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Power automate で Mail merge(差込送信) を作ってみた。

Last updated at Posted at 2021-03-27

目次

はじめに
背景(飛ばしてOK)
フロー
準備するもの
解説
まとめ
参考文献

はじめに

 本記事を見つけて頂き、ありがとうございますm(_ _)m
 本記事では、
 Excel online のテーブルから値を抽出してメールを送るFlow(要はMail merge、差込送信)
 の作成方法を紹介します。
 拙い点が多々ありますが、少しでもお力になれれば嬉しいです、飛び跳ねます、踊ります。

背景(飛ばしてOK)

 最近、職場でOffice365を導入しました。それに伴って色々変わって、メーラーがThunder birdからOutlookに変わりました。つまりThunderbirdの便利機能のMail merge(差込送信)も使えなくなりました...。
 一応、Wordを用いてMail mergeに似た差込送信ができるのですが、
 ・Word表示とOutlook表示が異なる
 ・共有メールアドレスで送信が行えない
などの問題があり、使い勝手が悪く悩んでいました。というわけで色々調べていたらこんな記事が!!↓
★Microsoft Flowでメール自動配信をする★
 
 ...もはやg-mwam様の記事が答えになっているのですが、おつむが足りず理解できず引用することができなかったので、
 Excel online のテーブルから値を抽出してメールを送る
だけを行うFlowを作成することにしました。

フロー

 1つ目の画像がflowの全体図、2つ目がApply to each の中身になります。
 (なくても問題なく動くアクションがあるかもしれません。アドバイス頂けたら幸いです。)
Mail merge 画像1.png
↑図1 Flow全体図

Mail merge 画像2.png
↑図2 Apply to each

準備するもの

・Excelファイル
 →テーブル(列はメールアドレスさえあればとりあえずOKです。)
・Excelファイルを置くShareponintサイト、またはonedrive
・outlook

解説

 各アクションを解説していきます。フロー画像の①〜⑤が以下の番号とリンクしています。
 サガンブルーは各アクションの中にある入力欄です。

  1. 表内に存在する行を一覧表示(旧:複数行の取得)
     アクションの名前が変更されているのでご注意を。
     ここでは、Excelのすべてのテーブル行の値を取得します。対象のExcelシート、テーブルを選択しましょう。

  2. 各変数の初期化
     1で取得した値を格納する変数を作ります。(初期化=作る と解釈しています)
     列の数だけ作りましょう。
      ・名前:テーブル列名と同じにするのをオススメします。
      ・種類:文字列(数字の場合も文字列に。0を認識します。)
      ・:空欄

  3. Aplly to each
     ここでは、以下4、5で行う「値の差込作業〜メール送信」が行分終わるまで組み込みになります。
     もしかしたら以下のアクションを入れたときに自動に作られるかもしれません。
      ・以下の手順から出力を選択:Value
      (**1. 表内に存在する行を一覧表示(旧:複数行の取得)**より)

  4. 変数の設定 in "apply to each"
     1で得た行の値を2で作成した変数に組み込む作業になります。
     列名=変数名にしておくと、ひと目で紐付けが分かります。

  5. メールの送信 in "apply to each"
     メールを作成しましょう。アドレスや本文に入れたい文字列は変数を挿入しましょう。

 以上で、解説は完了となります。
 念の為、変数に値が代入されているかどうかを必ず確認してから動かしてみてください。確認方法については、5. メールの送信の代わりにNotifications の Send me mobile notificationのテキスト欄に4で得た変数を入れ確認しましょう。

まとめ

 仕事では、無事に送信することができました。
 ただし、Outlookの機能上、一斉送信の件数が20件を超えると送信にブレーキが掛かり送信しきれないエラーが起きてしまうことがあるそうです。
 詳細はよく分かりませんが、うちではその現象が起きました。
 そのため、一斉送信で何件まで送ることができるかを確認することをオススメします。

参考文献

★Microsoft Flowでメール自動配信をする★

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