何の記事？
今回のマラソンの企画を見て、私が今やっているバックオフィスエンジニアについてオススメ記事を書いてみることにしました。
誰向け？ どんな役にたつ？
- バックオフィスエンジニアがどんな仕事をしているのか気になる人
- バックオフィスエンジニアになりたい人
- システム会社でITのことだけ！……なエンジニアには抵抗がある人
- エンジニア業以外の仕事もしたい人
- 業務改善が好きな人
- バックオフィスエンジニアに必要なスキルが気になる人
あらすじ
社内の何でも屋になりつつある自分の今までを振り返った時に、エンジニアっぽいことをやっている気がするけれど
自分はエンジニアと呼べるかと言えると、どうなんだろう？……とずっと思っていました。
でも、ITとかテクノロジーの力で業務改善に取り組んではいるし、やってることはエンジニアなのかなぁ？と思い。
ソウムカエンジニア（総務課エンジニア）とでも名乗ろうか……と思っていたところ、バックオフィスエンジニアと言う単語を知りました。
バックオフィスエンジニア とは
バックオフィス（総務や経理など）に所属して、ITスキルなどを使って効率化を進める人、とここでは定義します。
社内ヘルプデスクだったり、社内IT屋がここにクラスチェンジしていくのかな……という印象です。
主に、情報システム部とかが存在しないような小さな会社で、PC入替やソフト入替の時にベンダーさんと社内を繋ぐ役割をしたりもします。
ITに疎い人も多い印象ですが、そのままでいいはずはなく。
様々な部署と関わることが多いからこそ、ITスキルを習得していくことが求められます。
ところで君だれ？
そう言う私も地方の中小企業の総務課の人間です。
経理部や情報システム部が別であるような会社ではない為、
経理の請求書を発行もするし、情報システム的なソフトの導入やPCのヘルプデスク業務っぽいこともします。
どうして普通の総務で終わらなかったの？
- SEの父親
- 情報学部で学んだプログラミングスキル
- 前職での購買のヘルプデスク
これらの経験が自分を助けた結果、総務課にある仕事をそのままこなすだけではおさまらず、長い業務改善の旅に出ることになりました……。
ある程度、すでにある業務システムの枠内から飛び出さずに効率化を進めていたはず……だったのですが、
進めるうちに「もっと広範囲にどんどん進めてよ！」……となり。
今までやってきたこと
Excelの手入力を減らした
私が来た当時、Excel作成の請求書なのに、数字を手入力している箇所がたくさんありました。表印刷ソフトかな……？
社内システムの売上を、画面上で表示させたものをExcelファイルに手入力し、目視でチェック……という仕事が
いたるところに残っていたので、csvで吐き出させたものをシートに貼り付け、D関数で表示されるように直しました。
会計ソフトの仕訳ベースを作った
これも請求書に来た明細の数字を電卓でたたいて、仕訳画面に手打ちしていました。
どうしてコンピュータではなく脳みそで計算を補って入力をしているのか……。
ひとまず、必要な数字を入力したら仕訳に入力する金額を自動計算し、コピペすれば仕訳が完成するようにしました。
csvでそのまま取り込めるように、今は作り変えるのを進めています。
会議資料を作るアプリを作った
これも、会計ソフトの数字を画面で目視、Excelファイルに手入力してまとめていました。
こちらはちょうど導入されたばかりのノーコードツールが弊社にはあったので、
ツール内でボタンを押したら試算表の数字を引っ張ってきて、会議資料の枠組みに表示してくれるようにしました。
Excelマクロと違い、ツール内のアクションは日本語なので、
ツール内でできることや仕組みを教えれば、ブラックボックス化するのは防げるのが良いところです
僕がいなくなったらよくわからないアプリが残った……となっては意味がないので……。
業務カタログを作りはじめた
口伝のレシピを伝記にするお仕事をはじめました。
ひとまず、マニュアルがないものは片っ端からマニュアルを生やし、
カテゴリ毎にまとめ、変更があればすぐ更新……を心がけています。
マニュアル文化が少しずつできかけているので、
今度は社内wikiやタスク管理ツールの導入も検討したいところです。
決定事項が生えそうな話題はグループウェア上に残すようにした
