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@atomyah(Atom Yah)

《Power Automate Desktop》顧客先ExcelファイルのメールアドレスにGmail自動送信しそのログを残す（エラー対応）

Last updated at Posted at 2022-08-09

要件

数百件の顧客先Excelリストから「メールアドレス」列の値を抜き取り、そのメールアドレス宛にGmailですべての顧客に案内メールを自動送信させたい、というリクエストがあった。これだけなら難易度は高くない。

懸念点

しかし、仮に自動送信ループ中に何らかのエラーで中断してしまった場合（PCの電源喪失、フリーズ、ネットワーク遮断、等々）、どの顧客まで送信できていて、どの顧客からできていないのか、それが確認できないとビジネスインパクトが大きい。従って、後ほど送信確認できるようなログを残す、というタスクを追加した。この部分は若干トリッキーであったため、備忘録として残す。

準備

  • 顧客先Excelファイル
  • Windows上の作業フォルダ（ここではC:\メール送信自動化としておく。
  • 作業フォルダの中にログファイル保存用フォルダ（ここではC:\メール送信自動化\ログとしておく）。

顧客先Excelファイルは次のようなものであった（下図は例です）。顧客先Excelファイルは作業フォルダC:\メール送信自動化にコピーしておく。
image.png

フロー作成手順

１．顧客先Excelを読み取る

１．１ Excelを起動

アクションメニューから「Excelの起動」をフローペインにドラッグ＆ドロップ。開いた「Excelの起動」画面で「次のドキュメントを開く」を選択し、ドキュメントパスに、作業フォルダに保存した顧客先Excelファイルを選ぶ。
image.png

１．２ ワークシートを選択

アクションメニューから「アクティブなExcelワークシートの設定」をフローペインにドラッグ＆ドロップ。開いた「アクティブなExcelワークシートの設定」画面で、ワークシート名として、顧客連絡先が入力されているワークシートの名前を入力する。
image.png

１．３ ワークシートのデータの末端セルを取得

これは、ワークシート内のデータが存在する範囲を捉えるために行う。
アクションメニューから「Excelワークシートから最初の空の列や行を取得」をフローペインにドラッグ＆ドロップし、そのまま保存。
image.png

これにより、最初の空の列が%FirstFreeColumn%となり、最初の空の行が%FirstFreeRow%となる。
image.png

１．４ Excelのデータを読み取る

アクションメニューから「Excelワークシートから読み取り」をフローペインにドラッグ＆ドロップし、取得「セル範囲の値」、先頭列「A」、先頭行「１」、最終列は「最初の空の列」である%FirstFreeColumn%から1列マイナスにした値「%FirstFreeColumn - 1%」、最終行も同様に%FirstFreeRow%から1行マイナスにした値「%FirstFreeRow - 1%」を入力。

この時、顧客先Excelは「メールアドレス、社名、担当者名」と最初の行に列名（ヘッダー）があるので、「範囲の最初の行に列名が含まれています」をオンにしておく（デフォルトでオン）。
image.png

１．５ Excelを閉じる

取得したデータは変数%ExcelData%に格納されたのでExcelファイルは閉じてしまう。
アクションメニューから「Excelを閉じる」をフローペインにドラッグ＆ドロップ。「ドキュメントを保存しない」のまま保存。
image.png

２．ログを残すためのログファイル名を準備

２．１

現在日時をログファイル名とする。例えば「2022年05月29日14時16分.txt」という具合に。
アクションメニューから「現在の日時を取得します」をフローペインにドラッグ＆ドロップ。そのまま保存。これで現在日時が変数%CurrentDateTime%に格納されることになる。
image.png

２．２ 現在日時をテキストに変換

アクションメニューから「datetimeをテキストに変換」をフローペインにドラッグ＆ドロップ。
変換するdatetimeが%CurrentDateTime%になっていることを確認し、カスタム形式を「yyyy年MM月dd日HH時mm分」と入力し、保存。
image.png


ここまでの完成フロー。

image.png

３．For eachループを作成

アクションメニューから「For each」をフローペインにドラッグ＆ドロップ。「反復処理を行う値」として顧客先Excelから読み込んだデータが格納されている変数%ExcelData%を入力。保存。
image.png

このFor eachループの中に、Gmailでの自動送信処理と、ログを残す処理を入れ込む。

４．Gmailでのメール自動送信を設定

４．１ Gmailのアプリパスワードを取得する。
４.１.１ まず二段階認証を有効にする。

  • Chrome画面の上右端にあるアイコンをクリックし、「Googleアカウントを管理」をクリック。
    image.png

  • 左ペインのメニューで「セキュリティ」をクリック。
    image.png

  • 「Google へのログイン」欄にある、2段階認証プロセスをクリック。
    image.png

  • 「使ってみる」ボタンをクリック。
    image.png

  • パスワードを要求されるので、入力して「次へ」ボタンをクリック。

  • 「ログインの 2 つ目の手順としてスマートフォンを使用」という画面になったら、そのまま「続行」ボタンをクリック。

  • 「最後にバックアップ方法を登録」画面になったら、自分のスマフォ電話番号が表示されていることを確認して（表示されていなかったら入力して）、「送信」ボタンをクリック。

  • 自分のスマフォにテキストメッセージで確認コードが送られてくるので、それを入力し、「次へ」ボタンをクリック。
    image.png

  • 「有効にする」ボタンをクリック。
    image.png

これで二段階認証が有効化された。

４.１.２ アプリパスワードを取得する。

  • 「Googleアカウントを管理」＞ 「セキュリティ」の画面に戻る。
    image.png
    image.png

  • 「Google へのログイン」の欄で、「アプリパスワード」をクリック。
    image.png

  • アプリのドロップダウンリストで「メール」を選択。デバイスのドロップダウンリストで「Windowsパソコン」を選択する。「生成」ボタンをクリック。
    image.png

