はじめに
地味に大変な、日程調整。
- メールで何往復もやりとりするのは手がかかる
- 全員の予定を合わせるのが大変
などお悩みの方も多いかと思います。
最近は便利な「日程調整自動化ツール」が出ており、
Timerex、Spirなどが有名ですが
普段業務でTeamsやSharepointなどMSのツールを活用している会社では
MicrosoftBookingsも便利なので、ご紹介します！
こんなチーム（会社）におすすめ
- 複数人を交えた日程調整を頻繁に行う
- オンライン商談はTeamsメインで行っている
- Microsoft365のライセンスを契約している
費用
2024年10月15日現在、以下のライセンスを契約中であれば 追加費用なし で利用できます。
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
- Microsoft 365 A3
- Microsoft 365 A5
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
- Microsoft 365 F3
便利なつかいかた
基本的な使い方は公式にあるので、ここでは便利な使い方を紹介します。
日程調整が入ったらteamsのチャネルにメッセージを投稿する
powerautomateを使います
※teamsへの投稿は無料。
ちなみに外部ツール（salesforce）とかと連携するばあいプレミアムコネクタが必要なため有償になります。注意。
やりかた
bookingsの予約管理ページから、統合＞コネクタとAPIs＞PowerAutomate をクリック
SMTPアドレスをコピーして、セットアップに移動する をクリック
表示されたテンプレート一覧から、「予約の予定が作成されるとTeamチャネルにメッセージを投稿する」をクリック
続行をクリック
フローが表示されるのでbookingsのアイコンをクリック
パラメーター＞Booking Page を選択し、先ほどコピーしたSMTPアドレスを貼り付ける
お次はTeamsのアイコンの方をクリック
パラメーター＞投稿者は「ボット」を選択
投稿先に、投稿したいチャネルを指定する
message(メッセージ欄）が実際に投稿されるメッセージになります。
メッセージ欄をクリックして表示されるf(x)>動的なコンテンツ から予約内容を入力可能
今回はこんな感じにしました。
画面右上の「保存」をクリックして終了。お疲れ様でした。
Tips
Q: 氏名入力欄が「名と姓」になっているんだけど、修正できないの？
A: 2024年10月15日現在の日本語環境だと難しいみたいです。
Q:スタッフの空き予定に関係なくひとまず予約受けたい場合はどうすればいいの？
A:共有メールボックスあたりでゲストユーザ作って登録するとOKです（他にいいやり方があれば知りたい）
Q:フォローアップメールって参加しなかった顧客にも送られるの？
A:現時点ではTeams会議に参加しなかった顧客にも送られる仕様のようです。
Q:期間限定のサービスで、期間終わったら別のURLに飛ぶようにしたいんだけど
A:Booking内ではそのような機能はないようです。
QRコード（もしくはURL)を読み取って日程調整させる場合、あとからQRコードのリンク先を修正できるサービスを使用しましょう。くるくるマネージャーなど（商用利用OK、無料です）