この記事はディップ株式会社 Advent Calendar 2024の10日目の記事です。是非とも他の記事も読んでみてください！
自己紹介
Notion大好きDBエンジニアのだいちです。
今回はNotionを活用したタスク管理術について纏めていきます。
Notionを使っていない・知らなくてもタスク管理については参考にできるかと思うのでぜひ最後までご覧ください。
誰に向けた記事なのか？
今回は次のような経験をしている人向けに纏めていきます。
- 日々仕事に追われていると感じる
- どんなに仕事をしても終わらない
- 振られた仕事が沢山あるように感じている
何を隠そう自分も同じような気持ちになっている時期がありまして
自分に合ったタスク管理を見つけて仕事が楽しくなったので参考になると思います。
なぜタスク管理をするのか
皆さんはなぜタスク管理をしていますか？
自分は次に挙げるようなことからタスク管理は必須だと考えています。
- 期限を忘れないため
- 振られる仕事は一つだけではない
- 優先度の把握をするため
- 何をどこまでやったのかを忘れないため
- 仕事仲間に進捗を共有しやすくするため
期限を忘れないため
どんな仕事をするにも長短はあれ期限が設けられます。
期限に対して正確に終えることで信頼にも繋がるのでしっかりと覚えておきたいものです。
振られる仕事は一つだけではない
会社に勤めるエンジニアであれば
Aのプロジェクトのあの実装をいつまでにしないといけない。
Bのプロジェクトのあの実装をいつまでにしないといけない。
交通費の申請をしないといけない。などなど。
やらないといけないことは山のようにあり頭の中だけでは管理できなくなっていきます。
優先度の把握をするため
複数の仕事を同時に行うことは不可能なので何かしらを基準に優先度をつけていきます。
頭の中でつけてもいいですが忘れてしまうこともあるので何かしらに書き出して優先度を管理しておきたいです。
何をどこまでやったのかを忘れないため
レビュー待ちなどで進められないタスクがあったら別のタスクを進めることも多いと思います。
別のタスクを進めていてレビュー待ちのタスクがレビューを終えて対応を進めたあと別のタスクに戻った時、さて何をどこまでやっていたのかを常に覚えておけますか？
自分は忘れがちで特に休み明けなどの頭の中は息子のことで頭がいっぱいなので仕事のことは何も覚えていないです。
仕事仲間に進捗を共有しやすくするため
この世の仕事は一人ではできないことがほとんどだと思います。
仕事仲間が進めていた仕事を引き継いだりまたはその逆もあるかともいます。
そんな時に口頭でだらだら引き継ぎをされても覚えられないですよね。
まだ他にもタスク管理を行う理由はあると思いますが僕自身が必要と思う理由を挙げてみました。
それでは早速タスク管理について纏めていきます。
タスク管理術
タスク管理そのものよりはタスク管理ができるように目の前の仕事を整理することが一番大事だと考えています。
具体的には振られた仕事で何をするかを理解して行動ベースに落とし込めているかがポイントです。
僕のタスク管理は次のように行なっています。
- 振られた仕事をNotionに書き出す
- 目的を把握する
- 目的からやるべきことを書き出す
- 行動できる内容に落とし込む
1. 振られた仕事をNotionに書き出す
ここではNotionに限らずなんでもいいので振られた仕事を頭の中から外に書き出します。
「Aの実装」というタスクがあればとりあえずそのまま書き出します。
自分ならNotionにタスク管理用のページを作っているのでそこに「Aの実装」と書き出します。
2. 目的を把握する
続いて書き出したタスクの目的を把握します。
なぜ目的を把握するのかというと作業者で留まらないにするためです。目的を理解すれば自分の知見の中からもっとより良い方法を提案ができるかもしれません。提案ができなくても目的を理解することで業務理解が深まるので決して無駄にはなりません。
3. 目的からやるべきことを書き出す
目的がわかったらやるべきことを洗い出します。
頭の中ではなく簡単な箇条書きでいいので必要なことを書き出します。
4. 行動できる内容に落とし込む
やるべきことを洗い出したら行動できる内容に直します。
ここではポモドーロ・テクニックをベースに25分で作業が終えることのできる仕事量でやることを行動ベースにまとめ直します。
ポモドーロ・テクニックについてまとめた記事を過去に書いた記憶があるのにQiitaになかった。どこに消えたのか。
なぜNotionを使うのか
良くも悪くも多機能だからです。
使い始めは多機能ゆえにわからないことが多くて扱いづらいと感じてしまいますが、一つ一つの機能を実際に使ってみることで更なる使い方を見つけることができるのでそこが個人的には楽しく感じています。
ブロック管理なのも良くてブロックベースで入れ替えることができるのも嬉しい。
無料でも扱える機能は多いので是非ともまずは触ってみてください。
まとめ
タスク管理術と大々的に書きましたが、管理をする術よりも管理をするための思考整理が一番大事だと僕は思うのでまずは目の前のタスクを整理することが初めてみてはいかがでしょうか。