Slack運用術〜Slackがない時どう仕事してたかもう思い出せない〜

本記事はSilbird Advent Calendar 2017の16日目の記事です。

Slackと言えば、業務上のコミュニケーションにおいて便利過ぎて、本当にSlackがない時代に自分がどうやって仕事していたのか思い出せないくらい、環境を大きく変化させたツールと言えると思います。

口頭、Excel、Mailを駆使していたのだろうと思いますが、全く思い出せないですし、もう戻れる気がしません。

9日目の記事の社内におけるCrowi導入記事でも触れていますが、ツールはツールそのものの使いやすさ、機能の重要性もさることながら、社内でどのように運用していくか、ツールのエバンジェリストの存在が重要な課題だと考えています。

Slackを利用している、あるいはこれから利用を考えている方の一助になれば幸いです。

社内で利用しているツール

唐突ですが、Slackの運用に入るまえに社内で利用しているツールについて記載します。一つ一つの説明は本記事のコンセプトからずれるので触れませんが、読み進める上で補足情報として記載しています。

• Slack
• Googleスプレッドシート
• Crowi - 社内ドキュメントツール
• GitHub
• Jenkins
• VisualStudio
• VisualStudioCode
• SQL Server Management Studio (SSMS)
• Redash - サービスの利用状況等を確認できるダッシュボードツール

Slack

今のところ間違いなく最強の業務コミュニケーションツールと感じています。

もともと更新が頻繁であったり、改修点に筋が通っていてUIが変わるような変更が入った場合(AllUnreads、Threadsの導入等)でも、なるほど、と唸るような機能の追加が多かったです。最近日本語化の対応がなされたり、DMM.comで国内初のエンタープライズ版の利用が話題になったりと事例がますます増えていてSlack大好きな私としても嬉しい限りです。

導入のきっかけ

SilbirdではSlackを2014年の7月から利用しています。

それ以前はChatWorkを利用していたのですが、ちょうどその時期にChatWorkで2回程大きな障害があり利用できない期間が発生し、業務の進行が滞っていたため、HipChatと並びエンジニア界隈で話題になっていたSlackに白羽の矢が立ち、導入となりました。

当時はChatWorkから乗り換えてとにかくレスポンスが向上して歓喜していたことをよく覚えています。Webでのローディング時間、未読コメントからコメントへの移動、インテグレーションの豊富さ、ほぼすべての点でSlackが自分たちにフィットするツールであると感じました。

一点ChatWorkのタスク機能についてはSlack単体では補完できない機能であったため、その点はChatWorkの良い点でありました。

主な利用用途について

利用用途は業務に関することを中心として、個人のチラシの裏から業務に関係のない雑談多岐に渡ります。

• 施策ごとに作成されたChannelで施策に対しての進行や議論、ふりかえり等
• 始業時に本日のタスクの書き出しと共有、就業時に本日のタスクの進捗と翌日のタスクの記載
• エンジニア、デザイナー、プランナー各職ごとのChannelにて課題や生産性向上のための職業に特化した情報のShare
• サービスを運用する、またはビジネス上重要な情報のShare
• 社内のイベントや情報の連絡
• SlackBotによるアプリケーションのDeploy
• サービスに関する障害通知
• GitHubissueの発行

運用のススメ

基本の運用は記事に大変よくまとまっていて、おさえておくとより良く運用できると思います。
いくつか補足と、なぜそれが大事なのかを考えていきます。

全職種必見！9つのSlackお作法で慮り力の高いコミュニケーションを目指す

オープンに情報を共有することの重要性

SilbirdではVisionを達成するために7つのWayを遵守することとしており、その中の一つに**「Open & Share - 情報は「オープン」に「共有」し、周囲を巻き込んだ価値を創る。」**とあります。

DM（ダイレクトメッセージ）は極力使わない

先に紹介した記事でも述べられていますが、Silbirdでもやむを得ない場合(機密情報、パスワードのやり取り等)を除きDMは禁止と定めています。

それは例えばなんてことのないサービスを利用していての感想であったり、サービスをより良くする施策であったり、とにかく見えるように進めることが大事です。

• 知見のあるメンバーからより良い施策への改善提案を貰えることがある
• チームのメンバーが進行状況を確認することができる

とくに大きいのはやはり自分以外のメンバーが見てくれることによって、提案したものがより良いものへと昇華することです。私自身もそれこそが一人で仕事をせず、会社を作って多くの人と仕事をする意味の大きな一つだと考えています。

