勉強会の会場を借りるときに確認しておくとよい10項目をまとめました。
これらは主な項目であり、勉強会の内容やスタイルによって追加して確認すべき項目もあるでしょう。
確認時のポイント
1. とにかく全部
とにかく全部、分かりきってると思うことも確認しましょう。
下見してあったとしても設備の入れ替えや突発的な問題で状況が変わっているかもしれません。
2. 詳細まで確認
警備上の手続きや社内ルールなど聞いてみなければ分からないことは多いです。
場合によっては事前に準備すべきことが発生したり、当日早めに会場入りする必要があるかもしれません。
3. まとめて質問
思いついたことをポツポツと質問するのは、担当者さんの時間を奪い迷惑をかけるだけです。
テキストでもエクセルでもいいのでまとめて確認してまとめて返答できるように質問しましょう。
確認事項10 ＋α
1. 定員
- 会場の定員数
- 必要であれば机やテーブルの数
2. ネット環境の有無
- 来場者向けに提供可能か
- スピーカー&スタッフのみOKか
- 動画配信したい場合は来場者向けと別回線を使えるか
3. 電源
- 電源利用可能か
- 何席分くらいあるか
4. 入退場方法
- ゲート等への社員立会有無
- 入館証等の発行・着用有無
- エントランス通行可能時間
- 来場者リストの事前提出有無
※イベント告知で的確に案内を出さなければいけないし、場合によってはエントランス係や受付係を増員する必要が出るかもしれないので入念に確認しましょう。
4. 参加費徴収の可否
- 勉強会や懇親会が有料の場合は問題ないか
- 会場で現金払いでもOKか
※有料イベントOKでも会場で現金のやりとりはNGという場合もあるので入念に確認しましょう。
5. 自動販売機
- 同フロアまたは建物内に利用可能な自販機はあるか
- 同フロア内なのか別の階なのか
- 移動時の社員立会有無
6. 喫煙所
- 同フロアまたは建物内/外に利用可能な喫煙所はあるか
- 詳しい位置
- 移動時の社員立会有無
※屋外に喫煙所があって、途中退場できない建物の場合は入館前に済ませるよう案内を出す必要があります。
7. 飲食
- 会場内での飲食可否
- 飲み物のみOKか
- 持ち込み禁止で社内自販機利用はOKか
- 途中でのケータリング搬入OKか
- アルコールOKか
※懇親会を会場でする場合などは提供予定の内容を詳細に伝えて問題ないか確認しましょう。「ビール飲みながらワイワイやりましょー！」とか告知しといて後でNGでしたってのはあまりに残念過ぎるので。
8. マイク
- マイク使用可否
- 種類と数
※事前に言っておかないと当日「え？マイク使うの？今日扱える人いないよー」なんてことになりかねないのできちんと確認しましょう。
9. プロジェクター
- プロジェクターの解像度
- 接続端子の種類
- 借りられるコネクターの種類
10. 音声出力
- 登壇者PCからの音声出力可否
※当日になって登壇者が会場スピーカーから音を出したいと言い出すことがたまにあるので一応確認しておきましょう。
＋α. 会場説明
- 冒頭に会場説明してもらえるか
- 会場提供企業がどんな会社か簡単な案内をしてもらえるか
※せっかく会場提供してくれる会社さんのことも来場者に知ってもらいましょう。