はじめましての投稿になります。
先月で退職してフリーの主婦になったので、育児をしながら将来的なキャリアのために色々と下準備をしていこうと考えています。
そのためにQiitaを使って情報発信や収集などしていければと思います。
今回は、私がブランクを経て中小企業へ入社し、kintoneを最大限に活用するへ至った経緯を書き留めていきます。
経緯をさくっと
私は新卒でSier企業へ入社し、Webアプリ開発のSEとして仕事をしていました。
主に顧客の社内向けシステムの案件に携わっていました。
フロントエンドはHTML5やJS、CSSなどを使っていましたし、サーバサイドはC#やJAVAといったオブジェクト指向言語がメイン、DBもMSSQLServerをメインに扱っていました。
結婚やら妊娠やらをきっかけに退職し、育児が落ち着いたところで近くの中小企業へ就職しました。
そこで出会ったのがkintoneです。
kintoneを使いこなせない総務部
私が入社した時、総務担当者はkintoneを運用したいと思いつつ、どう活用したら良いかわからないといった職場の状況でした。
私はkintoneと初めて出会ったので、ざっくりとどんなサービスなのかを知るために、いろいろと操作してみました。
なるほどなーと。よくできているし、汎用性が高いのでなんぼでも活用方法はありそうだなと思いました。
そして、システム素人の部長が数日かけて作ったという１つの申請画面を確認しました。
うーん、なるほど。素人が作るとこうなるのか、と新たな発見ではありました。
（複数入力しないならテーブルにする意味ないよなーとか、自由入力にするなら複数行テキストにすればいいのになーとか、選択項目が複数選択される可能性があるならラジオじゃなくてチェックにすればいいのになーとか。）
素人部長が作った画面はまあ適当に褒め持ち上げておいて（笑）、本題は営業部へのシステム導入です。
私はヒアリングを始めました。
・営業部の業務をシステム化したい。
・現状は全てがメールでのやりとりとエクセルでの管理で非常に煩雑である。
・何度も同じ情報を他部署へ共有するたびに何度も入力したり何度もコピペなどしている。
・顧客や案件を管理するものがなく、どこにも情報が集約されていない。
・担当者別の受注や売上の合計は月末に自己申告。
・誰が何の顧客や案件をやっているか把握できない。
こんな有様だったんですね。
請求書1つ発行するにも、1日に何百件も受信するメールの中から相手先の名前や住所や金額や取引内容を探し出してくる必要があると。
おそろしいですね。笑
なので私がシステムの設計して、kintone上にて実装をしました。
画面構成はシンプル is Best
顧客管理、案件管理、受注管理を一つの流れに。
重複して入力する手間を省く。
それぞれから必要な見積書や請求書などの文書をボタン一つで発行できる。
システムが苦手な人も簡単に操作できるシンプルな作りに。
顧客の管理、案件の管理、受注状況の管理ができる。
また、部門間の依頼は申請機能（プロセスといわれるやつ）を活用することで、部門間連携を滞りなく進める設計に。
こんな感じでメインの画面を顧客管理、案件管理、受注管理の３画面で構成し、あとは見積書やら請求書やらを随時発行できるようにしました。
合算や相殺の請求書も作成できるように画面を追加しました。
ある程度の画面構成がkintone上で実装し終えたところで、営業部の上層部への共有が始まりました。
すぐに導入しよう！
幸いだったのは、営業部の上層部がシステム導入に前向きだったことです。
こんな感じでシステムにしました！と共有したところ、すぐにこれを使いたい！との返答がありました。
まだ未完成な部分がありましたが、システム導入に前向きな営業部のエースの方からもいろいろと多数の要望やら指摘やらをいただき、それらを随時kintoneへ反映していきました。
私が入社して１か月には営業部がテスト導入し、２か月後には実運用を開始しました。
また運用していく中でさらに要望は増えましたが、それらは随時私へ問い合わせいただくことで、画面へ反映するなり運用でルールを決めるなりで解決をしていきました。
半年後には営業部にシステムが定着しました。
業務のシステム化で大切なこと
業務をシステム化するときに、大切なのは「業務を網羅すること」です。
当たり前のことですが、この業務の洗い出しというのが実は非常に難しい。
業務が個人に依存していればしているほど難しくなります。
しかしながら、ある程度標準化できる部分に関しては、システム化することでルールが統一されるので非常にメリットがあるかと思います。
私も一人で業務のシステム化をやってみて、業務フローの大切さがよくわかりました。
今や事務作業にかける時間は半分ほどに削減されて、事務的人為的ミスも起きにくくなりました。
顧客情報により取引実績の履歴が確認できたり、案件の進捗が確認できたり、受注から数字が立つまでの見込みが確認できたりと、一度システム化が定着してしまえば活用方法は無限大です。
さらに管理職も、現時点での受注金額や月別・営業担当者別の係数もタイムリーに確認できるようになりました。
また、売上数字も営業部の自己申告ではなく、入金確認チェックなどにより正確な数字が出せるようになりました。
業務をシステム化するのは難しさは当然にありますが、シンプルな画面構成で業務を網羅し、必要な機能が揃っていれば、大きなトラブルが起きることはないかと思います。
でもデータベースはやっぱり直接操作したいな！笑
ちなみに私が最も興味を持っている分野はデータサイエンティストです。
ブランクを経て感じたことは、やっぱりシステム開発は楽しい！！！
これからもっと全力前進していけるようにがんばりますー！
おしまい