今回の改善チャレンジ！
こんにちは。ツールを作成して業務の自動化できないか日々考えているyoneといいます。
今回はVoiceflowいう ノーコードで音声アプリを作成できるWEBツールを使用して課題を解決していこうと思います。
これどういう意味だろ？これってどんな意味だったっけ？？
私は去年、別業種から転職しています（サービス業⇒小売業）。入社当時は、聞いたことがない用語、聞いたことはあるが意味を理解していない用語があり、話を完全に理解できていないことがありました。
これではいけない！と、会社から配布された用語集やWEBサイトで検索して理解するようにしていました。（過去形で言っていますが今でも・・・）
チームメンバーにも同じようなことがあったか、そのようなことがあった場合どうしているのか？を聞いてみると、
「店舗からシステム部への異動してきたので、システム用語は今でも・・・」
「わからないときは人に確認したり、自分で調べたりしてる」
と意見をいただきました。
なにが問題？？？
転職先や部署異動先等で分からない用語にブチあたることがある。そんな時「どんな方法を用いて対応しているか？」、その「対応方法のデメリット」はどんなことがあるか考えてみました。
どれも当たり前にやっていることなので、デメリットを考えたこともなかったんですが、それぞれ小さいですがデメリットがありました。
ということで、「もう少し手間をかけずに知りたい用語を調べることができないか？」と思い、改善にチャレンジしてみました！！！
過去課題改善記事はこちら
完成品の動画
作成してみよう
■使用ツール
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Voiceflow
ノーコードで音声アプリを作成できるWEBツール - Google スプレッドシート
Google社が提供するWEBベースの表計算ツール。Excelファイル形式と互換性があります。
0. 事前準備 - 用語集をGoogleスプレッドシートに作成
Googleスプレッドシートに用語集を作成します。
・項目
用語：用語を入力
意味：用語に意味を入力
※「業務用語」と「システム用語」の２つの用語集を作成しています。
1. 作成 - Voiceflowに用語の意味を教えてくれるフローを作成
全体フロー
①-1 用語集選択確認（業務用語orシステム用語）- VoiceFlow
用語集の選択を促す確認
①-2 用語集選択 - 利用者
用語集伝える（業務用語orシステム用語）
"業務用語"が選択された場合②-1へ、"システム用語"が選択された場合④-1へ
②-1 業務用語確認 - Voiceflow
知りたい業務用語を確認
②-2 業務用語確定 - 利用者
知りたい業務用語を伝える。
③-1 業務用語の"意味"を取得 - Voiceflow
②-2の業務用語に該当する"意味"をスプレッドシートから取得
③-2 業務用語の"意味"を伝える - Voiceflow
②-2の業務用語と③-1の業務用語の"意味"を元に結果を伝える。
④-1 システム用語確認 - Voiceflow
知りたいシステム用語を確認
④-2 システム用語確定 - 利用者
知りたいシステム用語を伝える。
④-3 システム用語の"意味"を取得 - Voiceflow
④-2のシステム用語に該当する"意味"をスプレッドシートから取得
④-4 システム用語の"意味"を伝える - Voiceflow
④-2のシステム用語と④-3のシステム用語の"意味"を元に結果を伝える。
全体フローの①～④の順に作成方法を説明します。
①用語集選択フロー
①-1 用語集選択確認（業務用語orシステム用語）- VoiceFlow
ブロック：Speak
業務用語・システム用語のどちらかを選択させる文章を設定します。
そして設定した文章を読み上げる音声情報（言語、音声）を選びます。
①-2 用語集選択 - 利用者
ブロック：Choice
選択された用語が業務用語orシステム用語orその他（No match）のいづれかを判断します。
その他（No match）の場合、音声通知する文章の設定と設定した文章を読み上げる音声情報（言語、音声）を選びます。
②業務用語選択フロー
②-1 業務用語確認 - Voiceflow
ブロック：Speak
意味を知りたい業務用語を確認する文章を設定します。
そして設定した文章を読み上げる音声情報（言語、音声）を選びます。
②-2 業務用語確定 - 利用者
ブロック：Capture
音声又は入力された業務用語保持します。
③業務用語取得・返却フロー
③-1 業務用語の"意味"を取得 - Voiceflow
ブロック：Google Shessts
事前準備で作成した用語集（業務用語シート）を設定し、「②業務用語選択フロー」の
Captureブロックで保持した音声又は入力した"用語"に該当する"意味"を取得するよう設定します。
③-2 業務用語の"意味"を伝える - Voiceflow
ブロック：Speak
用語の意味を回答する文章を設定します。
（Googleスプレッドシートより取得した"意味"を設定します。）
そして設定した文章を読み上げる音声情報（言語、音声）を選びます。
④システム用語フロー
④-1 システム用語確認 - Voiceflow
[②-1 業務用語確認 - Voiceflow]のシステム用語版として作成します。
④-2 システム用語確定 - 利用者
[②-2 業務用語確定 - 利用者]のシステム用語版として作成します。
④-3 システム用語の"意味"を取得 - Voiceflow
[③-1 業務用語の"意味"を取得 - Voiceflow]のシステム用語版として作成します。
④-4 システム用語の"意味"を伝える - Voiceflow
[③-2 業務用語の"意味"を伝える - Voiceflow]のシステム用語版として作成します。
2. 確認 - 動かし方
①赤枠のボタンをクリックします。
②実行テスト画面起動後赤枠の「Run Test」をクリックします。
3. 参考記事
Voiceflowのアカウント作成からわかりやすく説明されています。ぜひこちらも参考にしてみてください。
フィードバック
同僚のチームメンバーに実際に使用してもらいフィードバックしていただきました。
○良い点
- 転職・異動されてきた来た方や、新人の方向けにこういったツールがあるといいかもしれませんね。（チームメンバー Fさん）
- 作業しながらでも調べられる。（チームメンバー Sさん）
×悪い点
- 用語集は改定がめんどくさいかも。（チームメンバー Sさん）
- 業務用語は使わないかもしれないけど、システム用語は使える。
（チームメンバー Fさん） - 会社で声を出して調べるのは恥ずかしい。。（チームメンバー Sさん）
その他
- 書類の回付手順等の部署内の運用手順を教えてくれるようなものもよいかもしれない。
（チームメンバー Fさん）
レビューを受けて
会社で声を出して調べるのは確かに恥ずかしいなと。
（ちょっと考えれば気づきそうですが気づきませんでした。。）
また、用語集に関して指摘をいただきましたが、確かに面倒くさいし、手動の作業が発生している。考えても最善の方法が思いつくとは限りませんが、作成前には「作成しようとしているものはこれで完璧なのか？」と深堀して考えることも必要だと感じました。
まとめ
結果としては、転職・異動・新入社員と利用者が限定的となってしまったと感じました。また、悪い点や、改善点も多くいただいたので、改善しつつ、もう一つ発展させたツールとなるように再度検討してみたいと思います。
Voiceflowのような音声サービスは、お客様に便利で楽しくてお買い物していただけるような、「お客様向けサービス提供ツール」の作成にも向いていると感じたので、ぜひチャレンジしてみたいとおもいます。
今回も利用者の満足度の高いものを作成するのは難しいことだと改めて感じましたが、これからもめげずにツール作成にチャレンジしていきたいと思います！！！
以上、ご覧いただきありがとうございました。