アンケート結果のまとめって面倒
Forms でアンケートを作成すると、自動で結果を可視化してくれるのですが、問ごとにグラフ化するので、全体を把握するにはちょっとイマイチなんですよね。「2問目でこう答えた人は、3問目ではどう答えているのだろう？」といった疑問に答えることができません。フリーコメントで回答してもらった場合、そこから気づきを得るのもなかなか大変です。
Power BI なら、そんなアンケート結果のまとめと分析を便利に行えます。
そこで、アンケート結果を Excel でエクスポートして Power BI でレポート作ろうと思うわけです。ところが、アンケート結果がバラバラと返ってくるような場合、その都度 Excel をダウンロードしなければならず、報告レポートに反映させるのがちょっと面倒だったりします。
アンケート結果の集計と共有を楽にする
Microsoft 365 (Office 365) をお使いなら、Teams のチャネル内で Forms アンケートを作成すると、都度結果をダウンロードする必要がなくなります。 なぜならアンケート結果の Excel が Teams 内に格納され、アンケート結果がリアルタイムに反映されるからです。そこで、この Teams 内の Excel をデータソースとして Power BI でレポートを作れば、スケジュール更新して アンケート結果をレポートに自動で反映できるのです。
ポイントは3つ！
2つ目と3つ目は、Teams や SharePonint Online、OneDrive for Business 上の 1つのファイル を Power BI Desktop で読み込む場合のポイントとなります。
- Teams のチャネルで Forms のアンケートを作成する
- アンケート結果の Excel のパスを正しくコピーする
- Power BI ではデータソースの接続に「Web」を使用する
Teams のチャネル内で Forms アンケートを作成
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Teams のチャネルを開き、画面上部の「＋」ボタンをクリックし、タブに Forms アンケートを追加します。
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検索窓に「Forms」と入力し、Forms のアイコンをクリックします。
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「チームが編集して結果を表示できる共有フォームを作成します」を選択し、アンケートの名前を入力して [保存] ボタンをクリックします。
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タブにアンケートの編集画面が追加されるので、お好きにアンケートを作成してください。ここでは Forms については割愛しますが、こんなアンケートを作成しました。
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[応答] ページをクリックすると、[Excel で開く]という表示があるので、クリックします。Excel がブラウザで開かれます。
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[編集] → [デスクトップ アプリケーションで開く] をクリックします。
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[ファイル] → [情報] をクリックし、[パスをコピー] をクリックして、この Excel ファイルのパスをコピーします。 (これを Power BI Desktop で使用します。)
Power BI Desktop でアンケート結果を取り込む
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Power BI Desktop を開き、[データを取得] → [その他] → [Web] を選択して [接続] をクリックします。
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URL を入力するダイアログが表示されるので、上記の手順6 でコピーしたパスを貼り付け、末尾の「?web=1」を削除して [OK] をクリックします。
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認証を求めるダイアログが表示されるので、左側で [組織アカウント] を選択し、[サインイン] をクリックして、Microsoft 365 (Office 365) のアカウントで認証します。
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認証が成功すると「現在、サインインしています。」と表示されます。[接続] をクリックします。
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ナビゲーター画面で、「Table 1」にチェックを入れ、読み込みます。
「Table 1」は「テーブルとして書式設定」されたデータ範囲を表し、「Form 1」は Excel のシートを表しています。
「テーブルとして書式設定」をしてある方を使用するメリットは、こちらをご覧ください。
Power BI道場 Excelのテーブル設定をしないといけない理由 (katalog.tokyo)
ここから先は Power BI Desktop でレポートを作っていくことになりますが、長くなるので今回はここまでとします。
Teams や SharePonint Online、OneDrive for Business に保存されている 1つのファイル を Power BI に取り込むのは、おそらくこれがベストの方法です。「SharePoint フォルダー」を使用することもできますが、指定したサイト配下のすべてのファイルを検索してくるため、パフォーマンスが悪くなることがありますのでご注意ください。
次の記事はこちら
Teams でアンケート (Forms) を作って結果を Power BI で可視化・共有する (2)