この記事はSlack Advent Calendar 2021の14日目の記事です。
突然ですが、以下の質問に「はい」か「いいえ」でお答えください。
- 社内のコミュニケーションは足りていると感じますか？
- Slackを楽しく使えていますか？
- 一緒に働いてるチームメンバーのおすすめの曲や映画を答えられますか？
- 隣のチームの社員は、学生のころに何の部活をやっていたのか知っていますか？
１つでも「いいえ」に回答がついたアナタ！この記事を読んでCollaの導入を検討してみてほしいです。
Collaとは？
Collaは株式会社トラックレコードが提供しているSlackアプリです。
「BotがメンバーのことをおしえてくれるSlackアプリ」が謳い文句となっています。
Collaのできること
Collaの主要な機能を紹介します。
メンバーに対してインタビューをする
参加者に対して、毎日Collaさん1が質問を投げます。
質問はいろんなバリエーションがあります。中にはちょっと変な質問も？ぜひ自分の目でお確かめください。
インタビュー結果をランダムでSlackに投稿する
参加者が回答した内容は、ランダムでSlackに投稿されます。
Collaさんの質問は、普段の会話ではなかなか出てこないような内容ですので、今まで知らなかったチームメンバーの意外な一面に気付かされることもしばしばあります。
投稿に対して返信したりリアクションしたりすることで、雑談の幅が広がります。
新規メンバーを紹介する
チャンネルに参加したメンバーに対して、Collaさんは最初のインタビューを送ってくれます。このインタビューだけは特別で、回答したらすぐにインタビュー結果を投稿してくれます。
この機能により、後から参加する人にもウェルカムな雰囲気が出ます。人の入れ替わりが多いチームにはもってこいの機能です。
回答結果の閲覧
ウェブの専用ページにアクセスすると、すべての参加者の過去の解答結果2を見れます。
（有料）キャンディを送る
2021年11月から有料機能としてキャンディ機能が追加されました。
感謝の気持ちを擬似的なキャンディ＋メッセージの形式で送ることができる機能のようです。
無料プランなので試せてはいないのですが、感謝を送りあうって素敵な機能ですね！
このようにCollaにはSlackを通じて社内のコミュニケーションを活性化させ、楽しくする機能が搭載されています。
導入のために心得てほしい大前提
ここまで読んで、「Collaを導入してみたい！」と思った方もいるかと思います。ですが、ちょっと待ってください。
あなたの「やりたい」は万人にとっての「やりたい」ではないことを認識しましょう。
Collaは、確かに楽しくて、コミュニケーションを活性化できるアプリです。ですが、こういうアプリが苦手な人がいるのも事実です。独りよがりな考えで導入しようとすると失敗します。導入のために戦略を立てましょう。
Collaを導入・運用するためにやったこと
私の例とはなりますが、導入のための戦略として行ったことを書きます。
やりたいアピール
まずは、一緒に「やりたい」と思ってもらえる仲間を作ります。そのために、分報やふりかえりなどでCollaの名前を出し、小さな「やりたい」アピールをしました。
名前を出してみると、「これ何ですか？」と興味を持ってくれる人が出てきますので、そこですかさず紹介します。そうすると「面白そうですね〜」という反応をもらえます。情報を小出しにすることで、「やりたい」と思ってもらえる仲間を作りました。何人か仲間ができたタイミングで、チームの会議で大々的にやりませんか？と提案し、導入が決定しました。
ルールを作成する
使い方とルールの説明文を作成して、公開しました。ただ、これはあまり読まれてない気がするので、やらなくてもいいかもしれません。参考程度に貼っておきます。
ちなみに、インタビュー結果発表の9時、インタビュー実施の12時はそれぞれ始業時間（=見るであろう時間)と昼休みの時間(=回答を書きやすい時間)に合わせています。
意識的にコメントする
運用を開始しても、つまらなかったという評価になってしまっては意味がありません。軌道に乗るまでは意識的にCollaさんの紹介内容に対してコメントで反応を返すように心がけました。
