SharePoint 組織のアセット、テンプレートを設定する😁

組織のアセット、テンプレート使用してますか？

組織で共通のExcelテンプレート、PowerPointテンプレートを使用するときにどうしてますか？
組織のSharaPointサイトで共通使用できる画像・ロゴなど、どうしてますか？

組織のアセット

これを設定すると、SharePointサイト共通で使える画像を設定することができます。SharePointサイトで画像カードの画像選択画面に「所属している組織」がでてきます。会社のロゴや、会社として購入した有料素材などをいれておけばサイト内で共通利用できます。

組織のテンプレート

こちらはOfficeテンプレートです。PowerPointのテンプレートを組織のテンプレートとして設定したフォルダにいれておくと、デスクトップアプリの「新規」のところにテンプレートが表示されます。

組織のテンプレートがあればもちろんそれを入れておけばいいですし、ExcelやWordで作成されている申請書関係があればそれもいれておけばユーザーは便利かもしれませんね😁

設定方法

設定はDocsの手順どおりにすすめていけば難しいことはなくサクッとできます。

PowerShell

設定にはPowerShellが必要です。

SharePoint管理モジュールのインストール

Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

ログイン

Connect-SPOService -Url https://<your-org-admin>.sharepoint.com

組織のアセットを設定するPowerShell

Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryURL https://<your-org-admin>.sharepoint.com/sites/OfficialAsset
    -ThumbnailURL https://<your-org-admin>.sharepoint.com/sites/OfficialAsset/logo.png
    -OrgAssetType ImageDocumentLibrary
    -CdnType Private

• Add-SPOOrgAssetsLibrary：組織のアセットを追加します。
• LibraryURL：ライブラリのURLを指定します。
• ThumbnailURL：サムネイルのURLを指定します。
• OrgAssetType OfficeTemplateLibrary：組織のアセットを指定する場合は、ImageDocumentLibraryです。
• CdnType：CDN の種類を指定します。

組織のテンプレートを設定するPowerShell

Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryURL https://<your-org-admin>.sharepoint.com/sites/OfficialTemplate
    -ThumbnailURL https://<your-org-admin>.sharepoint.com/sites/OfficialAsset/logo.png
    -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary
    -CdnType Private

• Add-SPOOrgAssetsLibrary：組織のアセットを追加します。
• LibraryURL：ライブラリのURLを指定します。
• ThumbnailURL：サムネイルのURLを指定します。
• OrgAssetType OfficeTemplateLibrary：組織のテンプレートを指定する場合は、OfficeTemplateLibraryです。
• CdnType：CDN の種類を指定します。

設定時の注意事項

ライブラリは「外部ユーザーを除くすべてのユーザー」に権限付与

組織公式のライブラリにするためには、そのライブラリの権限を組織内全員に付与する必要があります。SharePointの設定画面から、詳細な権限を設定できる画面へと遷移します。親ページからの権限継承を中止し、新たに「外部ユーザー以外のすべてのユーザー」に閲覧権限を付与します。

ライブラリと、サムネイルは同じサイトになければいけません。

ドキュメントライブラリは分かれていてもOKですが、サイトは同じである必要があります。

サムネイルのURL

サムネイルのURLは、サイト上で吐き出せる共有リンクを指定するのではなく、

https://<your-site>.sharepoint.com/sites/OfficialAsset/logo.png**

のように、サイトURL + ドキュメントライブラリ名 + ファイル名 にしなければなりません。

CDNについて

組織のアセットやテンプレートは、設定後はそのデータに対してアクセスが増えることが予想されます。Office365ではCDNを用意してくれていて、そこでホストしてくれます。組織のアセットやテンプレートを設定するときは、このCDN設定が必須になっています。明示的に指定しないと既定値は 「Private」 です。

まとめ

SharePointの便利機能、使いこなしていきましょう💪