はじめに
当方が以前の会社でやっていた、個人的なスケジュール管理によって作業が効率化出来た話をご紹介できればと思います。
そもそも
会社が共通で使用しているスケジュール管理システム(CyboseでもいいしLycheeでもいいし、なんならGoogleSpreadsheetでもいい)を使う上で、社員個人にとっては
・必要最低限な情報は網羅されているけど、個人的にはもっと情報が欲しい
・いつのタイミングで作業をすればいいのかわからない
と文句を言いながら会社のスケジュール管理に振り回されているときは…断言します。
必要なぶんを自分で作ればええやん！
やりかた
これについては…各自で適切な(すぐにインプット・アウトプットできる)環境でやればいいです。
スケジュール帳の作成
例として、当方がExcelでやっていた方法を伝授いたします。
- Aから数列は余裕のある長さにしておき、各1行めにタイトルを入れます (「大タスク名」とか「小タスク名」、「プロセス」とか入れていきます)
- そこ以降の行は方眼を作っていきます
- 前項で長さを添えた列の1行目に日付を入れていきます (このとき、１シート＝１ヶ月ぶんのスケジュールを記載すると想定します） (2行目に曜日を入れられればなおベター)
- 表とは別の場所に、「済」「実装終了」「実装開始」「検討」など、共通の手順項目名が一列になるように記載します (リストボックスで選択できるようにするためです)
- 前項で指定した拡張書式を方眼に適応していきます
これでスケジュール管理システムが出来上がりました。
スケジュール時のルール作り
あとは、記載するときにルールを適応します。
例えば、
- 開始する予定の日の列は青色を付けておく
- 終了する予定の日の列は赤色を付けておく
- 特別な予定の日の列は緑色を付けておき、メモで補足を入れておく
- 完了したタスクは、その日以降の列は黒色で塗りつぶす
- 翌月分を記載する際、黒で塗りつぶした行は省略する、それ以外は引き続き使用するために転載する
といった感じで、どの作業をどのタイミングで行えばいいのかを逐次確認できるようにしています。
このことを、Excelのスケジュール管理に影響が出ない場所（表以外の場所にテキストボックスを置いたり、新しくシートを作って「凡例」という名前にしたり、ご自由に）にメモしておけばモアベターです。
要視するべき視点
個人用スケジュールを作るに当たって特に重要な視点は、
会社共通の方式にすぐに適応できる書式にしておく
ことです。例えば、チームの進捗会議や、部内の報告会で必要な情報を記載するときに、それに見合わない書式だと報告する際に頭をひねることになります。
できるかぎりストレスをかけないような書式を心がけてください。
手早く作る
なぜ、私がExcelを使ったのか…それは「すぐ作れそうだったから」。
翌月のシートを作るのも、雛形さえあればかんたんです。
何ヶ月も駆けてシステム設計して実装して…という世界だったら窓の外にぶん投げちゃいましょう。もちろん、1日で仕上げられるというなら話は別です。がんがん作ってアウトプットしたらいいと思います！
さいごに
元々は、スケジュールをどうやって使いこなしたら自分がチームのために動けるんだろうという思いから思い立って実施したものです。
この方式で、チームメンバーからスケジュールの点で変化があった際なども素早く対応できるようになり、コミニュケーションのロスが少なくなりました。
チケットを更新したりクローズしたときのエビデンスにもなり、現状確認や進捗報告の効率化という点で非常に助かりました。
みなさんも、スケジュール管理にストレスのないワークライフを！