率先して使うと、それが使い方のお手本となり、他の人も段々とコメントしてくれるようになります。
"見る専"を許容する
せっかく導入したのですから、参加者の人に積極的に使ってほしい気持ちはあります。ですがその気持ちを抑えて、見る専の人も許容しましょう。もう一度言いますが、あなたの「やりたい」は万人にとっての「やりたい」ではありません。それと同様にCollaへの関わり方についても、積極的に関わりたい人もいればそうでない人もいます。
Collaはどちらの人も許容してくれるプロダクトです。まずは参加してくれたことに対して感謝の気持ちを持ちましょう。
ふりかえりでフィードバックをもらう
私のチームでは週１でふりかえりを実施しているのですが、運用1ヶ月経ったくらいのタイミングでCollaさんの感想を募集してみました。フィードバックの内容によっては、運用ルールを変えたり、場合によっては利用を終了するという判断も必要です。
実際にその時に出たフィードバック内容を一部ご紹介します。
- みんなの回答を見るのがちょっとした楽しみになっている
- なんとなく回答して、みんなの回答をなんとなく見てる
- 質問くるのが楽しみ
- 基本スルーでもいいという運用ならいいけど、返信来てないとフォローした方がいいかななんて思ってしまう
- 見るのは楽しみだけど書くのは難しい
etc...
ふりかえりで以下の気づきを得られました。
- ふりかえりのフィードバックは概ね良好
- Collaが苦手かもしれないと思っていたメンバーも好意的に受け止めてくれている
- 紹介結果をスルーすることに対して、メンバーによって意見が異なっている
3に関しては、スルーしてもいいという共通認識をとり、利用を継続することにしました。
スレッドでの会話を使わないようにする
これは参加者からの意見で改善したポイントなのですが、紹介に対する返信にスレッドを使わないようにしました。
スレッドで返信してしまうと、２人の間にしか見えない会話になってしまって、雑談としては勿体無いです。また、内輪感も出てしまいます。スレッドでの会話は原則禁止とすることで、雑談を見えやすくし、見る専の人でもなんとなく楽しめるようにしました。
最初の導入範囲はどうするべきか
Collaは全体に導入するか、１チャンネルのみに導入するか、選ぶことができます。ある程度の人数を抱える組織であれば、まずは自チームで１チャンネルのみの導入とするのが良いと思います。
Collaは直接業務に関わるプロダクトではないため、中には導入に否定的な反応を示す人がいる可能性を否定できません。なので、まずはやりたい人を中心にしてちゃんと利用する。それを見た周りの人が自然と参加したいと思えるような空気を作る。そして、少しずつ参加者を増やしていく。そのアプローチの方が最終的に上手く回ると思います。
私の感覚ですが、導入対象が10人を超える場合は、まずは10人以内のチームで試してみるというのが良いのではと思います。大きい組織への導入を検討される方は参考にしてください。
最後に
昨年、会社の人気者だった"総務のおばちゃん"が定年退職されました。その方は部署を跨いだ連絡や宴会の下準備・調整などを通して色んな部署に顔を出していました。顔が広く、多くの社員の特徴を把握していて、誰とでも会話できる。そして他愛のない雑談をして回っていく。そんな方でした。
その方がいなくなり、リモートワークが中心となる中で、「隣の部署のあの人は、実は〇〇が好きなのよ」なんていう雑談をする機会は、かなり減ってしまったと感じています。でも、一緒に働く仲間だったら、どんな人なのかお互い知っていた方が、良い成果を出せそうですよね？
Collaはそんな問題を解決してくれる素晴らしいプロダクトです。皆さんもぜひ、（導入の仕方に気をつけながら）導入してみてください。
（おまけ）プロダクトマネージャーカンファレンスの講演
ここまで読んでいただきありがとうございました。
ところで、Collaってめっちゃいいプロダクトだと思いませんか？
実は先日のプロダクトマネージャーカンファレンス2021にて、CollaのプロダクトマネジメントやUXの話が聞けるセッションがありました。こちらも面白かったので、興味ある方はぜひご覧ください。