0.はじめに

この記事では，クラウドに保存されたファイルへのリンクを含むメールを一斉に送りたい，という状況を想定しています．ファイルも送り先ごとに違うような場合，ファイルごとにリンクを生成してメールの本文に貼り付ける，という作業は，メール件数が増えると煩雑です．これを，Microsoft Power Automateで片付けよう，というのがこの記事の趣旨です．

1.Excelファイルとリンクを送りたいファイルをクラウド上に保存します

1.0 Excelファイルを用意します

まず，メールを送りたい送り先一覧を記したテーブルを含むExcelファイルをOneDriveかSharePoint上に用意します．ID,Name,Email,Statusの列を用意しています．複数名に一緒に送りたい場合は，１行にまとめておきます．（この例だと，IDが2である行は，2人一緒にまとめて送信する，ということです．）Statusの列は，既に送信済みである場合にSentと記録するために用意しました．

1.1送りたいファイルをOneDriveかSharePointに保存します

このとき，IDと紐付いた通し番号を含むファイル名をつけておきます．

2.Power Automateでフローを実行する

2.0フローの全体像

大まかなの流れとしては，手動でトリガーし，Excelファイルの情報を取得し，各行ごとに，行ID番号と紐付いたOneDrive上のファイルへのリンクを取得し，Outlookからメールを送る，というものです．

2.1手動でフローをトリガーします

空白から開始(Create from blank)でインスタントクラウドフローを選択して，フローの作成を始めます．
トリガーとしては，手動でフローをトリガーします(Manually trigger a flow)を選択します．

2.2 変数を初期化します

送り先の名前に様などの敬称をつける，という連結操作(concat)に用いる変数を最初に宣言しておきます．
コネクタは組み込み(Built-in)にある変数(Variables)を選択し，アクションとして変数の初期化(Initialize variable)を選びます．文字列の結合のために用いるので，種類(Type)は文字列(string)を選択します．

あとで，変数を宣言しようとすると，The operation 'Initialize variable' can only be used at top level.とエラーが出てしまうので，初めの段階で変数の初期化を行っておきます．

2.3 Excelで表内に存在する行一覧を表示する

コネクタのExcelを選択し，List rows present in a tableを選択します．

詳細オプションにFilter Queryという項目があるので，Status ne 'Sent'と記載します．neは'not equal'の略ですね．こうすることで，Status列がSentでない行だけ一覧として取得されます．
記事「Power Automateを使ってMicrosoft Teamsにメンバーを一括登録する方法」において，既に追加済みのメンバーをaddedと記録していたのと，同じやり方です．
Google Apps Script(GAS)のTutorial: Sending emails from a Spreadsheetのチュートリアル記事の中で，emailSentという列を設けて，重複送信を避ける，という説明があります．本記事のこのステップは，GAS×Spreadsheetの代わりにPower Automate×Excelでも同様なことを行ってみた，ということになります．

2.4 取得した各業に対して一連の操作を行う

次に，アクションを追加し，組み込みのコネクタのControlを選択し，Apply to eachを選びます．以前の手順から出力を選択という項目は，動的コンテンツ一覧に表示されるExcelのvalueを選択します．つまり，ステップ2.3で取得されたStatusがSentでない各行に対して，以下のアクションを行う，ということです．

2.4.0 OneDriveで共有用のリンクを生成する

コネクタとしてOneDrive(またはSharePoint)を選択し，共有用のリンクを生成します．リンクを生成するには，「共有リンクの作成」と「パスによる共有リンクの作成」の２種類がありますが，ここでは，パスによる共有リンクの作成を用います．

リンクの種類は，View(閲覧専用),Edit(編集可能),Direct(ダウンロード用)から選択できます．リンクスコープはAnonymous(リンクを知っているすべてのユーザー， Anyone with the link)かOrganization（リンクを知っている組織内のユーザー, People in the organization with the link）を選択することができます．

2.4.1本文中の宛名用に名前に「様」と読点(コンマ)を連結する

このステップは，Excelテーブル内の名前に，様とコンマを追加して，「〜様，〜様」とメール本文に記入するためのステップです．今回は，Power Automateの機能を活用してみたくて，このように書きましたが，Excel関数のCONCAT()を使って，Excelテーブル内に，様付きの名前の列を用意しておいて，メールに読み込む方が，楽なのでは，と思います．

2.4.1.0変数の設定

まず，Set variableで変数を設定します．Nameという変数にダイナミックコンテンツのExcelテーブル当該行のName_1という値を設定します．

2.4.1.1文字列の連結

次に，今設定した変数と，文字列の"様"を式concatを用いて連結(concatenate)します．コネクタは組み込み(Built-in)のデータ操作(Data Opereation)を選択し，アクションは作成（compose）を用います．

コードのプレビューを見ると，以下のようになっています．コードのプレビューは３点リーダーをタップすると，選択肢に表示される，そこから確認できます．

2.4.1.2複数送り先がある場合

１行に送り先が２人いる場合は，２人目の名前にも様をつけます．Conditionのはい，いいえで分岐させ，ダイナミックコンテンツのName_2がnull(空白)に等しくないときは，Name_2と様を連結させ，nullに等しい場合は，何もしません．

2.4.3Outlookでメールを送信する

OutlookのSend an email(V2)を用いて，メールを送信します．宛先は，ダイナミックコンテンツのEmail_1およびEmail_2を，セミコロンで区切って並べておきます．本文Bodyですが，名前と様を連結して得られたOutputsを利用します．OneDriveのファイルへのリンクも挿入しておきます．

3.フローを実行する

フローを保存したら，手動でトリガーしてテストしてみます．問題なくフローが実行されました．

受信ボックスを見ると，OneDrive内のファイルへのリンクが挿入されたメールが届いていました．

4.最後に

複数の方に，異なるファイルへのリンクをメールで送りたかったので，このフローを作成しました．Power Automateに慣れたいということで，「様」を付けるのもPower Automate内でやってみましたが，実用上はその部分はExcel内でやった方が早いと思います．