Box Notes ご存知ですか？
Box Notes とは Box で使用できるドキュメント作成ツールです。Box を離れることなくノートを作成し、複数名でリアルタイムに共有・編集してコラボレーションできる機能です。作成・編集・保管まで Box 上で完結するので、コンテンツの一元管理や安心安全なコラボレーションが実現します。Box を使っているすべてのユーザーに利用してほしい便利な機能の一つです。
せっかくコンテンツを Box に集めているのに、チームや個人のノートは OneNote のままですか？長らく OneNote を愛用していた私が、Box Notes の利用を始めた時に最初から知っておきたかった機能を 5 つ厳選してお伝えしていきます。
少しでも「使えそう！」と思っていただけたら幸いです。
まずはノートを作成しましょう！
Box 画面の左側に Box Notes を見つけられます。
- 「+」マークで新規のノートを作成できます。お使いの環境によってノートはデフォルトの保存場所である「私の Box Notes」に保存されるか、保存場所を選択する必要があります。
- 「Notes」をクリックすると直近で開いていたノートが開きます。
特定のフォルダを開いている状態で、そのフォルダ内に Box Notes を作成することも可能です。実はこれも知っておきたかった機能の一つ。例えば組織のフォルダにチーム会議用の議事録ノートを作成したり、特定のプロジェクトフォルダに進捗管理用ノートを作成したりできます。 プレゼンテーション中に当日の議事録を作成して同じ場所に保存したい、というシーンは多いのではないでしょうか。
ではノートが作成できたところで、知っておきたい 5 つの機能をご紹介していきます！
Box Notes の知っておきたい機能
①目次の作成
ノートに複数のサブページを作成できないのでは、と思いましたか？Box Notes では目次を作成することができます。
目次を作成する
- 目次の項目にしたい文字を選択して、中央上部の「本文▼」をクリック、「見出し1」~「見出し3」を選択します。3 段階の段落を付けることが可能です。
- 右側に目次が表示されます。各項目はリンクになっており、クリックすることでノート内の特定の項目をすぐに表示することができます。
- 目次の右上の「・・・」をクリックすると目次を非表示にするメニューが選択できます。こうすることで目次があるノートでも画面上の本文表示スペースを確保できます。
例えば毎週の定例会議の議事録を一つのノートにまとめて日付を目次に設定するなど、サブページと同じように利用できます。
②サイドバーと全幅の表示
作成した Box Notes を見て、ノートの表示スペースが小さくて使いにくそう、と思いましたか？左上のアイコンで「サイドバーの表示」と「全幅の表示」の選択が可能です。画面を広く使って快適に Box Notes を編集しましょう。
サイドバーの表示 / 非表示を切り替える
- 非表示にすることで画面を広く使えます。
- 表示にすると、自分がアクセスできるノート一覧を表示できます。
「最近のメモ」リストでは最近見た Box Notes のリストが表示され、左側の青いマークがあるものは更新があったことを通知しています。定期的にアクセスするものは星マークでお気に入り登録しておくと便利です。また、それぞれのノートの保存フォルダへのリンクもあるのでぜひ使いこなしてみてください。
全幅の表示を切り替える
- ノート部分を広く表示します。基本的には常に全幅の表示にしておくのが使いやすいと思います。
③更新差分と過去バージョン
知っておきたい機能② でサイドバーでノートが更新されているか確認できる、とお伝えしました。では更新箇所を確認するにはどうすればよいでしょうか。また、誤って更新してしまったときに便利な「一つ前の操作を取り消す」機能、今は Box Notes にはありませんが、Box の他コンテンツと同様にノートも過去バージョンに戻すことが可能です。
更新差分の強調表示
- 右上の鉛筆マークをクリックすると、前回確認した後に誰かが編集した個所を強調する / しないの切り替えが可能です。これで情報のキャッチアップを迅速に行えます。
過去バージョンに戻す
- 過去バージョンに戻すことができます。右上の「・・・」から「バージョン履歴」を確認してみましょう。
④コメントとメンション
ノートの内容についてのコミュニケーションはどうしますか？Teams チャットや Outlook メールで実施するにはアプリの切り替えが必要ですが、実は Box Notes 内でコメント機能が使えます。
コメント機能
- 右上の吹き出しマークをクリックしてみてください。コメント記入欄が右側に表示されます。Box Notes を離れることなく簡単なコミュニケーションをとることが可能です。
メンション機能
- ノートの内容に関する質問や依頼など、@ メンションを利用してコラボレーションしている特定のメンバーへ伝達しましょう。メールのように定型的なかしこまった文面は不要です。チャットでのやりとりと同じ感覚で、特定のノート内でやりとりを完結させましょう。
メンションされたユーザーは Box 上（画面右上）で通知を受け取ります。*
⑤Box には愛 (AI) がある！
Box AI for Notes
Enterprise Plus 以上のエディションをご利用で、管理者にて有効化している場合、AI 機能も利用できます。Box Notes 上で、AI にゼロから文章の生成を指示したり、既存の文章のチェックを依頼したりできます。もちろんノート全体に対して質問をなげたり要約することも可能です。現在 AI モデル（2024/12/19時点）は GPT-4o mini を採用しています（参考）。
イベントの案内メールを AI に考えてもらったり、アイディアの壁打ちをしたり、海外からのメールをコピペして翻訳 ＆ 要約を同時に実施したり、Box 社内でも利用率の高い機能です。
Box Notes から利用するクエリ数は無制限なので、いろいろと試してみてください。
Boxには愛(AI)がある！ ~Box新世紀の幕開け~
Box AI for Notes を含む Box AI 機能について詳しく知りたい方は、Boxユーザー祭り’24後に開催されたフォローアップセミナーをぜひご視聴ください。
最後に...
まずは自分用のメモとして気軽に使ってみませんか？そして慣れたらチーム内の会議用ノートとしてチームで共有してみてください。コラボレーター同士で共同編集ができるので、アクセス権をしっかりと管理できる安全なワークスペースとして利用できます。メールやプレゼンテーションと違った共有の方法として、社外の方との連携も可能です。会議議事録としてだけではなく、メールでは過去の対応履歴が埋もれてしまう日常の QA 対応など、活用の幅は無限大です。ぜひ日常の業務にお役立てください。
*知っておきたい機能④ でご紹介したファイルへのコメント / メンションですが、一部通知がとばないなどの不具合が継続的に発生しています。ご不便をおかけいたしますが、[Box for Microsoft Teams 連携](Box for Microsoft TeamsでBox通知を受信する) や Box Realay などの機能との併用もご検討ください。