Webサービスを運営する上でたくさんのユーザーに向けてサービスのリリースを行っていくという点を踏まえても、より多くの頭で考えること、また、社内のメンバーに対して納得させられないようではどうやってそれを世界中のユーザーに伝えていくのか、と言った点でもSlack上でオープンに仕様の制作を進めています。

最低限のショートカット、記法は覚える

せっかくのSlackであっても、ショートカットや記法を覚えて運用しないことには、Slackの操作に時間がかかって業務が進行しない、など本末転倒な結果となってしまいます。非エンジニア職からすると少しハードルは高いかもしれませんが、効率よくSlackを使うために、また、より正確に物事を相手に伝えるために記法は使いこなせるようにしています。

※意外とSlackの入力エリアの右下に使い方が出ているのですが、認識していない人が多いようです

※社内のCrowi上での紹介記事

不要なChannelからは積極的にleaveする、starを使う

社内のメンバーのSlackのウィンドウを見てもたまに大量の未読とチャンネルを抱えたまま、最新の情報を取得することが困難になっている事例を見かけます。

Botやシステムから通知される情報で情報が洪水のように襲い掛かってくるChannelもあるので、自分に必要な情報なのかを判断し、不要なChannelからは適宜leaveすることを推奨しています。
稀に用事があって再びinviteされることもありますが、その時はMentionを飛ばすことによって対象がChannel内にいないことをSlackが教えてくれるため、他メンバーがinviteしてくれます。

また直近でHotなChannelについてはstarをつけることによって自然と意識が向くようにしています。

※実際のSilbirdでの私のSlackの画面です。Channelは未読と直接ショートカットで飛べばいいので非表示おすすめです

Slackの投稿は流れるものとして受け入れる

SlackとしてはSlack上で議論したことはアーカイブとして残るから、検索をすることによっていつでもアクセスできる、というウリがあるのかもしれませんが、日本語での検索精度がまだまだ高くないこともあり、SilbirdではSlackの投稿は揮発性なものとして意識して利用しています。

仕様を決める、サービスにとって有益なディスカッションをSlack上で行うことは非常に有益です。

ですが、例えばサービスに導入する施策の議論をSlack上でしていたとして、紆余曲折を経て仕様が確定した場合に、担当エンジニアやデザイナーに説明する際に、「Slackに書いてあるので読んで理解して」と言うのはナンセンスです。

SilbirdではSlackで議論したことはCrowiというドキュメント共有サービスにまとめるか、GitHubのissueとして発行することで、有益な議論がそのまま流れてしまったり、議論を行っていた当人たちしか認識していない、といった事態を防いでいます。

サービス上の重要な情報は自動化して通知する

Webサービスを運営する上で、ユーザーの動向を追うことは非常に重要です。終わりなき改善がWebサービスの醍醐味であり、大変なところでもありますが、メンバー全員にKPIの理解を深めさせることはとてもむずかしいことです。

さらにSlackを利用し始めてから試行錯誤を行っている事柄ですが、Botによる規則性のある自動投稿については関心が薄れやすいという問題があるため、常に取り組む手法を変えて臨んでいます。

SilbirdではGunosyデータ分析ブログで紹介されている事例、RedashとSlackのReminderを組み合わせて重要な指標値に絞ってSlackに通知しています。

【Slack×Re:dash】リアルタイムKPI通知をコード0行で実現する

本当に必要な情報以外の情報は、有意義な情報に対しての興味も失わせてしまったり、誤解を与えてしまったりするため、情報の取捨選択には非常に気を使って通知するように心がけています。

※とくに視認性がよく結果がすぐ認識できるCounterのグラフを多用しています。()内は先月値

まとめ

いかがでしたでしょうか。SilbirdでのSlack運用について記載しましたが一例として参考にしていただければ幸いです。
これからSlackを利用する個人や企業がますます増えてくると思いますので、それぞれの知見や運用、おすすめインテグレーションなどを取り入れて必要な情報が必要なときに必要な分だけ得られるようなツールとして運用していきます！

番外編

発信内容には気をつけていたため、ご高説のようにきれいな説明が多かったかもしれませんが、Silbirdでも業務以外ではかなりフランクに利用してますよ！

※とあるChannelのPinItem