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ServiceNow ワークフローの承認アクティビティの挙動調査

ServiceNow

Last updated at 2023-11-07Posted at 2022-07-29

調査したアクティビティ

公式ではWorkflowの後継機能であるFlow Designerの使用を推奨されていますが、
使い勝手や過去資源の存在からWorkflowもまだまだ現役という環境が多いのではないかと思います。
今回はCore ActivitiesのApprovalsにある

Approval Group
Approval User
Approval Action
Approval Coordinator

の動作について調べました。
尚、これらのアクティビティはTaskテーブルを拡張したテーブルでのみ仕様可能です。

Approval Actionの設定

Approval Actionの設定項目はシンプルで、Actionを４つの中から選ぶだけです。

①Mark task approved: 対象レコードのApproval値を「Approved」にします
②Mark task rejected: 対象レコードのApproval値を「Rejected」にします
③Mark task requested: 対象レコードのApproval値を「Requested」にします
④Disregard pending approvals: このActivityが実施された時点でRequested状態になっている承認レコードを強制的に「Cancelled」にします; ※公式Docではno longer requiredとなっていますが、実際に動かしてみたところCancelledになるようです

①～③はSet Valueアクティビティを用いてApprovalに値をセットするのと同じ動きになります

Approval Userの設定

①Approversの設定

Approversで誰の承認が必要かを指定します。承認者が固定されていればUserテーブルから選択。
Advancedにチェックをつければスクリプトで指定する事も可能で、下図のようにanswer配列に承認を行わせたいuser情報をpushすればOKです。

answer=[];
answer.push(current.assigned_to);

②Condition for approvalの設定

複数人承認者がいた場合、誰か1人でも承認すればよいのか、あるいは全員の承認が必要なのかや、承認拒否された際にActivity自体をRejectにするのか、他の承認者の承認を待つのか等の設定をWait forとWhen anyone rejectsで指定します。下図の設定ですと誰か1人でも承認すれば承認完了、逆に誰か1人でも拒否すれば承認拒否となります（つまり最初に承認or拒否された内容で処理が完了します）。

また、Approval ColumnとApproval Journal Columnは対象テーブルで承認情報が記録されるカラムを指定します。ここを変更する事は少ないかと思います。

③Scheduleの設定

承認レコードの期限（Due Dateにセットされます）、スケジュール（期限のカウント条件）及び使用するタイムゾーンを設定できます。
下図の設定ですとタイムゾーンは日本時間、期限は2時間、スケジュールは平日8時～17時となります。つまり月曜16時に承認レコードが作成された場合、営業時間が考慮され期限は火曜9時となります。
ちなみに期限が切れた後でも普通に承認可能で、期限を特に設定しない場合Due Dateには承認レコードの作成日時が入るようです。