この記事は、Power Automate Advent Calendar 2022 12月2日担当分の記事です。
はじめに
一年前は、一年後、これ程社内でPowerAutomateに関係するとは思いませんでした。
そんな中アドベントカレンダーを見て、Power Automateに関連すればなんでもＯＫとあり、うちの社内で起こった変化をまとめてみる、それが誰かの気づきや参考になればと思い今回投稿します。
去年と今年の違い
去年は社内ではほぼ私一人だけの利用でした。
一年経って、社内では５名以上使用してます。
人数だけ見ると少ないのですが、ようやく社内普及への第一歩を踏み出すことが出来ました。現在は様々な動きがあり一年後には１００名以上が自分で作成できる環境に変化を期待。
去年行っていたこと
自分の部署の発信ツールを使って、こういうツールありますよ！便利ですよ！とＰＲ。
また業務で実際自分も利用しているので、その方法の紹介でした。
主目的がFormsの集計だったため、社内でFormsを利用する機会が少なかったこともあり、使える場面が限定的であり、興味を引くことが出来なかったこと。それに気づいたのは今年に入り随分立ってからでした。
その為、今年はもっと実務に近いフローを作成して、利用して貰うこととしました。
今年行ったこと
前年度の反省を踏まえ、自社の業務で実用頻度が高い業務であり展開可能なものでないと難しいと思い、その視点で検討することにしました。
まずPowerAutomateを触れて貰える一年にしようと決め、関係者で取り組めそうな人を巻き込むことに。
実際に行ったこと
0.フローの選定
PowerAutomateのテンプレートを基に事例を検索。
その中から、業務上切っても切り離せないメールの発信を選定
Microsoft Power Automate テンプレート スケジュールに従ってメールを送信する
1.実行者の選定
新しい取り組みを入れましょうという割に、現状はとかく否定的な人が多い。
例：自分より部下のXXさんに試してもらってはどうかな。
今のところ自分は困ってないから必要ない など。
と言っていても始まらないため、口説き落とせば何とかなりそうな人をそそのかしました。
2.実際のフローの作成
コロナ禍でありパソコン会議が身近にあり、パソコン会議で画面を共有しながらマンツーマンで設定を進めました。
まずはとにかくこのツールに慣れてもらうことを最優先。そして分かりやすく、難しくしないこと。
3.フローの完成からの思わぬ落とし穴
２の実行後、このツールの便利さを知ったため、自ら作成してみたそうです。それが半年に１度のメールであるにも関わらず即時発信になってしまったとのこと。青くなりながら慌てて電話が。
対応は出来たので事なきを得ましたが、細かい仕様を省いて説明したために生まれた勘違いによって思わぬ事態が起こってしまいました。
PowerAutomateはフローが９０日動作しないと止まってしまうため、半年単位での設定は難しいため、現在は毎日起動し、指定日に発信する仕組みへと変更しました。
4.それでも何とか前に進んだ結果、社内で受賞
弊社では、投稿された事例で効果の大きいものに表彰するという仕組みがあり、こちらに投稿したところ受賞すること運びとなりました。
これをきっかけに、PowerAutomateを知りたいという人たちに教えていくこととなりました。
5.受賞により起こった変化
１年前までは、使っていたのは自分だけという状況でした。
受賞をきっかけにツールを知り、使いたいという人が増えました。
また、先般はグループ会社内でのＰＲをする機会に恵まれ、問い合わせが増え、現在進行形で社内への展開・拡大を行っております。
まとめ
ＲＰＡを使って効率よく仕事をしましょう。みたいな言葉があふれる昨今。
社内を振り返ってみると、日常的にExcelやOutlookは使う。そのほかにTeamsやSharePointも使い、たまにFormsなども使う。
でも、Microsoft 365 E3プラン契約にも関わらず、PowerAutomateやPowerBIなど使う人はいないという矛盾に、１年前から取り組みを開始しました。
ネット上で情報を集めたり本を買ってみたり、いろいろと模索。
しかも、紹介だけでは立ち行かないことを知りました。
また、「もっと簡単に、このツールに歩み寄ることが大事」だという気づきもありました。
別の場面では、ＲＰＡを利用してもらうことが出来た理由はなんですか？と聞かれることがありました。
これについては、やはり実際の実務に見合ったフローを作成し、利用させることが大事であり、まず使うツールを慣れてもらうことが重要だと伝えました。
習うより慣れよで、失敗事例もありましたが、この方はこれをきっかけに更に取り組んでいろいろ作り始めたようで、教えた側としては嬉しく思っているところです。
ＲＰＡが便利という記事はよく見るのですが、浸透させるのは本当に難しいです。
日本人の気質なのか、弊社独特のものか。変化しろと言いながらも、変化を拒む人が多い。
その中で協力者を見つけることがまず難しく、見つかっても今回のようにうまく行くとも限らない。
でも実際使ってみて便利さを知れば、黙っていてもステップアップしていくこともある。
冒頭で５人と書きましたが実際はもっと多いかもしれませんが、去年よりも利用する人が増えたのは事実です。
野良ロボットを作らないためにどうするかなど考えることは様々ありますし、他社事例でも先行導入して失敗してという話も耳にします。
そのため、慣れることが浸透への第一歩であると考えます。
さいごに
初めてのアドベントカレンダーへの投稿予約後、周りを見ると技術的な事例が多いようで場違いかなとも思わなくもありませんが、初心者ということで突っ走ってみました。
以上、お付き合いいただきありがとうございました。