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Excel 効率化

はじめに

Excelは日常作業ではもっとも使っているソフトウェアだと思います。
機能は豊富である反面、把握する機能は一部しかできません。
全部活用は難しいと思いますが、普段効率的にできることをまとめてみます。

市販のExcelの仕事技本もたくさんありますね。

ちなみに仕事効率化のポイントは2点があると思います。
・重複作業の削減  例:ウインドウ切り替え、Copy+Pasteの繰り返し、定型文の入力など
・待つ時間の短縮  例:PC重い、プログラム重い、対面レビューなどで時間かかる

Excelの仕事効率化にていろんなやり方がありますが、個人的には下記のようなことを意識すれば良くなると思います。

ショートカットキー

ショートカットキー 概要
Ctrl + Home A1セルに移動します
Ctrl + End データが含まれていてる最後のセルに移動します。
Ctrl + 1 書式設定を開く
Ctrl + Shift + 1 セルの数字をコンマで表示(例:10,000)
Ctrl + Shift + 3 日付形式
Ctrl + Shift + 4 金額形式(例: ¥10,000)
Ctrl + Shift + 5 パーセンテージ形式
F5 ジャンプ
F4 一つ前の作業を繰り返す
Shift + F3 関数の入力
F12 名前を付けて保存
Ctrl + N 新しいブック作成
Ctrl + W 選択されたブックを閉じる
Ctrl + F6 ブックを切り替える
Ctrl + F9 ブックウィンドウの最小化
Ctrl + F10 ブックウィンドウの最大化
Ctrl + PageUp 左のシートに移動
Ctrl + PageDown 右のシートに移動
Ctrl + Shift + + 行追加
Ctrl + - 行削除
Ctrl + Shift + Home 選択範囲をワークシートのA1セルまで広げます。
Ctrl + Shift + End  選択範囲をデータが入力されている範囲の右下端のセルまで広げます。
Ctrl + Shift + : 選択範囲をアクティブセル領域まで広げます。
Shift + F8 押した後、Ctrl不要で連続でセルを選択できます。
Alt + Shift + = 和を計算
Ctrl + + システム日時の年月日挿入
Ctrl + * システム日時の時分秒挿入

など

意外と知らない人が多い自動補完

計算式などの一つ目のセルに設定した後、下のセルも同じルールで適用するようには、セルの右下に「+」形になったらダブルクリックだけでOK
dbkclick.gif

ほかの自動補完(例:月の末日)

month end2.gif

書式、末日など
image.png

快速和の計算

sum2.gif

範囲選択してから、Alt + Shift + =またはShift + Alt + =でできます。

文字列の分割

className2.gif

空白セルに0などの値で埋めたい

ctrl enter.gif

作業スペース大きくしたい

Excelのメニュー部分は結構のスペースは必要です。
データ部分のスペースを大きくしたい場合はメニューにダブルクリックで切り替えできます。
space.gif

コピペ作業

元場所に移動してCopy⇒先場所に移動してPaste 
⇒再び元場所に移動してCopy⇒再び先場所に移動してPaste ....

移動する操作はいっぱい必要です。時間がかかるところです。
Windowsの連続コピー機能、または連続コピーソフトウェアを使ったほうがよいですね。

元場所に移動してCopy⇒Copy⇒。。。
先場所に移動してPaste⇒Paste⇒。。。

移動作業は2回だけですね。

「クイックアクセスツールバー」のカスタマイズ

image.png

よく使うツールはクイックアクセスツールバーに纏めると、メニュータブ切り替えは不要ですし、
どのメニューにあるかも考える必要がありません。やるべきところですね

検索窓の活用

Excelの検索窓は見にくいと思います。入力欄に見えません。
image.png

どのメニューに入っているかは分からない場合、検索窓にキーワードを入力して検索しましょう
image.png

差分比較ツールの活用

差分比較もよくある作業です、テキストなら、Winmergeツールで確認できます。
WinMerge: https://winmerge.org/?lang=ja
Aiper Diffex: Excel/Word/Clipboard/XPS比較ツール http://www.aiper.info/AiperDiffex/

アドインの活用

Excel自体もすごいですが、たまにアドイン(自分で作るもの、ほかの人で作ったもの)を利用すると便利かもしれません。

Excelのストアーにたくさんのアドインがあります。

image.png

RelaxTools

各種変換、編集、検索などの機能追加を行うツールです
https://github.com/RelaxTools/RelaxTools-Addin

以上

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