  • 「Windows パソコンのアプリ パスワード」が表示されるのでコピーし保存しておく。
    image.png

４．２ メール送信アクション設定。

  • アクションメニューから「メールの送信」を選び、For eachループの中にドラッグ＆ドロップする。

  • 開いた「メールの送信」設定画面で以下のように設定する。パスワードは取得したアプリパスワードである。「全般」をクリック。
    image.png

  • 「全般」で以下のように送信メール内容を設定する。変数%CurrentItem%には、Excelデータが格納されている変数%ExcelData%から抜いてきた1行目のデータがある。1行目のデータは「メールアドレス」「社名」「担当者名」のデータが配列として構成されている。したがって、そこからメールアドレスを抜きたかったら%CurrentItem['メールアドレス']%となる。担当者名を抜きたかったら%CurrentItem['担当者名']%となる。

  • For eachループで、こうして%ExcelData%にある数百件のデータを1行ずつ処理していくことになる。
    image.png

  • 「保存」ボタンをクリックして「メールの送信」アクションを保存する。

５．ログ記録の設定

５．１ ログファイルにログを追記する。

  • ここがトリッキーなのだが、まだログファイルが生成されていないながらも、アクション「テキストに行を追加」を「メール送信アクション」の下にドラッグ＆ドロップ。以下のように設定。
    image.png

  • 追加するテキストは、“[社名]の[担当者名]様（[メールアドレス]）に送信完了”というテキストログを残したいので、%CurrentItem['社名']%の%CurrentItem['担当者名']% 様（%CurrentItem['メールアドレス']%）に送信完了となる。

  • ここで「生成された変数」を見てほしい。「新しいテキスト」として%Result%変数が生成されている。つまり、%Result%が新規作成されるログのテキストデータとなる。
    image.png

  • したがって、元のテキストには%Result%を入力する。
    image.png

保存ボタンをクリック。

５．２ テキストをファイルに書き込む。

アクション「テキストをファイルに書き込みます」をドラッグ＆ドロップで「テキストに行を追加」の下に挿入。開いた画面に下記のように設定。
image.png

最初に準備したログ用フォルダC:\メール送信自動化\ログに%FormattedDateTime%.txtのファイル名でログファイルを作成するため、ファイルパスはC:\メール送信自動化\ログ\%FormattedDateTime%.txtと入力する。

%FormattedDateTime%は実行したときのDateTime（現在日時）。したがって、たとえば「2022年08月08日17時58分.txt」というファイル名になる。ここもトリッキーなのだが、同名テキストファイルが無い場合は勝手に新規作成される。

「書き込むテキスト」は%Result%とする。

「新しい行を追加する」はオン。

「ファイルが存在する場合」は、存在するはずはないのでデフォルトのままで良い。


完成したFor eachループ内のフロー
image.png

以上で完成である。


課題

今回のログを残す処理は、PCの電源喪失、フリーズ、ネットワーク遮断、等々物理層・ネットワーク層の問題に対する対処であった。

しかし、よりありふれた、例えば送信先顧客メールアドレスが存在しない、あるいは顧客先Excelデータのメールアドレスに全角が混じっている、などで配信不能であった場合のエラー処理はできないだろうか？

実は「メール送信」アクションにはすでに「エラー発生時」のルールを設定できる項目がある。
image.png
image.png

「新しいルール」をクリックすると、「サブフローの実行」を選ぶことができる。
そこで「無効なメールアドレス」であったり「メールメッセージを送信できませんでした」の場合、メッセージを表示するサブフローを作成してみる。

６．サブフローで配信不能エラー対応

６．１ サブフローを作成。

  • 「サブフロー」をクリックし、「新しいサブフロー」をクリック。
    image.png

  • サブフロー名を入力。サブフロー名は英数字しか受け付けない。
    image.png

  • 新しく作成したサブフローのペインに、
    image.png
    「メッセージを表示」アクションをドラッグ＆ドロップ。開いた画面で次のように設定。保存。
    image.png

６．２ 「メールの送信」アクションにエラー処理を追加。

  • Mainペインに戻り、「メールの送信」アクションを開き、「エラー発生時」ボタンをクリック。
    image.png

  • 「無効なメールアドレス」の「新しいルール」をクリックし「サブフローの実行」をクリック。
    image.png

  • 先ほど作成したNotDeliveryErrorサブフローを選択する。
    image.png

  • 「メールメッセージを送信できませんでした」についても同様にNotDeliveryErrorサブフローを設定する。

  • ここで「スローエラー」を選ぶとフローはエラー発生と同時に停止する。「フロー実行を続ける」を選ぶとエラーを吐きながらも次のアクションへ移動する。どちらにせよ、エラーメッセージは出現するはず。

  • サブフローが設定されたアクションには盾アイコンが付される。
    image.png

６．３ スモークテスト。

  • 実際に、顧客先Excelデータのメールアドレスに２バイト文字を入れてみる。
    これで２回目のループで配信不能となりエラーメッセージが出るはずである。
    image.png

  • これでフロー実行させたところ、エラーメッセージは出てくれず、ループは完了してしまった。:thinking::interrobang:

  • 原因・解決方法・回避方法は調べたが分からない。何か情報あればご教示ください。よろしくお願いいたしますm(__)m


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