こんにちは。

今回も読んでいただきありがとうございます。

社会人になって当たり前のようにリモートワークをするなか、
なければ死活問題となるものがあります。

それがチャットツールです。
ChatWorkやslackが主なチャットツールでしょうか。

人によっては毎秒チャットに文字を打ち込んでいる方もいるかと思います。
それほどチャットの仕事への影響力は高く、チャットの文章がへたくそだと
仕事が出来ない人間だと思われても仕方ありません。

私が入社したての頃は文章の作り方がへたくそで、
全く相手に伝わる文章が作れませんでした。

そのせいで上司からは質問を質問で返されてしまったり、
もっとわかりやすく伝えてくださいと言われる始末。

「これなら伝わると思って書いているんだけどなぁ。。。」

そう思う日々でした。

そんなモヤモヤした日々を過ごす中、
質問や相談時にあるテンプレートを使うようになってから
今まで質問に質問で返されていた文章が
「はい、それでお願いします」や「こちらの方が良いと思います。」と
いったようにすぐに回答をいただけるようになりました。

そのおかげで仕事の効率もあがり、
質問や相談が億劫でなくなりました。

そんなテンプレートを下記に記載しますので、
普段の業務に使ってみてくださいね。

相手に質問や相談の内容が伝わるチャットテンプレート

お疲れ様です。
○○の件について××です。(○○は仕事の具体的内容など)

{質問や相談を記載}

{質問や相談に関して、自分で調べたこと。自分の現状報告。自分の考え}

{締めの言葉。お手数をおかけしますがご回答よろしくお願いいたします。など}

少し解説します

たったこれだけです。
簡単そうに見えませんか？
実状は報告内容を考えたり質問を端的に述べることが難しいことが多いのですが、今回はそこまで深堀りしません。

××について

××の中に入るのは4つです。

• 質問
• 相談
• 提案
• 共有(報告)

××に入る言葉によって、自分の調べたことや現状報告、自分の考えをどのように記載するかどうかも変わってきます。

• 質問：「～でしょうか？」
• 相談：「～○○の方法についてどうしていきましょうか？」
• 提案：「～○○で進めるのが良いと考えておりますが、いかがでしょうか？」
• 共有(報告)：「現状は以下のようになっております。{以降現状記載}」

現状報告について

よくあるビジネス情報発信では短い文章を送れ！と言われがちですが、
現状報告についてはその限りでないと考えています。

短い文章で伝わるならそれに越したことはないですが、
ずっとモヤモヤを抱えながら何十分も調べたことを一言二言で話せるもんなら話してみてほしいです。

出来るだけ状況が伝わるように、事実のみを報告してください。
調べた経緯とか絶対に入れないでください。
質問を受けた人は経緯とかどうでもいいです。
必要なのは分からないことや分かっていること、前提条件です。

次からはそれぞれの一例を挙げていきますので、より具体的なイメージをもって普段の業務に活かしていただければと思います。

質問の例

お疲れ様です。
要素2について質問がございます。

要素2の実装でエラーとならないためにはどうすればよろしいでしょうか。

要素1についてこういった仕様だと理解しております。
また、要素2については要素1を踏まえるとこういった仕様だと考えておりますが、
エラーとなってしまいます。

お手数をおかけしますがご教示いただけますと幸いです。

相談の例

お疲れ様です。
要素2の実装時間の見積もりについて相談がございます。

過去の経験から、2人日かかると考えております。
ただ見通しのつかない部分があり、そのあたりを重点的に相談させてください。

差し支えなければVCでの相談をお願いいたします。

提案の例

お疲れ様です。
要素2の実装方法について提案がございます。

要素2に使われる関数は以下の仕様がございます。

• 仕様1
• 仕様2
• 仕様3

以上の仕様を考えると、実装方法は○○と××の2つが候補に挙がります。
そのうち○○はより保守性があるため、私は○○が良いと考えております。
○○での実装で進めてよろしいでしょうか？

ご検討よろしくお願いいたします。

共有(報告)の例

お疲れ様です。
仕事1の進捗について共有です。

仕事1は50%ほど進んでおります。
また、後の業務内容は以前やったことがあり要領をわかっているため、
予定よりも少し前倒しで完了できる見込みです。

ご了承ください。

おわりに

以上相手に質問や相談の内容が伝わるチャットテンプレートでした。

私自身このテンプレートの一端を知ったのは
YouTubeでよくビジネス情報を発信されているマコなり社長がきっかけです。

どの動画でおっしゃっていたのかまでは覚えていませんが、
よく期待値調整という言葉を使われます。

今回のテンプレートも期待値調整をしています。

質問なのか、相談なのか、共有なのかで聞く人のやるべきことが変わってきます。
質問なら答えなきゃいけないし、相談なら話をより深掘って聞く必要があります。
共有ならリアクションスタンプを送るだけでも良いかもしれませんね。

相手に心づもりをさせるんです。
心づもりをさせるだけでまず驚かれることはほとんどなくなります。

このテンプレートを使って期待値調整をし、
必要最低限の事実を共有することでより正確な行動をしてもらえるようになります。

そうすれば質問された側は返事が楽ですし、質問した人へも正確な解答を出しやすいです。
また、質問した側は改めて自分が認識している状況を俯瞰でき、自分自身で解決策を見出すきっかけになる可能性があります。
そして両方のメリットはお互いの無駄な時間が短縮されることです。

質問する側が少し気を付けるだけでいいことづくめなんです。
これはテンプレートを使うしかありませんよね。

もし現状のままでいいとか、少しでも時間短縮したいと思っていないだとか、
そう思っているのであれば使わない方が良いです。

ただもし現状を変えたいと思っているのであれば、
明日から使ってみるともしかしたらそこから徐々に変わっていくかもしれませんね。