はじめに
タスク管理について新卒２年目が思った事を書き連ねているだけなので
色々変なところはあると思いますがご容赦を。
現状の業務
- プロジェクトのPMOと保守運用(ユーザーからの問い合わせ対応とか)を一緒にやっている ※メインはPMO
- ユーザー部門の担当部署は３部署
- 半年くらい前まではプロジェクトのWBSとメールにフラグを立てるだけで、 それ以外のTODO管理はやってなかった
困っていたこと
- プロジェクトのTODOと問い合わせ対応がごっちゃになる
- プロジェクトも運用も3部署それぞれとやりとりする必要がある
- ユーザー部門の担当者がタスクを忘れがちなので、ちゃんとトラッキングする必要がある
- 優先度が段々わからなくなる
- 誰にどこまで聞いたか・何をどこまでやったかがわからなくなる
- プロジェクトでチケット単位のレビュー(設計などなど)もくるとさらに何をどこまでやったかわからなくなる
試したこと
とりあえずぱっと思いついたタスク管理方法を試してみた
付箋
タスクを書き出して、タスクボードに貼ってステータス毎に位置を変える、よくあるやつ。
ちっちゃめの付箋を使ってた。
レビューみたいに往復が発生するだけのやつには便利だが、
経緯的な事が細かく残しておけないので、あちこちに確認しなきゃいけないようなものにはちょっと不便に感じたTODO tab
クロームのプラグイン(リンク)
付箋と似たようなもので、chromeで新しいタブを開くとタスク一覧が出てくるというもの
付箋のようにステータスは追えないが、
タスクを追加するのもクローズするのも削除するのもクリックひとつなので、
ラフにタスク管理できるので、誰に電話する・あれをチェックする、みたいなタスクを管理するときは便利メモ
マークダウンで今持っているタスクとステータス・経緯を書いてみた
一か所に経緯等をまとめて書いておけるので、
経緯を残しておきたいけど、あちこちとやりとりしててどこにもまとまってない…は防げて便利
細かいタスクを書くと全体の分量も増えて見づらいので分けて管理しておいたほうがやりやすかった
色々試した結果
以下のようなやり方・分け方でタスク管理をしている
WBS
週の始めと終わりに、今週・来週やることをメインに、全体のスケジュールの整合性を確認するくらい
ここに追記してタスク管理するとなんかやってる気になってしまうのでやっていない
あんまり信用出来ないし細かく管理するものでもない気がするメール(outlook)
ヌケモレの確認用に、
対応しなきゃいけない物はとりあえずフラグ立てておいて、後からでも漏れていないかチェックする付箋
設計とかテストシナリオのレビューの時だけ使う
ステータスボード(といってもノートに領域を分けてステータスを記載するくらい)を作って、
どのチケットがどこまで進んだか、の確認TODO tab
上述の通り、誰に連絡する等のちょっとしたタスクを忘れないように書いておく
とりあえず忘れないように書いておいて、対応したらクローズメモ
色々な人に確認して検討が必要なタスク(リリース日の決定とか)は経緯やマイルストーンも含め、
メモ書きで残しておく。
最後に
上記のようなやり方で、当初困っていた何をどこまでやったかわからなくなるという問題は改善されたものの、
あっちこっちでタスク管理しているのは非効率で、優先度ごとに分けての管理等は出来ていないので
もう少しスッキリキッチリタスクを管理できる方法は模索したい。