新卒がリモート環境で社内勉強会を任され苦労した話

この記事はZeals Advent Calendar 2020の22日目の記事です。

はじめに

こんにちは！Zealsの新卒でエンジニアしております赤羽です。
弊社の社内勉強会が一周年を迎えたので運営する上での課題やそれに対しての施策を共有できればと思います。

読んで欲しい人

• リモートワークで社内勉強会を開催している運営の人
• 社内勉強会の集まりが悪く続かないと悩んでいる人

勉強会

弊社では去年の12月から毎週勉強会が行われています。立ち上げたのは私ではない先輩エンジニアで、3ヶ月ほど経ってから新卒に運用が任されることになりました。
私は企画・運営などは大学のサークルで少し経験済みだったので軽く引き受けたのですがこれが予想以上大変でした。

リモート前

オフィスにいる頃の勉強会は順調で業務をしている人も手を止めて発表に耳を傾ける文化ができていてかなり盛り上がっていました。
発表者も先輩エンジニアが先頭に立ち率先して発表していたこともあって途切れる事はなく特に大きな問題はなかったです。

リモート後

しかし今年の4月からリモートワークが開始されオンラインでの勉強会になり参加者が可視化され、2,3ヶ月経ったある頃毎週のように参加者が減っていることに気づきました・・・
エンジニアは全体で25名ほどいましたが最も集まらない時は 12名で約半数。。。
それと同時に発表者を募ってもなかなか手が上がらず特定の人に依存する状態でした😨

このままだと勉強会が消滅しかねないのでそれまで私一人で運用していましたが助けを求め運営チームを作りPDCA回す事にしました。

現状調査

まずは現状調査ということでアンケートを取りました。
回答数22

勉強会への満足度

最も多いのは77%で3。その次に多いのは13%で2でした。
これでは満足度が高いとは決して言えません。

発表回数

発表回数で一番多いのは36％で2~3回。
これだけで見れば多いと思われるでしょうがこれは勉強会が始まってから9ヶ月が経過してからのアンケートで勉強会は毎週行っています。
4回以上の発表者の中には10回を超える方もいるので実は大きな偏りがあるのです。

課題

アンケートを整理すると以下の3つの課題が大きく浮かび上がってきました。

• 満足度が低い
• 業務が忙しくて発表できない
• ネタが無いので発表できない

この3つの課題をベースに施策を打って出ることを決めました。

現在実施している施策

満足度が低い

勉強会終わりに発表者と運営にフィードバックを貰う。

毎週満足度を調査することで現状を把握します。
発表者へフィードバックを伝えることで発表者のモチベーションアップを図ります。
運営へのフィードバックはその次の週の最初に返答することで改善していることをアピールできます。
フィードバックがなかなか集まらない時はフィードバックを書いてもらう時間を勉強会内で作りましょう。
特に発表者へのフィードバックはまた発表したいと思っていただく上で重要だと考えています。

業務が忙しくて発表できない

チームごとにリーダーを作る

運営が全エンジニアの仕事の状況や各々が興味を持っている分野を把握することは難しく、各チームに一人ずつリーダーを作り発表を促すようにお願いしました。
これにより普段積極的に発言しない方でも「この人が言うのであれば」ということで発表して頂けるようになりました。
ただこれはチームとしてまとまりがあることが必須であり全エンジニアをカバーできておりません。

2週間後まで予定を埋める。

それまで当日に発表者を募っていましたが大抵の場合、資料を土日に作成するので遅いという意見を頂きました。
現状2週間前までに発表者を埋めるようにしていますが、すんなり埋まるときもあれば一週間前まで決まっていないということもあるので改善が必用です。
今後3週間前でも良い気はしています。

ネタが無いので発表できない

アウトプットすることを目標設定する

エンジニアは日々勉強しインプットすることが不可欠です。
そこで得た知識を勉強会でアウトプットすることで自分の知識へと定着させることを目標に置きました。
なのでライトニングトーク呼ばれる簡素な内容でも良いという周知を行っています。

他にも

KPIを設定し毎週目標達成できているか確認する。

KPIを置くことで毎週定量的に現状を把握できます。
今KPIにしている内容は参加者数です。最近はコンスタントにクリアできているので次のKPIを模索中です。

盛り上がっている感を作る！

盛り上がっている感とはslackでの勉強会の告知や全体MTGなどでKPIの報告をして、楽しそうなイベントが毎週あることを印象付けることです。
そりゃ楽しい事に人は集まりますよね。

施策を行った結果

毎週のフィードバックの満足度は日に日に高くなっており運営として勉強会を改善できている実感があります。
そして以前は参加者が12名ほどでしたが今では平均して 20名 ほど参加して頂いており、KPIの21人（エンジニアの80%）も達成することが多いです。
しかしまだまだ課題は多く

• リーダーシステムが一部しか機能しておらず運営が直接声掛けしにいくことが多い。
• 外国人エンジニアが多いため日本語しか話せないエンジニアとのディスカッションが難しい。
• 自ら手をあげて発表する人が少ない。
• エンジニアのレベルが高いため質に拘って発表者が辞退してしまうことがある。

などがあり、これらを改善すべく次なる施策を考えております。

最後に

勉強会を通して企画・運営の難しさを実感しました。
エンジニアがこういった貴重な経験を積めているのはありがたいことだと思っています。
この記事が少しでも参考になればと思います！！