最初のきっかけは口頭で良いかもしれませんが、色々と進んで決定事項が生え、
後から見返す可能性が1ミリでもありそうなものは
全てグループウェアに残すようにしていきました。
「備忘録として残します～」を口癖のように使っていたら、
少しずつ周りも真似しだしてくれているので嬉しいところです。
これからやりたい事、やろうと思っていること
ノーコードツールでのテストコード開発
現在、私の拙い技術で作ったアプリが散乱していて、
不具合が起きる度に修正に追われています。
そのため、運用開始前に想定された挙動をしているかをチェックするように作成し、
仕様変更の都度テストできるように作成していければと考えています。
ヘルプデスク対応ログからFAQへ昇格させる
社内のなんでも屋さんとでもいうように、IT関係でわからないことがあれば
私にみんなきいてくれるようになりました。
ただ、誰かが聞く質問は未来の誰かもきっときいてくるな、というものが増えてきたので、
聞かれたことのFAQを作って、公開したいと思っています。
あとは、そもそも質問がこないような使い方ポップの設置なども検討したいところです。
パーティメンバーを増やす
エンジニアだけでは仕事という名の魔王は倒せません。
また、私も突如戦闘不能になったり、状態異常になったりします。
そんな時に替えが利くように、自分の知識を積極的に広めていかなくては……と思います。
今年中にちょっとした社内IT勉強会を開くのが目標です。
思考をダダ漏れにして、助けてもらう
改善作業に集中すると、私はどうしてもそれしか見えなくなりがちです。
なので、今ココ！……がわかるように、お茶休憩時間にとりとめもない現況を上司に話しつつ
色々なアドバイスをもらっています。
非エンジニアの人からだとまた違った視点や意見がもらえるのがありがたいです。
バックオフィスエンジニアのいいところ
- 現場を知っている人間として業務改善を進められる
- システム化やツールでの解決にこだわらなくていい
業務改善を行うときに難しいと感じるのが、改善対象の仕事をよく知らないと、
かえって面倒な作業にしてしまう怖さがあるな、と思っています。
大事な工程を省いてしまったり、効率化したつもりが、結局覚えるべき新しい操作が煩雑で、難しくしてしまったり……。
自分が携わっている業務についてはシンプルに自分がやりやすい形に変えていけるので、とてもやりやすいです。
バックオフィスエンジニアのむずかしいところ
兼業なので、カメの歩みになる
通常業務をこなしながらになるため、どうしても専業エンジニアと比べると、速度が落ちます。
エンジニアではない時間や作業の方が多い
基本的には総務の雑務──どの部署もやらない仕事──が回ってきます。
そのため、改善に動いていても、それ以外の雑務を行なっている時間がとても多いです。
通常業務を捌きつつ、少しずつでも改善を進めていくやりくりが求められる
通常業務が忙しかったので1mmも改善が進んでいませんとなると、それは来月も、その次もとなり、改善が進まなくなります。
そのため、少しずつでも進めていくようにしたり、必要なことを同じ部署の人たちに理解してもらい、時には助けてもらう必要も出てきます。
どんな人におすすめ？
- プログラミングも含めて業務改善をしたい人
- コードを書くことに拘らず、効率化を進めたい人
- わかる と わからないの橋渡しをしたい人
- 社内の人から感謝されるのが好きな人
どんな人には向かなさそう？
- コーディングに集中したい人
- 橋渡しが苦手な人
- 決まった仕事を進めたい人
まとめ
総務という仕事はどこでもあり、なくなりません。
また、情報弱者も0にはなりません。なので、そういった人たちを育てたり、かけはしとなる存在が必要になります。
また、自分が知っている知識を共有し、効率化を進めることで、社内の味方が増えて感謝され、働きやすくなっていきます。
人手不足が言われる中、売り上げは上げていかなくてはいけず、そうなると仕事も減るものではありません。
しかも、有給5日の義務が出てきたり、休みをちゃんと取らせる方向になることで、実質営業日は減っていきます
仕事に忙殺されないために、一緒に働く仲間を助けるために。
バックオフィスエンジニア1年生は今日も頑張ります。
参考記事