はじめに
こんな課題をかかえていないでしょうか？
- 忙しくて重要なタスクに手をつけられない
- どのタスクをやるか、やらないかで迷う
- 実施したタスクが実は無駄だった
一度はこのようなことを考えたことがあるのではないでしょうか？
この記事では、これらの悩みを解決する助けになるツールをご紹介します。
どうやって解決するの？
ビジネスフレームワークを使って解決します。
- 緊急度 × 重要度マトリクス
- 意思決定マトリクス
- なぜなぜ分析
これらを1つずつ紹介していきます。
緊急度 × 重要度マトリクス
気がつくと急ぎのタスクばかりやって、本当は大切なのにできていないタスクは無いでしょうか？
そんなことを避けるための解決ツールの一つが、「緊急度 × 重要度マトリクス」 です。
下記の図のように4つの枠に、それぞれのタスクを当てはめます。
＜例＞
右上エリア：重要度も緊急度も高ければ、対応する。
右下エリア：重要度が低いが、緊急度が高いため、対応することになりがち。
左下エリア：重要度、緊急度が低いなら、減らすことを考える。
左上エリア：ここのタスクは意識して時間を確保しないと後回しになりがちなので、ここを実施するにはどうしたらいいかを考える。ここを実施していくことが、中期的には成果を出せるようになる。
意思決定マトリクス
どれから手をつけるべきかわからない場合に役立つのが、「意思決定マトリクス」です。
対象となるタスクを書き出し、それぞれを観点ごとに点数付けし、合計点数が高いタスクが一番効果的というフレームワークです。
観点は何を重視するかによって書き換えてください。
点数に傾斜をつけるのもありです。
＜例＞
| 売上アップ | 効率化 | リスク | メンテナンス性 | 技術的優位 | スキルアップ | 合計 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| タスク1 | 3 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 13 |
| タスク2 | 3 | 3 | 1 | 2 | 1 | 1 | 11 |
| タスク3 | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 | 3 | 10 |
| タスク4 | 1 | 1 | 3 | 1 | 3 | 3 | 12 |
なぜなぜ分析
せっかくどのタスクを実施するのか決めても、選択肢にしたタスク自体を取り違えていたり、ピント外れだと、効果が出ないこともあります。
そこで使えるのが「なぜなぜ分析」です。
トヨタ式の分析と聞いたことがある方もいるかもしれません。
問題について、「なぜ？」を5回繰り返して、問題を深掘りするフレームワークです。
＜例＞
問題： システムが停止した
↓
なぜ？(1) データ更新を誤った
↓
なぜ？(2) 更新作業を一人で実施していた
↓
なぜ？(3) 第3者がチェックする仕組みが無かった
↓
なぜ？(4) チェックの仕組み作りが後回しになっていた
↓
なぜ？(5) 仕組み作りの影響（ミスした時の影響）を理解していなかった
面倒ですよね。。
ただ頑張ってひねり出してなぜ？を繰り返すと、真の原因が出てきたりします。
※同僚や部下にナゼナゼと繰り返し質問すると、相手を追い詰めてしまうことがあるので注意してください。
まとめ
そんなの知ってる！というかたも多かったかもしれません。
ただ、もし知っているだけで使っていないのでしたら、ぜひ使ってみてください。
使うことで、知識でしかなかったことが、自分の身になっていくのだと思います
自分だったら、どのタスクを実施するのがいいと思うのか、今一度、考えてみてはいかがでしょうか？
ここまで読んでいただき、ありがとうございました