れない場合は遠慮せずに聞き直しましょう。内容を把握的ないまま時間を過ごすほうが無駄です。
・ツールを使う
ホワイトボードや付箋などはツールがあるのでそれに置き換える。スプレッドシートやwebex teamsのホワイトボード※など。
※webex teamsのホワイトボードのサンプル
発言に気を使う
どうしても会話ではなく、文でコミュニケーションをすることが増えるため表現に気を使います。文章は対面で話すよりも得られる情報が少ないため、受け手に伝わらなかったり、誤解を与えてしまうことがたまにあります。
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TRY
・勢いや流れで発言しない
文は基本的に攻撃的になりがちです。書いた後にすぐ送るのではなく、ほかの表現がないかなど文を見直してから発言する癖をつける。
・絵文字やリアクションを積極的に使う
文では感情を表現しにくいので、絵文字やリアクションでそれを表現する。そうすることで相手により情報を伝えることができる。
会議での発言中に孤独感を感じる
WEB会議中はノイズが乗ると迷惑なので、喋る人以外マイクをミュートにすることが多いと思います。それにより発言者が聞いている人のリアクションをもらえず孤独に陥ってしまいます。
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TRY
・リアクションをとる
カメラを付けていい場合はカメラを付けて、うなずいたり大げさにリアクションを取ったりすることで話し手に伝える。
カメラをつけれない場合は、チャットなどを用いて発言に対する反応をしてあげる。
KEEP(良かったこと・継続したいこと)
出勤時間が0になる
辛い満員電車に長い時間揺られることがなくなったことで、ストレスが大分無くなりました。長時間通勤してる人にとっては大きいメリットだと思います。
勉強会の参加がしやすくなる
移動時間や開催場所にとらわれることが無くなるため比較的参加しやすくなりました。あと、会場の人数制限にも縛られなくなったのも大きいです。
仕事に集中しやすい
周りから割り込みで仕事を依頼されることが減るため、自分が集中している状態を維持しやすくなったと思います。