はじめに
英語は少し話せるけどプレゼンはちょっと重いな…と思う方は意外と多いのではないでしょうか。
私もPMとして業務で英語プレゼンを初めてすることになった際は、かなり焦りました…。
今回は私なりに、何とかプレゼンができた際の、スライドの例と、立ち回りについて説明したいと思います。
スライド全体構成
- 表紙
- オーバービュー
- 各プロジェクト/インシデントごとのスライド
※各プロジェクト/インシデント毎に以下セットを作成します。
- 1枚目：概要スライド
- 2枚目：詳細スライド
- 3枚目：補足資料スライド
表紙スライド
以下のような感じで、会社のフォーマットスライドを作成します。
実際MTGの際は初めの5分ぐらいは、雑談をするのが、マナーなように感じます。
MTGに遅れる人もいるため、「家族の話題」「現地時間の話題」「流行っているニュース」等の話題で場を持たせます。
Hi, 〇〇. How are you? You look good.
How was your summer vacation?
オーバービュー
目次のようにオーバービューを説明する場合
以下のような箇条書きスライドを先に出します。
もしアジェンダが多くて、スキップする可能性のある項目については、時間があったら話します的なことを伝え、重要度の高いもの低いものを明確にしておきます。
I would like to talk about following topics.
If we still have time after topic 3, we would like to talk about micellaneous topics.
プロジェクト/インシデントのリストベースでオーバービューを説明する場合
リストを表示し、何が終わったのか、何が新たに始まったのか、状況の概要を説明します。
"We have some progress in ongoing projects."
"We still have issue on 〇〇"
各プロジェクトのスライド：システム導入等のプロジェクトを説明する場合
1枚目(概要)
プロジェクトの場合は最初にマイルストーンのスライドを表示し、現在置を一目でとらえられるようにします。
各プロジェクトのスライドの右上に(1/2)(2/2)と記載し、後何枚くらいボリュームがあるのかわかるようにします。
各工程だけでなく、協力するBPや作業員の契約期間等も入れると、全体像がつかみやすいかなと思いました。
2枚目(詳細)
2枚目では現在やっていること、やったこと、これからやることを詳細に書きます。
3枚目(補足資料・図)
もし、システムの構成図等補足的な図等があれば載せておきます。
各インシデントのスライド：社内システム不具合等のトラブルを説明する場合
1枚目(概要)
インシデントの場合、概要を把握してもらうために、同じ問題が多数発生している場合は、以下のように何が誰に起きているのか一覧表を出した方が良い場合があります。
もし、同じような問題が数えきれないほど発生している場合は棒グラフなどで件数を出した方が良いと思います。
問題が多数発生しているのではなく、大きな問題が一つ発生している場合は、「各プロジェクトのスライド」のようにマイルストーン形式で説明するのもありかと思います。
2枚目(詳細)
こちらもプロジェクトと同じく、現在の状況とこれからすることを書きます。
3枚目(補足資料・図)
もし、補足的な図等があればスライドを作成します。
エラー画面等を載せるのも相手がイメージしやすくなるので良いと思います。
発表終了時
会議終了時も、会議開始時と同様に、少し雑談を話すイメージを個人的には持っています。
Do you have any questions or concerns?
Do you have something to talk?
What are you doing this weekend?
I think that's all for today. Thank you very much.
最後に
海外客向けに進捗報告をする際の注意点と言っても、日本語のプレゼンと大して変わらないかもしれません。ただし、相手が外国籍の方になるので、言語以上に共通言語な「図」を多様することが重要だと思います(この記事ではあんまり触れられていませんが…)。また、必ずしも英語ができる人がPMになるとは限らないと思います。その際は、PMがうまく話せない場合は英語ができるメンバーが助ける、もしくは代わりに話す等、より助け合いが必要だと、自分が発表をした中で思いました。