1.重要じゃないのに煩わしい仕事ってあるよねって話
皆さんの会社には災害時に従業員の安否を確認する仕組みはありますか？
もしくは、最近だと毎朝健康状態チェックのようなことをしている会社もあるかもしれません。
弊社ではこの災害時安否確認が訓練として不定期で飛んできます。
この手の作業、著者は嫌いです。
・作業自体が利益を一切生み出さない
・無事・OKでもわざわざレスを返さなければならない煩わしさ
・回答を忘れると集計結果メールにて全社員に晒上げられるというおまけ付きetc…。
この作業より優先すべきことが多すぎてついつい忘れてしまうんですよね。
その結果、晒し者にされるって酷くないですか…？
2.なくならないなら、自動化しようその作業
作業自体がなくせならのであれば、こちらも確実に対応する手段を考えてみましょう。
と、いうわけで、今回はRPAを使って安否確認登録作業を自動で応答してみようと思います。
やりたいことをざっくりと業務フローにまとめると以下のような感じになります。
2-1.使ったもの
・Power Automate Desktop（Microsoft製RPAツール）
・Gmail（メール受信用）
2-2.できあがったもの
前回の開発で使ったPowerAutomateDesktopのメールボックスの定期監視処理を流用し、特定のメール受信があった際に、操作の自動化を使ってWebシステムへの登録を自動化する仕組みを作ってみました。
↓前回の開発↓
完成した Power Automate Desktop のフローは以下の通りになります。
2-3.開発におけるポイント
メール取得における注意点は前回の通りです。
・Web画面の表示ずれ問題
画面操作記録時の注意点として、 Web 画面の表示ずれを抑えるため、Webサイトを最大化で開く必要があります。
後、実行環境が変わると高確率でずれるので注意です。
・結果の取得も検討する
処理が失敗するケースもまれにあるようなので、処理結果を受け取る仕組みを検討する必要があります。
今回は Web システムへの登録後、結果が自動でメールが送信される仕組みがありましたので、システムへの実装はしていませんが、レスポンスがWeb画面などで完結する場合は、検討する必要がありそうです。
・画面記録の再取得が面倒問題
今回利用した Power Automate Desktop は1動作ずつアクションとして記録されるので、必要な部分だけ再記録して繋ぎ直せばOKです。処理全体の再記録はいりません。
3.自動化してみたけど、これ自動化しちゃダメなやつだった
3-1.そもそも業務の目的を満たしていない
私がやりたいことは実現できたのですが、これ、私自身の状態にかかわらず、「無事です」と登録してしまいます。
本当に災害時にあったら、状況把握が遅れてしまうという結果につながりかねない…。
3-2.部門側の業務要件を満たすため改修案
部門としては、正しい安否状態を取得することが目的になりますので、今後は本人が本当に被災した場合の処理を組み込む必要があります。
今回はメール受信 → 自動化処理としたため、自動的に Yes を回答する仕組みとしたのですが、今後の発展として、LINE Messaging API を使ってメール受信後に通知を送付し、応答内容によって自動処理するか自身で手動登録するかを変更できる仕組みにしたいですね。