はじめに

こんにちは。ウェブクルーアドベントカレンダー7日目を担当します、新卒2年目の佐々木です。
さて、前回は@t_matsuさんの「Excel関数・ショートカットキー」についてでしたね。
社会人になってから、Excelで苦戦して業務が進まない！なんてこともあったので、
改めて見直すいい機会になりました。

今回は、「業務効率化」「営業強化」の一環として2020年4月から運用スタートした
ZOHOで劇的に変わったこと3選について触れていこうと思います。

・ZOHO CRMって何？
・営業ってどんなことしてるの？
・ZOHO使ってみたい！

そんな方に読んでいただければと思います。

１.CRMとSFAについて

まず最初に、ZOHOの主な役割となるCRM・SFAについて触れていこうと思います。

CRM（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）=顧客関係管理
➡一言説明：売上や利益に貢献する顧客を管理し、自社の業績を拡大させる顧客志向のマネジメントツールです。
➡主な機能：問合せと自社応対の履歴・共有 / 顧客へのメール配信履歴・電話履歴等の蓄積・管理機能 /マーケティング支援

SFA（セールス・フォース・オートメーション）=営業活動支援
➡一言説明：営業行為・営業活動をスムーズに行うためのマネジメントツールです。
➡主な機能：案件管理 / 売上予測 / レポート作成

営業ではない方にとっては、ちょっと複雑な内容になりますが、要するに「顧客関係管理（CRM）」「営業活動（SFA）」を支援するツールになります。

では、両者の機能をもつZOHOを運用して劇的に変わったこと3選についてご紹介していきます。

①「顧客情報が一元で管理できる」

はじめに大きなメリットとして挙げられるのが、顧客情報の「一元管理」が実現できた点です。これまで、顧客情報は、営業各個人がExcel管理し、連絡先は各個人の社用携帯に登録され、その他の細かい情報はあらゆるツールに分散されていました。そうなると、情報の照らし合わせや共有がその都度必要になり、欲しい情報をすぐに手に入れることができません。

しかし、ZOHOにCRMはすべての情報が蓄積されているので、見たい情報をあっという間に手に入れることができますし、顧客や営業に関するレポートもすぐに作成することができます。

つまり、顧客情報の一元管理によって、業務の効率化や営業の活動のストレスを軽減を実現されました。
特に、営業としては避けられない担当引継ぎ業務については、ZOHOがあればすべての情報（連絡先・契約関連・詳細情報etc）をすぐに共有することができ、さらに、メール・電話での挨拶も、漏れなくミスなく安心して行うことができるようになりました。

②「商談管理」

2つ目に大きく変わったこととしては、商談管理です。

新規開拓をする場合、商談管理は欠かせないものですが、従来はExcel管理でした。
Excelでアタックリストを管理する場合、データが「いつ」「どこを」更新されたかわからず、気付けばリストに対する営業活動が停滞したまま‥ということが多々ありました。

そもそも、Excel管理だと各営業の属人的なものになりがちなので、商談や提案に対する周りからのアドバイスが受けにくいなどのデメリットもありました。

また、商談のステップが見えにくいため、新規獲得による売上予測がたてずらい点もExcel管理のデメリットとして挙げられます。

ZOHOの場合、リストごとに「ステータス」「インパクト（受注した時の月間予測売上）」や「メモ」の更新ができ、更新された日付も自動で付与されます。
これにより、商談の対応漏れ防止や、後追い（検討中の顧客に対して、進捗の確認やさらに提案を行うこと）の強化が実現されました。

特に、リモートワーク環境下においては、ZOHOのおかげで、「誰が」「どの顧客に対して」「何を行ったか」リアルタイムでわかるのが大きなメリットとして実感することができました。

③「メールアプローチの強化」

最後に大きく変わったこととして挙げられるのは、「メールアプローチの強化」です。

営業担当は、日常として多くの顧客とメールでやりとりを行いますが、顧客との良好な関係性を築くうえで、重要な業務であることは明白です。

メールのうち、顧客個人に送付するものもあれば、全社的に送付するものと大きくわけて2つありますが、通常、後者の場合は、以下の流れで対応します。

メール作成 → 各営業担当にメールの共有 → 連絡先のリストアップ → 送付

この場合、送付が最終ゴールになっていて、それに対する顧客の反応が見えずらかったり、その後の営業活動まで可視化できません。さらには、連絡先が営業各個人管理になっているので、メールアプローチによる全体的な反響の把握がしにくいというデメリットも挙げられます。

ZOHOの場合は、送付後の顧客の反応を可視化し、その後の営業活動をタスク化することができます。
例えば、メールを開封した場合（顧客の反応）→ 電話で訪問のアポイントをとる（営業活動のタスク化）というように、顧客および営業全体のやりとりを可視化し、営業活動を支援してくれます。

また、これまで送付した全社送付メールもデータとしてZOHOに蓄積されるので、過去事例から学ぶことも実現されました。
電話に加えて、メールアプローチも学び、さらに顧客とのタッチポイントを強化できるようになったのは、ZOHOを導入したことによる大きなメリットとして挙げられます。

さいごに

ここまで、ZOHOを活用することで劇的に変わったこと3選についてご紹介しましたが、その他にも多くのメリットを実感することができ、ZOHOは営業活動・顧客管理において欠かせないツールとなっています。

しかし、上記のようなことは、実は稀で、うまく活用できていない、効果が出ていないというケースは少なくありません。
実際に、ITコンサル/調査の大手Gartner社の調査によると、CRM/SFAを導入した企業のうち、実に約80％が「失敗だった」と回答しているそうです。

確かに、ZOHOの導入から運用までの経緯を振り返ってみて、多くの壁にぶつかったなと思いますが、
「営業全体の業務を細かく洗い出すこと」「ツールを使って実現したい事を徹底的に話し合うこと」「変化を楽しむこと」が、乗り越えるうえで必要な行動・姿勢だったと思いますし、「周りの人の協力」は言うまでもなく欠かせない要素でした。

とはいえ、まだまだZOHOで実現したいことはあるので、引き続きブラッシュアップしていきたいと思います‥！

思いのほか長文になりましたが、最後までお読みいただきありがとうございました。
次回は@wchikarusatoの「chocolateyでアプリを管理しよう」についてです。お楽しみに！

ZOHOで劇的に変わったこと3選