『PowerPlatForm』 を学びながら、ひっそりと社内導入推進活動をしておりますDAIと申します
『PowerPlatForm』 に関する各種勉強会や講座へ参加させていただき、講師や登壇者の皆様に恩恵ばかり受けていたのですが、私の “小さな成功体験” が少しでもお伝えできればと思い、 『Advent Calendar』 を機に投稿させていただきました。
どうぞよろしくお願いします
さて、今回は 【FAX電子保存サービス導入後の運用にPowerAppsを活用】 したお話です。
世の中には多種多様なサービスがありますが、中には導入してみたものの運用面で少し工夫が必要な場合があります。
そのような場面で 『PowerApps』 を活用した "小さな成功体験" をご紹介します。
◆FAX電子保存サービスの導入
職場では、テレワークの普及に伴い、出社率が減少したことで、FAXに関していくつかの問題がありました。
- FAXを確認するために出社している
- 出社中の従業員がFAX用紙のスキャンを取り、テレワークの従業員にデータ連携している
- テレワークが続くことで放置されるFAX用紙もある…のでは
などなど。
働き方が変化することで、FAXの取扱いに関する問題がより顕在化してしまった状態、また、企業として "ペーパーレス化" の推進もあり、FAXの電子化は重要視された課題でした。
そのような中、受信したFAXを電子保存するサービスの紹介があり、職場ではその導入が決まっていました。
サービスの概要としては、受信したFAXが 『OneDrive』 や 『SharePointドキュメントライブラリ』 にPDFデータとして保存されるというもので、複合機側のアプリケーションです。
※「仕分け表」とは、送信元FAX番号に対し保存先（フォルダ名）を設定することで、自動的にPDFデータをフォルダ毎に振り分ける本サービスのオプション機能。
◆サービス導入後における運用面の検討
サービスを導入することで、受信したFAXをオンライン上で確認できるようになり、また、ペーパーレス化にもなりました。
この時点で目的は達成できたのですが、職場では運用面で少し工夫が必要でした。
月末などはFAXの受信が集中する傾向があり、気が付くとドキュメントライブラリには大量のPDFデータが溜まってしまう…。
データごとに「処理済」「未処理」といった作業記録などの管理方法も検討する必要がありました。
◆課題解決へ向け『PowerPlatForm』を活用
せっかく電子保存できたのだから、データ上でうまく管理できる方法はないだろうか…
受信したFAXの情報をリスト化して、処理の状態を管理できれば良いのですが。
ん、待てよ…。
今、私が悩んでいる領域って SharePointドキュメントライブラリ だったよな。
ってことは、 『PowerPlatForm』 で連携が取れる。
そういえば、 『PowerAutomate』 に 『SharePointドキュメントライブラリ』 内にファイルが保存されたら、そのファイルのプロパティを自動で取得するトリガーアクションがあったな… 
そうそうこれこれ！
これなら、FAX（PDFデータ）がドキュメントライブラリ内に保存されたタイミングでフローを自動実行させ、次工程で "項目の作成" のアクションを設定することで 『SharePointのリスト』 に受信したFAX毎の情報を作成することができるはず。
試してみよう…
できた！
『PowerAutomate』 を活用することで、FAX受信情報を自動でリスト化することができました
あとは、このSharePointリストをどう管理していくか…。
もちろん、SharePointリストの状態で管理するのも良いですが、もう少しユーザーの使い勝手を考慮すると、このSharePointリストをデータソースにして、『PowerApps』 で仕分け管理ができる画面を作成することができれば…
それらしいやつできた！
デザインセンスのことはさておき…
FAX情報がPDFデータとしてクラウド保存されるサービスに加え、『PowerAutomate』 でリストを作成し、『PowerApss』 でUIを作成することで、ブラウザ上でFAX内容の確認と仕分け作業を行うことができるようになりました
『PowerApps』 での処理に合わせて、SharePointリストの内容を更新することで、“いつ・誰が処理した”といった作業記録も残せます。
突然発生した問題や課題に対し、従業員自身でアプリやフローを作成することで早期解決ができ、また、作成した後も利用者の声を聞きながら改良を加えられるのも 『PowerPlatForm』 の魅力ですね。
◆最後に
今回は 【FAX電子保存サービス導入後の課題にPowerAppsを活用】 のお話を書かせていただきました。
最後に…、私が 『PowerApps』 に興味を持ったきっかけはコチラの動画との出会いでした。
“何一つ技術を持たない私でもサミットさんのように業務改善で貢献したい”
目標に向け、手は出してみたものの、一人での学習はくじけそうなこともあった 『PowerApps』 。
それでも、ネット上を見まわすと、様々な方がSNSやブログ、コミュニティ勉強会や動画配信サイトで情報を提供してくださっています。
時にはコメントをいただけることもあり、そのおかげでいつも楽しく学習を続けることができました。配信者の皆様には心から感謝し、尊敬しております
今はまだ小規模ですが、 "小さな成功" の積み重ねが、やがて "大きな成功" に繋がると思っています。
「アプリを使いたい」から「アプリを作りたい」という興味や挑戦意欲を持っていただき、 『PowerPlatForm』 を活用し、自ら業務をデザインできる環境ができればと良いなと思っております。
最後まで記事を見てくださりありがとうございます