はじめに
急いでいる時に限って、「パソコンがフリーズしたんだけど」「システムにログインできない」「これって、どう操作するんだっけ？」「あのファイルってどこにあるの？」といった、小さな質問に悩まされていませんか？
この記事では、Googleサイトで拠点内のポータルサイトを作って、問い合わせ対応の時間を削減した方法について書きます。
想定読者
- ファイルやレポートの場所を何回も聞かれてうんざりしている方
- システムの簡単な操作を聞かれてうんざりしている方
- ノーコードで社内の簡単な情報共有サイトを構築したい方
※社内Wikiなどのデータベースほどの規模ではないのでご了承ください
使用したツール
ポータルサイトの作成には、Googleが提供している、無料のサイト作成ツール「Googleサイト」を使用しました。
社内でGoogleワークスペースを使用している場合は、Googleドライブのファイルを掲載できたりするので、より効果を発揮します。
実装についてはノーコードツールで簡単すぎるので割愛します。公式ドキュメントをご参照ください。
サイト設計の考え方
以下からは、サイトを作る上で考察した3点について述べます。
掲載内容
短期的ではなく、長期的に参照されるものをメインに据える
理由は、
* 頻繁に追加があると見落としてしまうことが多い
* メンテナンスにも手間がかかってしまうこと
です。
逆に言うと、短期的に閲覧されるものは、新鮮な情報が集まりやすい社内Chatなどでリマインドをかけます。
特定の個人やチームに関わる項目は一つのページ内に収める
利用するユーザー側が探す手間を省くためです。
他部署の先輩から依頼があり、個人用にカスタマイズした、独立ページを作っても良いと思います。（メンテナンスが疎かになりがちなのでそこは注意！）
表現方法
よく使う項目はトップページの目立つ部分にまとめておく
トップページからすぐ遷移できる場所に置きます。これは、リピーターのストレスを減らすためです。
アイコンなどを使って、直感的に分かりやすく表示する
少しでも探すコストが高いと、諦めてしまう可能性が高くなります。
とっつきやすく、かつ、ページ遷移先が分かりやすいアイコンを使うことが重要です。
素材サイト
個人的に使っている素材サイトをご紹介します。
-
シルエットAC
シルエットで一眼でわかる・色変えもしやすいのが便利です。
-
Loose Drawing
ゆるふわなイラスト。種類が多めなのでテイストを揃えたい時に便利です。
メンテナンスのしやすさ
あまり深い階層にせず、1〜2クリックで到達するようにする
リンク数が多くなってくると、ついつい細かくカテゴリ分けしてページを増やしたくなりますが、
できるだけ控えましょう。
作成者にはそこまで難しくなくても、初めてアクセスする側の探すコストが大きくなってしまうためです。
頻繁に更新する部分は、Googleドキュメントやスプレッドシートで補う
Googleサイトは、Googleワークスペースのファイルを埋め込めるので、ドライブ内で編集したファイルをそのまま使用・表示できます。
まとめ
頻発する問い合わせを減らすことで、差し込みに翻弄されることなく、通常業務に集中できるようになりました。場所さえ一度教えれば、以降はそれを参照&似た悩みを持つ人に紹介してくれるので、どんどん問い合わせが減っていきます。