Creators MeetUpなど勉強会をちょくちょく開催するにあたって持参している7つ道具を紹介します。
この7つ道具は1つのバッグに入れてすぐに持ち出せるようにしてあります。
これが揃っていれば大抵のことには対応できる基本7点セットなので、これから勉強会を運営する人してる人は参考にしてみてください。
もちろん、勉強会の内容や会場に合わせて適宜必要なものをプラスしてくださいね。
#備品準備のポイント
当日の流れを細かくイメージして
会場設営から開場、受付、開始、休憩、終了、懇親会、片付け、撤収まで、当日やることを全て順番に細かくイメージして、必要なものをリストアップしましょう。
ここで大事なのは「何をするか」ではなく「何を使うか」です。「チラシを並べる」ではなく「カッターで箱のテープかヒモを切ってチラシを出して並べる」でないとダメです。
会場企業に借りないで済むように
テーブルやイスなど会場設備は別として、持ち歩ける一般的なものは当日会場で借りないで済むように心がけましょう。
当日は担当者さんに会場自体のことでおんぶにだっこであれこれお世話になるので、それ以外のところでは手をわずらわせないようにしましょう。
7つ道具
1. iPhone＆スタンド
- タイマーアプリ表示
- 開始前、休憩、終了後のBGM再生
- 古くてOK。他のスマホでもタブレットでもOK
演台にタイマーアプリで残り時間を表示するとしないでは、時間通りに進行できるかどうかを大きく左右します。
2. ビデオ＆三脚
- アーカイブ録画
- 動画配信
アーカイブを残して、可能であれば公開しておくのはとても大きな資産になります。
当日参加した人もしなかった人も見られるし主催者やスピーカーにとって貴重な振り返る資料になります。
3. 電源タップ(5m×2本)
- ビデオ用
- 自分or演台用
「電源完備」という会場でも持参しましょう。コンセントはたくさんあっても席から届かなかったり、Macのアダプターが入らなかったりすることもあります。
4. VGAアダプター＆HDMIアダプター
スピーカーのMac率は高いので主催者はアダプターを揃えましょう。全てのスピーカーがアダプターを持参してくれるとは限りませんし、会場のアダプターが接触が悪かったりしても対応できます。
まだまだHDMI端子がないPCユーザーもいるのでHDMIアダプターもあったほうが安心です。
5. VGAケーブル(10m)
会場のケーブルが何らかの不具合を起こしたり、演台の位置の関係などで届かない場合などに長いケーブルがあると命拾いします。
アダプターも同じことが言えますが、勉強会でスライドが映せないというのは致命的なトラブルなのでプロジェクター関連のパーツは自前で持っていても損はないでしょう。
6. クリップボード＆コピー用紙(10枚程度)
- クリップボード（受付リスト用）
- コピー用紙
- イベント名や「受付」と印刷した紙もあると尚よし
受付リストは不安定な状態でも記入できるようにクリップボードに挟んで使いましょう。
急な貼り紙やメモが必要なときに対応できるように白紙のコピー用紙を10枚くらいでいいのでクリップボードに挟んでおきましょう。
7. ステーショナリー
- ボールペン
- マジックペン
- セロテープ
- カッター
このあたりをおさえておけば会場で張り紙や段ボールの開梱などが発生しても対応できるでしょう。
これらは会場で誰かに貸して忘れてしまったりどこか行ってしまうことがよくあるので、100円で何個か入っている最安のもので十分です。行方不明になっても消耗品だと思ってクヨクヨしないようにしましょう。
+α. 釣り銭
- 千円札
- 100円玉
- それを入れるポーチ
勉強会や懇親会の会費を会場で受け取る場合はお釣りを用意しておきましょう。Creators MeetUpの場合は参加費が500円なので千円札✕15＋500円玉✕10を毎回持参しています。これだけあれば100人くらいまでは十分対応できます。
大きいのしか持ってない人は待っててもらうとか、細かいのがたまったら回収に行くとかはやめましょう。ただでさえ慌ただしい現場で来場者に個別対応するのはとてもコストがかかることです。
受付のスムーズさスピーディさは来場者の勉強会に対する印象に影響します「1人の対応は手際よく1回で済ませる」これ大事です。