Google Workspace をメールにご利用の場合、安全なバックアップがいかに重要かはご存知でしょう。メッセージを別のプラットフォームに移動したり、オフラインで読んだり、重要なビジネスコミュニケーションを保存したりする場合、標準形式で保存しておくと非常に便利です。MBOX は、メールを保存するための最も一般的な形式の一つです。Mozilla Thunderbird などのメールクライアントで問題なく動作します。
この記事では、Google Workspace のメールを MBOX 形式で保存し、Thunderbird で直接開く方法をご紹介します。手順を段階的に説明すれば手順は簡単で、最後にはデータを安全に保つための明確な計画を立てることができます。
Google Workspace のメールを MBOX に保存する理由
手順に入る前に、MBOXが最適な選択肢である理由を説明しましょう。
互換性：Thunderbird、Apple Mailなど、多くの主要なメールプログラムでMBOXファイルを読み取ることができます。
ポータビリティ：MBOXメールは、システム間で簡単に移動できます。
アーカイブ：企業では、法的およびバックアップ上の理由から、メールを長期間保存する必要があることがよくあります。
オフラインアクセス：インターネットに接続していなくても、保存したメールを開くことができます。
そのため、信頼性が高く、変更可能な形式をお探しの場合は、MBOXが最適です。
Google Workspace のメールを MBOX に保存する 2 つの一般的な方法
これを行うには、Google のエクスポートオプションを使用して手動で行う方法と、特定のツールを使用して自動的に行う方法の 2 つの基本的な方法があります。どちらを選択するかは、ニーズによって異なります。
方法 1: 手動の方法 (無料だが時間がかかります)
GoogleはGoogle Takeoutというサービスを提供しています。これを使うと、メールのコピーをMBOX形式で保存できます。
Google Takeout を使用する手順:
- Google Workspace アカウントにログインしてください。
- アカウント設定から、Google Takeout にアクセスしてください。
- エクスポートする項目のリストから「メール」を選択してください。
- 送信先と送信方法（ダウンロードリンク、ドライブなど）を選択してください。
- エクスポートを開始し、Google 側でデータの準備が整うまでお待ちください。
アーカイブファイルが利用可能になったらダウンロードしてください。アーカイブファイルには、MBOX 形式で保存されたメールが含まれています。
制限事項:
- メールが大量にある場合、この手順には数時間、場合によっては数日かかることがあります。
- すべてのメールを一度にバックアップすることはできますが、フォルダ、範囲、送信者ごとにバックアップするメールを選択することはできません。
- Takeout を何度も実行する必要があるため、バックアップを最新の状態に保つのは簡単ではありません。
クイックソリューション：Google Workspace のメールを MBOX レイアウトで保存する
より高度な制御、高速化、または定期的なバックアップが必要な場合は、専用のバックアップツールの使用をお勧めします。これらのプログラムは、Google Workspace のメールを安全に取得し、MBOX ファイルに変換または直接保存できるように設計されています。
例えば、Softaken G Suite のバックアップ では次のことが可能です。
- 選択したフォルダまたはメールのみをエクスポートする。
- MBOX を含む複数の形式で保存する。
- 何もすることなく定期的なバックアップを設定する。
- フォルダ構造とメタデータを適切な状態に保つため、Thunderbird に簡単にインポートできる。
この方法はより迅速で信頼性が高く、正確なデータを必要とする商用ユーザーにとって重要です。
バックアップ管理のベストプラクティス
Thunderbird でメールをエクスポートして使用するための推奨事項をいくつかご紹介します。
- 一度だけエクスポートするのではなく、定期的にバックアップを作成してください。定期的なバックアップを設定してください。
- MBOX ファイルの少なくとも 1 つのコピーを外部ディスクまたはクラウドに保存してください。
- 可能であれば、一括エクスポートすることで、巨大なファイルを調べなくても必要なメールをすばやく見つけることができます。
- インポート後、メールがまだ保存されており、Thunderbird で表示できることを確認してください。
重要なポイント
Google Workspace のメールを MBOX 形式で保存すれば、通信データを管理できます。安心のために個人でバックアップを取りたい場合でも、企業で長期的なストレージ戦略を必要としている場合でも、このプロセスは誰でも実行できます。
Google Takeout は、小規模な 1 回限りのエクスポートに最適です。しかし、メールボックスの数が多い場合や頻繁に更新する必要がある場合は、専用のバックアップ ソリューションを使用することをお勧めします。Google Apps バックアップ ソフトウェアは、オプション、迅速性、そして信頼性の高い結果を提供することで、このギャップを埋める 1 つの方法です。
データ管理の鍵は、プロアクティブな対応です。今日メールを保護することで、明日の問題に対処する必要がなくなります。Thunderbird をビューアとして、MBOX 形式を使用すれば、いつでも Google Workspace のメールにアクセスできます。